KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA BAHAGIAN …

1 KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA . BAHAGIAN AKAUN. ARAS 6, BLOK E7, KOMPLEKS E. PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN. 62590 WP PUTRAJAYA. KUTIPAN BAYARAN BALIK EMOLUMEN TERLEBIH BAYAR. Prosedur untuk mengakaunkan bayaran balik emolumen secara ansuran adalah berdasarkan Arahan Perbendaharaan (AP) 327 (b) iaitu: i. Pegawai mengambil pendahuluan diri dengan kelulusan Pegawai Pengawal sekiranya tempoh ansuran tidak melebihi 60 bulan. ii. Pegawai mengambil pendahuluan diri dengan kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan (Treasury) sekiranya tempoh melebihi 60 bulan. Walaubagaimanapun, Pegawai Pengawal (KSU), KKM telah melantik Pegawai Perakaunan bagi meluluskan permohonan AP327 (b) dan Seksyen 15A Akta Tatacara Kewangan 1957 (Akta 61) melalui surat No rujukan (6) Dlm. KKM-58/300/3-6 Jld 8 bertarikh 3 November 2015. Peringkat kelulusan seperti berikut:- Kutipan bayaran balik emolumen terlebih bayar secara ansuran yang tidak mematuhi ketepatan AP327(b) adalah TIDAK DIBENARKAN kerana tidak direkodkan sebagai Akaun Belum Terima (ABT).

2 Penggunaan kod potongan 4016 (tahun lalu) dan 4017 (tahun semasa) bagi menuntut bayaran terlebih emolumen hanya dibenarkan bagi potongan secara sekaligus sahaja dan tidak dibenarkan secara ansuran. Proses Kerja Permohonan Pendahuluan Diri Terlebih Emolumen AP327 (b) setelah penurunan kuasa oleh Pegawai Pengawal bagi potongan kurang daripada 36 bulan dilampirkan di Lampiran A. Bagi potongan ansuran 6 bulan ke bawah, Borang Pendahuluan Diri (Kew. 106) hendaklah ditandatangani oleh Penyelia/Pegawai Unit Gaji masing-masing di ruangan Ketua Jabatan. Manakala di ruangan kelulusan hendaklah ditandatangani oleh Ketua Jabatan. PROSES KERJA BAGI PEMOHONAN KELULUSAN PENDAHULUAN DIRI TERLEBIH EMOLUMEN. (KURANG 36 BULAN). BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK/ TINDAKAN. 1. Terima dan Semak permohonan i. Borang Pendahuluan Diri ( );. ii. Salinan Perubahan Gaji ( ).

3 Iii. Surat permohonan/ setuju bayar daripada anggota;. iv. Surat pengesahan tarikh persaraan;. v. Salinan Penyata Gaji;. vi. Jadual perkiraan lebihan bayaran;. vii. Salinan Kad Pengenalan;. viii. Penjelasan kenapa berlaku kesilapan terlebih bayar 2. Buat pengiraan jumlah yang perlu dikutip i. Surat permohonan/ setuju bayar semula, ansuran bulanan dan tempoh daripada anggota;. bayaran balik berdasarkan tempoh dan lebihan berkenaan ii. Jadual perkiraan lebihan bayaran;. 3. Semak kelulusan kuasa melulus;. Peringkat IPKKM. a) Bagi potongan kurang daripada 36. bulan (peringkat IPKKM) kemukakan kepada SUB (KP) untuk kelulusan Borang Pendahuluan Diri ( ) hendaklah Peringkat JKN/ Institusi ditandatangani oleh Penyelia/. a) melebihi 6 bulan hingga 36 bulan Pegawai Unit Gaji masing- kemukakan kepada Pengarah JKN/ masing di ruangan Ketua Insitutsi/ untuk kelulusan; Jabatan b) Bagi potongan kurang daripada 6 bulan kemukakan kepada Ketua Jabatan, PTJ.

4 Yang membayar gaji untuk kelulusan 4. Membuat Perakuan Untuk Kelulusan Menyediakan perakuan kepda Pegawai Perakaunan yang telah dilantik (Pelulus). 5. Terima keputusan daripada Pelulus 6. Sedia dan kemukakan Surat Kelulusan i. Surat Kelulusan Pendahuluan Diri kepada PTJ berkaitan. Surat kelulusan Terlebih Bayaran Emolumen;. tersebut juga beserta dengan dokumen- ii. Borang Pendahuluan Diri ( ). dokumen seperti senarai semak yang yang telah diluluskan;. berkenaan dikemukakan kepada BAHAGIAN iii. Salinan Perubahan Gaji ( );. Akaun (Unit Subsidiari), KKM bagi tujuan iv. Surat permohonan/ setuju bayar pengwujudan ID pinjaman/ akaun daripada anggota;. subsidiari, tarikh mula dan tarikh akhir bagi v. Surat pengesahan tarikh persaraan;. arahan potongan gaji. vi. Salinan Penyata Gaji;. vii. Jadual perkiraan lebihan bayaran;. viii. Salinan Kad Pengenalan.

5 Ix. Penjelasan kenapa berlaku kesilapan terlebih bayar 7. Peringkat BAHAGIAN Akaun, KKM BAHAGIAN Akaun, KKM. i. Menerima dan menyemak permohonan beserta dokumen sokongan ii. Wujudkan ID Pinjaman di sistem GALMOS. Permohonan melibatkan 2 situasi:- - Emolumen melibatkan tahun lalu;. - Emolumen melibatkan tahun semasa Emolumen melibatkan tahun lalu Sediakan Baucar Jurnal dan Borang Kelompok Serahkan kepada Penyemak untuk semakan (Peraku 1). Serahkan kepada Pelulus untuk pengesahan (Peraku 2). Hantar ke Unit Penyelenggaraan Akaun (UPA) untuk kunci masuk dalam sistem GFMAS. Terima baucer yang telah dikunci masuk oleh UPA. Emolumen melibatkan tahun semasa Sediakan Baucar Jurnal dan Borang Kelompok Sediakan dan hantar surat arahan jurnal kepada PTJ. Terima dan semak salinan jurnal yang telah dikunci masuk oleh PTJ. iii. Daftarkan dalam buku daftar pendahuluan diri.

6 Iv. Sedia dan hantar surat arahan potongan gaji, jadual potongan dan kod potongan (4189) kepada PTJ. 8. Terima surat arahan potongan gaji daripada PTJ. BAHAGIAN Akaun, KKM dan sediakan Borang Perubahan Gaji (SG20) dengan mengisi tarikh potongan mengikut arahan yang ditetapkan di dalam surat dan kod potongan 4189 untuk diserahkan kepada Pejabat Perakaunan masing-masing. PTJ perlu mewujudkan buku daftar pendahuluan emolumen serta pantau pemotongan gaji peminjam. PTJ juga perlu memastikan peminjam tidak mempunyai tunggakan dan memaklumkan kepada BAHAGIAN Akaun, KKM dengan segera sekiranya peminjam didapati bersara/meninggal agar tuntutan pinjaman dapat dibuat melalui potongan ganjaran JPA. PTJ bertanggungjawab untuk menuntut tunggakan daripada peminjam (sekiranya ada). Sekiranya terdapat sebarang pertanyaan atau kemusykilan, sila berhubung dengan Unit Akaun Subsidiari, BAHAGIAN Akaun KKM seperti berikut.

7 Puan Aisah Kombos 03-8883 3271. Puan Siti Noor Engriani Binti Hj Abu 03-8883 3288. Cik Norhashimah Binti Mohamad 03-8883 3290. Puan Syahfiqah Izzati Binti Abdul Wahab 03-8883 3293.