LA COMMUNICATION ADMINISTRATIVE - CNDP

1 LA COMMUNICATION ADMINISTRATIVEELEMENTS METHODOLOGIQUESM ercredi 26 OCTOBRE 2011 CONTEXTEMISSION GENERALE Conduire la politique p dagogique et ducative de l' tablissement en concertation avec l'ensemble de la communaut ducative pour offrir aux l ves les meilleures conditions d'apprentissagebloc de comp tences des chefs d tablissement participer l encadrement du syst me ducatif et aux actions d ducation diriger l' tablissement en qualit de repr sentant de l' tat et de pr sident du conseil d'administration, sous l'autorit du recteur travailler avec les repr sentants des collectivit s territoriales et veiller au d veloppement de partenariats avec le monde conomique, social et culturel collaborer avec les autres services de l' tat, les corps d'inspection p dagogique et les autres chefs d' tablissement, afin d'am liorer la qualit de l'offre ducativeOBJECTIFS Maitriser les r gles l mentaires de COMMUNICATION crite Adapter les diff rentes sortes d crits professionnels (lettre ADMINISTRATIVE , personnelle, ) selon les destinatairesLA COMMUNICATION dans l administration est bas esur l ECRITS elon des normes et des usages sp cifiques Les principes de l administration Le principe hi rarchique Le principe de neutralit Le principe de responsabilit Caract ristiques du style administratif LA VOIE HIERARCHIQUE (S/c) LA RESPONSABILITE (Je)

2 SIMPLICITE ET CONCISION PRUDENCE ET PRECISION OBJECTIVITE COURTOISIEQUESTIONS PREALABLES L crit est-il le mode de COMMUNICATION le mieux adapt pour r gler la situation ? Quel est l objectif ? Qui est le destinataire ?LES FORMES PRINCIPALES DE CORRESPONDANCES ADMINISTRATIVES La lettre en forme ADMINISTRATIVE Echanges de correspondances entre deux administrations Lettre adress e un personnel de l administration quelle qu elle soit (rectorat, pr fecture, services d concentr s de l ) La lettre en forme personnelle s adresse toute personne ext rieure l administration (un parent d l ve, un chef d ) D administrations un lu (collectivit s locales, universit s)CARACTERISTIQUES D UN COURRIER EN FORME ADMINISTRATIVE Le LOGO Le lieu et la date Le timbre La suscription L identification de l exp diteur L objet Le corps de la lettre La signature PJ et la mention copie LOGO Caract re officiel du courrier Appartenance une institution Identit graphique (image de marque)

3 Lieu et dateSaint-Denis, le 26 octobre 2011 La date permet de pouvoir r pondre par r f rence un courrier dat Importance de la ma trise de l historique d un dossier Fonction de preuveTimbreAcad mie de La R union Permet d identifier l administration dont mane le courrier Figure dans l angle sup rieur gauche en dessous du logoSuscriptionLe Recteur Monsieur le proviseur Attache (fonction de l metteur) Destinataire (fonction du destinataire ou nom+ coordonn es)Identification de l exp diteurAffaire suivie f l Figure sous le logo Permet d identifier son interlocuteurL objetObjet : Plan acad mique de formation Plac gauche, bien en vidence, entre le timbre et le corps de la lettre Indique la question trait e en quelques mots Aide au classementLe corps de la lettrePLAN Introduction D veloppement conclusionLa signature (1) Hypoth se 1 : la personne qui d tient l galement l autorit est signataire(le Recteur, le Pr sident d Universit , le Chef d )R gle : la signature est appos e dans le quart inferieurde la lettre l g rement en dessous de son nommais sontitre n appara t pasPr nom et NOM du signataireSignature manuscriteLa signature (2) Hypoth se 2 : Le signataire de la lettre ne d tient pas l autorit R gle.

4 La signature est appos e dans le quart inferieur de la lettre l g rement en dessous de son nom en faisant appara tre la qualit du signataire et la justification de ses pouvoirs (d l gation, )Pour le Recteur et par d l gationLe Chef de la division du personnelPr nom et NOM du signataireLes pi ces jointes (PJ) Le nombre et la nature sont mentionn s en bas gauche Eviter qu elles ne s garent ni au d part, ni l arriv e Align es gauchePJ : copie du compte rendu de la r union C est l indication de ou des personnes qui le courrier est galement transmis Align e gauche en dessous des PJCopie :- Monsieur le Pr sident d Universit - Madame la Pr sidente du Conseil g n ralCARACTERISTIQUES D UN COURRIER EN FORME PERSONNELLE Le LOGO (idem) Le lieu et la date (idem) Le timbre (idem) La souscription (en bas gauche avec seulement la mention du destinataire) L identification de l exp diteur (idem) L objet (sans) Formule d appel Le corps de la lettre (idem) Formule de politesse La signature (avec le rappel de la fonction de l exp diteur)REDACTION DU CORPS DE LA LETTRE(en mode administratif ou personnel)

