Fiche de poste assistant de direction - inalco.fr

1 Fiche DE poste assistant (e) de direction Rattach la Pr sidence/ direction g n rale des services Cat gorie B MISSION PRINCIPALE Assurer le secr tariat du DGS et de la Pr sidente MISSIONS ET ACTIVITES - Gestion de l agenda du DGS, de la Pr sidente et du Directeur du cabinet - Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de l tablissement - Gestion du courrier en liaison avec l Assistante de direction - Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, ), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser - Saisir et mettre jour les bases de donn es utilis es au sein du cabinet (annuaire et organigramme institutionnel) - Constitution et pr paration de dossiers - Assurer le lien avec la Pr sidence - R alisation de mailing - Assurer la gestion des demandes de r servation de trois salles - Organisation en lien avec la logistique et l assistante de direction des r ceptions de personnalit s accueillies par l inalco - Classer et archiver (papier et num rique) les documents et informations.

2 - Appui ponctuel aux charg s de missions de la DGS - Pr parer diff rentes r unions et en r aliser les comptes rendus (r unions chefs de ) - Assurer la gestion des demandes de places de parking et traiter les demandes d autorisation pour certaines manifestations (tournages, interviews ext ) - Assurer la gestion des cartes des distributeurs et des commandes de fournitures COMPETENCES Comp tences th oriques - Connaissance de l organisation g n rale et du fonctionnement de l tablissement - Connaissance g n rale des techniques de gestion administrative et de secr tariat - Bonnes capacit s r dactionnelles - Tr s bonne ma trise des techniques bureautiques Savoir-faire op rationnel - Excellente expression orale et r dactionnelle - Ma trise des outils de bureautiques (word, excel, ) - Utilisation des modes de communication (t l phone, fax, messagerie, agenda ) - Analyse et gestion des demandes d information.

3 - Capacit d organisation, polyvalence - Aptitude travailler en quipe Discr tion - Ma trise de la communication en anglais obligatoire Savoir-faire comportementaux - Discr tion, sens de la confidentialit - Bon relationnel, bonne pr sentation, - Forte capacit d organisation, rigueur et m thode - Bonne capacit de r sistance au stress MODALITES DE RECRUTEMENT Ce poste est ouvert aux fonctionnaires de cat gorie B par voie de mutation ou d tachement. Il est galement ouvert aux personnels contractuels, la r mun ration sera d finie en fonction du profil et de l exp rience du candidat. Les personnes int ress es sont invit es adresser leur candidature (curriculum vitae d taill et lettre de motivation)