La norma ISO 15489 - E-LIS

1 la norma iso 15489 : un marco sistem tico de buenas pr cticas de gesti n documental en las organizaciones Jos Alberto Alonso doQ archivos de empresa Montserrat Garcia Alsina Universitat Oberta de Catalunya M. Rosa Lloveras i Moreno Ebla Gesti Documental Resumen la norma iso 15489 se centra en los principios de la gesti n de documentos y establece los requisitos b sicos para que las organizaciones puedan establecer un marco de buenas pr cticas que mejore de forma sistem tica y efectiva la creaci n y mantenimiento de sus documentos, apoyando la pol tica y los objetivos de la organizaci n. La aparici n de esta norma , y de otras normas complementarias, responde tanto a la evoluci n de los planteamientos del records management norteamericano y del recordskeeping australiano, como a la necesidad de integrar la gesti n de documentos con el enfoque basado en procesos y las normas de gesti n de la calidad. Para desarrollar un plan de gesti n de documentos, hay que establecer la pol tica y las responsabilidades de acuerdo con las necesidades de la organizaci n.

2 La norma propone una metodolog a espec fica para dise ar e implementar el sistema de gesti n de documentos, definir los procesos t cnicos, elaborar los instrumentos principales (cuadro de clasificaci n, calendario de conservaci n, tabla de acceso y seguridad) y establecer las actividades de evaluaci n, medici n y aprendizaje que conduzcan a la mejora continua del sistema. Tambi n destaca la importancia de los metadatos para la gesti n de los documentos electr nicos y se ala los requisitos que stos deber an cumplir. Como compendio de buenas pr cticas de gesti n de documentos que ha sido adoptado en numerosos pa ses, la norma iso 15489 comporta nuevos retos, a la vez que abre nuevas perspectivas a los profesionales de la informaci n. Una de las cuestiones que todav a se han de explorar y que permitir an hacer m s visibles los beneficios que la gesti n de documentos, en el mbito de la gesti n de la informaci n y del conocimiento, puede aportar a las organizaciones es el desarrollo de indicadores que midan el rendimiento del sistema de gesti n de documentos y pongan de manifiesto el valor que aporta a los procesos de negocio de la organizaci n.

3 Palabras clave ISO 15489 / Normas y especificaciones / Gesti n de la calidad / Buenas pr cticas de gesti n de documentos / Sistemas de gesti n de documentos / Metodolog a DIRKS / Procesos de negocio / Profesionales de la gesti n de la informaci n / Documentos electr nicos / Gesti n de la informaci n y del conocimiento / Indicadores de rendimiento 1 1 Antecedentes de la norma iso 15489 El a o 2001 ve la luz la norma iso 15489 Information and documentation Records Management, fruto del trabajo del subcomit t cnico TC 46/SC 11 Archives/records management de la International Organization for Standardization (ISO). La traducci n castellana de esta norma , elaborada por el AEN/CTN 50 - Documentaci n de la Asociaci n Espa ola de Normalizaci n y Certificaci n (AENOR), se publica el a o 20061. La ISO 15489 constituye un compendio de buenas pr cticas en gesti n de documentos de aplicaci n voluntaria por parte de las organizaciones y, a d a de hoy, no es una norma de requisitos a efectos de un proceso de certificaci n (como lo es, por ejemplo, la norma iso 9001).

4 La traducci n de la norma no ha estado ausente de controversia, especialmente con respecto al t rmino ingl s record, pues no existe un t rmino equivalente en castellano como tampoco en otras lenguas para designar los documentos que tienen valor probatorio o evidencian las actividades de una organizaci n (records), frente a los documentos como simple informaci n registrada en un medio de soporte (documents) y los documentos que tienen un valor patrimonial o hist rico (archives). La aparici n de la norma iso 15489 es resultado de dos circunstancias. Por un lado, en el mbito de la archiv stica, la confluencia del modelo norteamericano del Records Management, desarrollado a partir de los a os 30 del siglo XX y que tiene como n cleo el concepto de ciclo de vida de los documentos (records lifecycle), y del modelo australiano del Recordskeeping, con su principio de la continuidad de los documentos (records continuum) formulado en los a os 90 por Frank Upward2.

5 Por otro lado, en el mbito de la organizaci n de las empresas, la progresiva adopci n de los principios de la calidad y la mejora continua que se concretan, entre otros, en el modelo EFQM de excelencia y en la familia de normas ISO 9000. Es precisamente la norma iso 9001:2000, que establece como requisito el control de los documentos del sistema de gesti n de la calidad, uno de los motivos que incidir m s directamente en el desarrollo de una norma espec fica sobre gesti n de documentos. De hecho, la norma iso 15489 afirma que proporciona la gesti n de documentos como apoyo de un sistema de calidad que cumpla con la norma iso 9001 e ISO 14001 (AENOR, 20061, 6)3. 2 Estructura y contenidos de la norma iso 15489 la norma iso 15489 se compone de dos partes: a) la primera (UNE-ISO 15489 -1:2006. Informaci n y documentaci n Gesti n de documentos Parte 1: Generalidades) es el n cleo de la norma y define los conceptos b sicos, los principios y los requisitos de la gesti n de documentos en las organizaciones.

