Méthodologie d’inventaire physique des immobilisations

1 M thodologie d'inventaire physique des immobilisations Exacom Audit is a member of : M THODOLOGIE D'INVENTAIRE physique DES immobilisations . 1 Objet de la mission 2 D marche 3 Elaboration de la base d finitive des immobilisations et constitution des dossiers 4 Proc dures de r ceptions des immobilisations 5 Proc dures de gestion des mouvements des immobilisations 6 Les techniques de codification 7 Organisation et instructions d'inventaire physique 8 Organisation d'une commission ad hoc relative aux op rations post inventaire 9 Proc dures de mise en rebus des immobilisations 10 Travaux de rapprochement et de validation mensuelle entre le service patrimoine et le service comptable 11 Proc dures de cl ture et de sauvegarde M THODOLOGIE D'INVENTAIRE physique DES immobilisations .

2 1. OBJET DE LA MISSION. La mission de l'inventaire physique consiste dans la codification des immobilisations d'une soci t . Cette mission vise notamment assister la soci t dans le rapprochement entre le stock th orique et le stock physique , et d celer les ventuels carts et anomalies. 2. DEMARCHE. La d marche d'inventaire physique est articul e autour des phases suivantes : - Un inventaire comptable et un assainissement de la base comptable des immobilisations ;. - Un inventaire physique et une identification pr liminaire des immobilisations ;. - Un rapprochement et une identification des quipements manquants ou en exc s par rapport la base comptable ;. - La codification des immobilisations .

3 - L'arr t e d'une base de donn es apur e. 2-1. Inventaire comptable et assainissement de la base comptable des immobilisations L'inventaire comptable consiste en : - Collecter toutes les informations pertinentes relatives aux immobilisations comptabilis es partir des factures d'achats et d faut du livre d'inventaire et du tableau d'amortissement, et ce pour la p riode allant de 1996 2006. En effet, ceux qui remontent aux exercices ant rieurs sont totalement amortis. Toutefois, le rapprochement des soldes d'ouverture s'est focalis sur le mat riel de transport et sur les terrains et constructions. - Affecter les codes famille et sous famille de chaque immobilisation.

4 - Concevoir la base de donn es comptable des immobilisations ;. - Apurer la base des donn es comptable notamment en identifiant, en liminant ou en corrigeant les donn es erron es ou non n cessaires telles que les critures de reclassement ou d'annulation, les valeurs d'exploitation comptabilis es en immobilisations , etc. ;. - Identifier les acquisitions r ceptionn es et non comptabilis s car non encore factur es la date de cl ture de l'exercice 2006. Ces immobilisations ont t . prises en consid ration dans la base comptable ;. - Contr ler la coh rence des totaux de la base comptable avec le solde comptable des immobilisations figurant au niveau des tats financiers de la soci t.

5 M THODOLOGIE D'INVENTAIRE physique DES immobilisations . En d finitif, Il est signaler que pour les acquisitions dont les factures restent introuvables, la base des immobilisations peut- tre enrichie partir du tableau d'amortissement ainsi que du livre d'inventaire comptable. Cependant certaines acquisitions ne pourront pas tre justifi es. 2-2. Inventaire physique des immobilisations L'inventaire physique doit couvrir toutes les immobilisations propri t de la soci t . situ es dans l'ensemble de ses locaux. Pr alablement l'inventaire physique , les op rations suivantes doivent tre r alis es : - Conception de la fiche d'inventaire physique ;. - Rel ve et conception de tous les plans g ographiques des espaces inventori s.

6 - Elaboration des proc dures d'inventaire et formation des quipes d'inventaire. a. Conception de la fiche d'inventaire physique La fiche d'inventaire physique doit tre con ue de mani re prendre en consid ration le maximum d'informations permettant d'identifier les immobilisations recens es et de faciliter le rapprochement entre l'inventaire physique et l'inventaire comptable. b. Rel ve et conception de tous les plans g ographiques des espaces inventori s Chaque espace inventori doit tre repr sent sur un plan g ographique mentionnant le code de chaque sous espace (b timent, tage, espace non couvert, bureau, .). La codification physique et g ographique doit tre arr t e par le responsable de l'inventaire et consister dans une combinaison entre les codes suivants : - Code de la r gion : xx - Code espace : B xx (b timent), V xx (espace non couvert).

7 - Code tage : E xx ( tage), S xx (sous-sol). - Code bureau : xx - Num ro d'inventaire (num ro d'ordre): xxx Le code g ographique est port sur les tiquettes d'inventaire appos es sur chaque immobilisation inventori e. M THODOLOGIE D'INVENTAIRE physique DES immobilisations . c. Elaboration des proc dures d'inventaire et formation des quipes Les proc dures d'inventaire se r sument comme suit : - Zonage des lieux inventorier (codification des espaces figurant sur les plans) ;. - Comptage et collage des tiquettes d'inventaire comportant les codes g ographiques ;. - Remplissage des fiches d'inventaire physique ;. - Saisie informatique des immobilisations inventori es dans une base de donn es.

8 2-3. Rapprochement de l'inventaire physique et comptable Le rapprochement de l'inventaire comptable et physique est r alis en confrontant les informations collect es au niveau des deux bases d'inventaire comptable et physique tels que la marque, les dimensions, le num ro de s rie, la date d'acquisition, le fournisseur, etc. et en se basant sur des informations compl mentaires fournies par la soci t . Il est noter que certaines immobilisations peuvent tre rapproch es arbitrairement ou selon leur caract ristiques (leur dimension, leur couleur, leur tat, etc.), et ce en raison de l'absence d'informations permettant un rapprochement certain. Ce rapprochement permet de faire ressortir un tat des immobilisations de la zone permettant : - L'identification des biens rapproch s.

9 - L'identification des biens existant physiquement et n'existant pas comptablement pour lesquels des tats de recherche seront tablis ;. - L'identification des biens existant comptablement et n'existant pas physiquement pour lesquels des tats d'enqu te seront tablis. La d marche adopt e au niveau de la phase de rapprochement a permis de rapprocher l'essentiel des immobilisations pour lesquelles les informations comptables ont t . disponibles. Il n'en demeure pas moins que les immobilisations figurant sur les tats de recherche ainsi que les tats d'enqu te doivent tre suivies et analys es afin d'obtenir des informations permettant leur identification et leur rapprochement.

10 M THODOLOGIE D'INVENTAIRE physique DES immobilisations . 2-4. Codification des immobilisations L'objectif de cette phase est d'attribuer des codes aux immobilisations tangibles ayant t rapproch es ainsi que celles existantes physiquement et non comptabilis es afin de les identifier. Le code de l'immobilisation permet de classer une immobilisation dans une famille pr d finie travers son code inventaire et de le localiser g ographiquement travers son code g ographique. a. Le code inventaire Le code d'inventaire d finitif attribu aux immobilisations se compose de 8 chiffres : - Les 2 premiers chiffres pr sentent le code de la famille ;. - Les 2 seconds chiffres pr sentent le code de la sous famille.