5 INTRODUCTION DEVELOPPEMENT CONCLUSIONINTRODUCTION Pr sentation ou rappel de l affaire, de la question ou du probl me pos R sum de l ensemble des l ments utiles la compr hension du probl meLE DEVELOPPEMENT Examen du fond de l affaire, de la question ou du probl me pos Argumentaire qui s appuie sur la r glementation et sur le cas pr cis Technique du (-) au (+)LA CONCLUSION La r sultante logique de l introduction et du d veloppement Faire connaitre pr cis ment et sans quivoque la d cision de l administration (positive, n gative ou d attente) La structure de la r daction du corps de la lettre M thode PPA : Pass , Pr sent, Avenir- Pass : reformulation pr cise de la demande ou de la situation (probl matique)- Pr sent : r ponse la demande pr cise et motiv e (base juridique :r glements, d crets, ) et personnalis e en fonction des l ments (argumentaire)- Avenir : d cision et/ou proposition (solution)Formules de r daction usuelles Formules d introduction Formules de demandes Formules d exposition Formules num ratives Autres locutions Formules de conclusionsFormules d introduction Par r f rence un l ment ant rieur Par courrier en date En r ponse.

6 J'ai l'honneur d'accuser r ception Comme suite (et non suite ) Sans r f rence un l ment ant rieur J'ai l'honneur de vous faire conna tre (de sup rieur subordonn ) J'ai l'honneur de porter votre connaissance (de subordonn sup rieur) J ai l honneur de vous rendre compte (de subordonn sup rieur) J ai l honneur de vous adresser (de sup rieur subordonn )Formules de demandes J ai l honneur de vous demander de bien vouloir (de subordonn sup rieur) J ai l honneur de vous demander vouloir bien (de sup rieur subordonn ) Je vous serai reconnaissant de (injonctif) Je vous serais reconnaissant de (courtois) Je vous saurai gr de (injonctif) Je vous saurais gr de (courtois)Formules d exposition Je constate J ajoute J observe Je souligne A l infinitif, je me permets constater ajouter souligner num ratives En premier second lieu D une autre part Tout d Par ailleurs En outreAutres locutions Locutions d ordre temporel : Pour l D ores et d j.

7 Sans d Sans Locutions permettant de mettre l accent sur un point : titre titre titre Locutions restrictives : l exception En d pit Sous r serve de conclusion Il convient Il y a lieu Il vous appartient Je vous prie Je vous invite .. Je vous saurai(s) gr J ai d cid queLes formules et le principe hi rarchique De subordonn sup rieur : conditionnel De sup rieur subordonn : le pr sent de l indicatif ou le futur (injonctif)En Avant de r diger, trier et hi rarchiser les informations utiles au courrier Ne pas segmenter votre r daction : la lettre est un tout logique Utiliser un langage simple, pr cis, clair et concis : une id e par phrase. Relisez votre lettre, relisez votre lettre, relisez votre lettre et n h sitez pas la faire relireAUTRES SUPPORTS DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE LA NOTE LA CIRCULAIRE LA CONVOCATION LE BORDEREAU D ENVOILA NOTE Document d information interne qui s adresse soit : un sup rieur hi rarchique ou un autre service un subordonn pour donner des instructions, des consignesLA CIRCULAIRE Document en forme ADMINISTRATIVE Cible descendante, puis horizontale Large publicLA CONVOCATION Document destin convier une ou plusieurs personnes une r union R dig e en forme personnelle Doit comporter les indications.

8 De l objet De l ordre du jour De la date et l heure Du lieu exactLE BORDEREAU D ENVOI Accompagne l envoi d un document dont l exp diteur se dessaisit Comporte un objet, le descriptif et le nombre des pi ces qu il contient, la raison de son envoi et le traitement d volu au destinataire : pour information pour suite donner pour attribution pour avis pour notification l int ress Pr caution particuli reLA REGLE D ORfaire comprendre au destinataire du courrier un maximum de choses en lui prenant le minimum de tempsBibliographie indicative Catherine VALLEE Modalit s de la COMMUNICATION ADMINISTRATIVE - ESEN Roselyne KADISS, Aline NISHIMATA - R diger avec succ s lettres, e-mails et documents administratifs.

9 Le style administratif - Editions Gualino, 2008 Fran oise EPINETTE-La lettre ADMINISTRATIVE - Editions Vuibert, 2008 Yolande FERRANDIS-La r daction ADMINISTRATIVE en pratique-Editions d organisation, 2000 Pierre VERDIER-Guide pratique de la correspondance ADMINISTRATIVE -Editions Berger-Levrault, 2008 Mireille BRAHIC Mieux r diger les crits professionnels-Editions d organisation, 2004