L’AVIS DE CONVOCATION - radiorfa.com

1 L avis DE CONVOCATION D FINITION : L avis de CONVOCATION (ou simplement la CONVOCATION , dans un contexte moins officiel) a pour but d aviser des personnes, par crit, de la tenue d une r union ou d une assembl e laquelle elles sont convi POURQUOI UN avis DE CONVOCATION ? Diff rentes situations exigeront que vous r digiez un avis de CONVOCATION . Ce pourrait tre une r union des employ s et des b n voles ; une session de travail d un comit ; une s ance extraordinaire du conseil d administration ; l assembl e g n rale annuelle, etc. QUOI RESSEMBLE UN avis DE CONVOCATION ? L avis de CONVOCATION doit tre la fois bref, clair et pr cis, et ce, peu importe la r union. Il peut s agir d une lettre personnalis e ou encore d une note avec les renseignements suivants : - qui convoque la r union ; - le genre de r union (session de travail, assembl e g n rale annuelle, etc.)

2 ; - la date, le jour, l heure et le lieu de la r union ; - la raison de la r union. On trouvera en annexe A, un avis de CONVOCATION fictif. QUE PEUT-ON Y METTRE EN PLUS ? En g n ral, on joint un projet d ordre du jour ou, si la rencontre est moins formelle, simplement l num ration des sujets dont on discutera. Cela permet aux participants de mieux se pr parer. On peut fournir ces renseignements dans le texte de la CONVOCATION ou, quand l ordre du jour est plus long, l exp dier en pi ce jointe comme document s par . Important ! Sachez que l ordre du jour propos ne devient officiel qu une fois adopt en d but de s ance par les participants. Encore plus important ! On ne peut inclure de projet d ordre du jour un avis de CONVOCATION pour une r union extraordinaire, mais seulement un ordre du jour d finitif tant donn que le contenu ne peut tre modifi.

3 Quelquefois, on peut demander aux participants de sugg rer des points ajouter l ordre du jour ou la liste des sujets. 1 Office qu b cois de la langue fran aise, Banque de d pannage linguistique / La r daction et la communication QUELS AUTRES DOCUMENTS SONT PERTINENTS ? En plus de l ordre du jour, on peut aussi joindre l avis de CONVOCATION d autres documents, tels que les tats financiers, le proc s-verbal de la derni re r union, ou quelque autre document dont les participants devraient prendre connaissance avant la r union. On les pr cise sous la mention pi ce(s) jointe(s) (ou p. j.) au bas de la CONVOCATION . COMMENT TERMINER L avis DE CONVOCATION ? En g n ral, on compl te l avis de CONVOCATION en invitant la personne assister la r union. Si l avis de CONVOCATION est r dig sous la forme d une lettre personnelle, on termine par une formule de salutation compl te ; s il s agit d une note, la formule de salutation se termine plus simplement par une courte conclusion.

4 La CONVOCATION doit tre sign e par la personne qui organise la r union ou par celle qui agit titre de secr taire. Id alement, on l exp die au minimum une semaine avant la tenue de la r union, ce qui donne le temps aux participants de se pr parer. Hyperliens externes Hormis l Annexe A la page suivante, on trouvera quelques exemples d avis de CONVOCATION en cliquant sur ces hyperliens : Exemple d' avis de CONVOCATION (1), Exemple d' avis de CONVOCATION (2), Exemple d' avis de CONVOCATION (3), Exemple d' avis de CONVOCATION (4) et Exemple d' avis de CONVOCATION (5). ANNEXE A Notre-Ville, le 22 mai 2012 avis DE CONVOCATION Notre Organisation Inc. vous invite prendre part son Assembl e g n rale annuelle (AGA), Le 2 juin 2012 l H tel Principal, 1234, rue Principale, Notre-Ville (Province) Cher membre, En tant que membre en r gle de Notre Organisation Inc.

5 , vous tes cordialement invit prendre part l'Assembl e g n rale annuelle (AGA) qui se d roulera samedi, le 2 juin 2012, l'H tel Principal, 1234, rue Principale, Notre-Ville (Province). ORDRE DU JOUR PROPOS Samedi, le 2 juin de 10h30 12h00 1. Ouverture de l'Assembl e g n rale annuelle ; 2. lection d'un(e) pr sident(e) d'assembl e ; 3. lection d'un(e) secr taire d'assembl e ; 4. Adoption de l'ordre du jour propos ; 5. Adoption du proc s-verbal de l'Assembl e g n rale annuelle 2011 ; 6. Pr sentation des membres du conseil d'administration ; 7. Rapport du pr sident du conseil d administration de Notre Organisation Inc. ; 8. Rapport du directeur g n ral de Notre Organisation Inc. ; 9. Pr sentation des tats financiers v rifi s ; 10. Choix d'un(e) firme d audit des tats financiers. 11. Affaires nouvelles : A) Ratification des r solutions du bureau de direction et du conseil d'administration de Notre Organisation Inc.

6 ; B) Ratification de la liste des membres de Notre Organisation Inc. ; 12. Adoption des pr visions budg taires 2012-2013 ; 13. Varia ; 13. Lev e de l'assembl e. En esp rant vous compter parmi nous le samedi 2 juin prochain pour cette Assembl e g n rale annuelle, je vous prie d accepter, cher membre, mes salutations distingu es. Nom Pr nom, Pr sident de Notre Organisation Inc. p. j. Proc s-verbal de l Assembl e g n rale annuelle 2011