6 Se especifican los elementos que se deber an tener en cuenta con el fin de garantizar que una organizaci n crea y gestiona los documentos que necesita. As , la enumeraci n de los cap tulos de la norma , descontando los preliminares, nos proporciona una idea de todos los aspectos que se han de contemplar para poner en marcha un plan de gesti n de documentos: Beneficios de la gesti n de documentos. Marco reglamentario (entorno legal y normativo). 2 Pol tica y responsabilidades. Requisitos de la gesti n de documentos. Dise o e implementaci n de un sistema de gesti n de documentos. Procesos y controles de la gesti n de documentos. Supervisi n y auditor a. Formaci n. b) la segunda (UNE-ISO/TR 15489 -2: 2006. Informaci n y documentaci n Gesti n de documentos Parte 2: Directrices) es un informe t cnico que proporciona una metodolog a de implementaci n de un sistema de gesti n de documentos de acuerdo con los principios definidos en la primera parte de la norma .

7 As , se insiste especialmente en las estrategias y la metodolog a de dise o e implementaci n y se establecen directrices adicionales para definir los procesos y los instrumentos principales de gesti n de documentos (cuadro de clasificaci n, calendario de conservaci n y tabla de acceso y seguridad). La primera parte, con un enfoque m s gen rico, est destinada a los directivos de las organizaciones, a los profesionales de la gesti n de documentos, de la informaci n y sus tecnolog as y a cualquier persona encargada de crear y mantener documentos; en cambio, el informe t cnico tiene un enfoque m s sistem tico, pensando en su uso por parte de los profesionales de la gesti n de documentos y los responsables de gestionar los documentos en sus organizaciones. En torno a la norma iso 15489 , el subcomit TC 46/SC 11 Archives/records management de ISO ha publicado o est elaborando otras normas ISO que afectan directamente a la gesti n de documentos: norma Descripci n UNE-ISO 23081-1:2008.

8 Informaci n y documentaci n Procesos de gesti n de documentos Metadatos para la gesti n de documentos Parte 1: Principios. norma que cubre los principios que sostienen y regulan los metadatos para la gesti n de documentos. Estos principios se aplican a lo largo del tiempo a los documentos y sus metadatos, los procesos que los afectan, cualquier sistema en que residan y cualquier organizaci n que sea responsable de su gesti n. Es norma espa ola (UNE). UNE-ISO/TS 23081-2:2008. Informaci n y documentaci n Procesos de gesti n de documentos Metadatos para la gesti n de documentos Parte 2: Elementos de implementaci n y conceptuales. Establece un marco para definir los elementos de metadatos consistente con los principios y las consideraciones sobre su implementaci n esbozados en la primera parte. Es norma espa ola (UNE). ISO/CD TR 26102. Requirements for long-term preservation of electronic records. Proyecto de informe t cnico que, de acuerdo con los requisitos establecidos por la norma iso 15489 , especificar a la metodolog a para desarrollar una estrategia de conservaci n de los documentos electr nicos a largo plazo, con independencia del hardware, el software y el entorno tecnol gico original en que fueron creados.

9 3 ISO/TR 26122:2008. Work process analysis for records. Informe t cnico que proporciona orientaciones sobre el an lisis de los procesos de trabajo desde la perspectiva de la creaci n, captura y control de los documentos. Identifica dos tipos de an lisis: 1) an lisis funcional (descomposici n de las funciones en procesos), y 2) an lisis secuencial (investigaci n del flujo de transacciones). Adem s, existen otras normas ISO destinadas a los sistemas inform ticos y las aplicaciones de gesti n de documentos, que se deber an tener en cuenta a la hora de dise ar e implementar un sistema de gesti n electr nica de documentos: ISO/TR 15801:2004. Electronic imaging Information stored electronically Recomendations for trustworthiness and reliability. Informe t cnico que describe la implementaci n y operaci n de sistemas que almacenan informaci n electr nica y para los cuales las cuestiones de la veracidad, fiabilidad, autenticidad e integridad son importantes.

10 Se contempla todo el ciclo de vida de los documentos almacenados electr nicamente desde su incorporaci n inicial hasta su eventual destrucci n. Es proyecto de norma espa ola (PNE). UNE-ISO/IEC 17799:2002. Tecnolog a de la Informaci n C digo de buenas pr cticas para la Gesti n de la Seguridad de la Informaci n. norma que establece principios generales y directrices para iniciar, implementar, mantener y mejorar la gesti n de la seguridad de la informaci n en una organizaci n. Contiene buenas pr cticas de control de las diversas reas de la gesti n de la seguridad de la informaci n (pol tica de seguridad, organizaci n de la seguridad de la informaci n, gesti n de activos, seguridad de los recursos humanos, seguridad f sica y del entorno, gesti n de las comunicaciones y las operaciones, control del acceso, adquisici n, desarrollo y mantenimiento de sistemas de informaci n, gesti n de incidentes, gesti n de la continuidad del negocio, conformidad).