Transcription of LA GESTION DES IMMOBILISATIONS
1 LA GESTION DES IMMOBILISATIONS 1. - OBJECTIFS ET CHAMP D APPLICATION Objectifs Mettre en place une GESTION des IMMOBILISATIONS conforme la r glementation (Instruction codificatrice n 00-076-M93 du 21 septembre 2000 portant r glementation budg taire, financi re et comptable des tablissements publics caract re scientifique, culturel et professionnel ). Permettre le suivi physique des IMMOBILISATIONS et en particulier les entr es et sorties d actif. Champ d application Ensemble des biens r pondant la d finition des IMMOBILISATIONS ; Ensemble des composantes et des services de l Universit . O R GLES G N RALES Chaque composante est responsable de l application de la proc dure pour la GESTION de ses biens ; Proc dure qui s applique aux biens r pondant la d finition d une immobilisation (cf. fiche technique n 1) ; Les travaux doivent faire l objet d une analyse sp cifique avant d tre immobilis s (cf. fiche technique n 2) ; Les biens immobilis s feront l objet d un amortissement (cf.)
2 Fiche technique n 3). O LA PROCEDURE D ACQUISITION D UNE IMMOBILISATION v nement d clenchant Toute livraison de bien ou travaux r alis s sur des cr dits d investissements et r pondant la d finition des IMMOBILISATIONS . Les acteurs Accueil ; Service utilisateur ; Service financier ; Agence comptable ; Ordonnateur. Les tapes N tapes Description de la proc dure Document support 1 R ceptionner les marchandises Les marchandises sont r ceptionn es par le service accueil qui signe le bon de livraison Bon de livraison 2 V rifier la conformit des biens livr s par rapport la commande Le service utilisateur v rifie la conformit du bien livr avec la commande, r soud les ventuels probl mes avec le fournisseur, et signe la facture Par crit 3 Contr ler la facture Le service financier contr le la facture et la rapproche du bon de commande 4 Certifier le service fait partir des l ments transmis par le service financier, l ordonnateur certifie le service fait 5 mettre le mandat Le service financier met le mandat 6 Sortir la fiche immobilisation et l tiquette correspondante Concomitamment la saisie dans Nabuco et l mission du mandat le service financier enregistre l immobilisation dans le logiciel de GESTION des IMMOBILISATIONS Neptune dite la fiche immobilisation en 2 exemplaires ainsi qu une tiquette apposer sur le bien fiche immobilisation tiquette 7 Faire viser les 2 exemplaires de la fiche immobilisation L ordonnateur vise les deux exemplaires de la fiche d immobilisation.
3 8 Envoyer un exemplaire de la fiche immobilisation ainsi que le mandat l agence comptable pour paiement Le mandat et la fiche d immobilisation sont envoy s l agence comptable. 9 Apposer l tiquette sur le bien et viser la fiche immo Le service utilisateur : vise la fiche immobilisation fait une copie qu il conserve et transmet l original sign au service financier qui le conserve. Appose l tiquette sur le bien Le circuit Acquisition des immobilisationsServiceutilisateurOrdonna teurAccueilService financierAgenceComptableCopieficheEmissi on du mandatSaisieNeptune- Apposition del tiquette- Visa fiche immoFicheimmoMandatArchive en attentede r formeEtiquetteVisa del ordonnateurPaiementFicheimmoCopie FicheimmoArchivage del original1 exemplaire1 exemplaireR ception de lamarchandiseSignature dubon de livraisonnonouiConstatationmat rielle deservice faitSignature dela factureV rification:marchandiseconforme?FactureR solution duprobl me avecle fournisseurContr le de lafactureCertification deservice fait O LA PROCEDURE DE CESSION ET DE R FORME D UNE IMMOBILISATION v nement d clenchant Toute d cision de cession ou de r forme d un bien faisant partie de l tat de l actif de l Universit (inscrit en d pense d investissement, classe 2 lors de son acquisition) prise l occasion d un inventaire, d un vol ou de tout autre v nement justifiant sa sortie.
4 Les acteurs Service utilisateur ; Conseil de GESTION Conseil d administration Service des domaines Service financier ; Agence comptable ; Les tapes N tapes Description de la proc dure Document support 1 Proposer la r forme ou la cession ou constater le vol Le service utilisateur constate qu un bien n est plus utilis ou disparu et propose sa sortie du patrimoine de l Universit Proposition de r forme 2 Valider la sortie du bien Le conseil de GESTION de la composante puis le conseil d administration valide la demande de r forme ou de cession 3 Contacter les services du domaine afin de valider la r forme ou d valuer le bien en vue d organiser sa cession Les services du domaine sont contact s pour valider la r forme du bien ou pour organiser sa cession 4 En cas de cession : Attendre la cession du bien par les services du domaine Les services du domaine organisent la cession du bien puis informent l Universit du prix obtenu. 4 bis En cas de r forme : Faire d truire ou enlever le bien Le service utilisateur fait d truire ou enlever le bien et se fait tablir par le prestataire un proc s verbal de destruction.
5 Proc s verbal dedestruction 4 ter En cas de vol : Faire une d claration de vol Lorsque le service utilisateur subit un vol, il r alise une d claration de vol aupr s du commissariat de police. D claration de vol 5 Envoyer la fiche Neptune de l immobilisation ainsi que le justificatif de sortie de l immobilisation au service financier Afin d enregistrer budg tairement et de constater comptablement la sortie de l immobilisation, le service utilisateur envoie au service financier la fiche Neptune de l immobilisation ainsi que le justificatif de sortie (proc s verbal de destruction, d claration de vol, cession par les domaines). Fiche Neptune, justificatifs 6 Enregistrer la sortie du bien Le service financier met les mandats et ventuellement les titres n cessaires la sortie du bien, et les transmet l ordonnateur pour validation Mandats et/ou titres 7 Transmission des pi ces l agent comptable Le service financier fait une copie de l ensemble des documents en vue de l enregistrement et de l ventuel recouvrement (cas de la cession) Le circuit Proc dure de cession et de r forme des immobilisationsConseil degestionConseild administrationService financierAgencecomptableOrdonnateurServi ces dudomainesServiceutilisateurProposition der forme ou decessionContr le de lafactureCertification deservice faitMandatementEmission dumandat et desbordereauxSignature desdocumentsCopie desdocumentsEnvoie des pi ces l agence comptableFactureMandatBordereauCopie dechaquepi ce- Facture (original+copie)- Bordereau (en double)
6 - MandatTraitementPaiementPiecesValidation RevalidationAvisCessionOrganisation de laventeR forme PV dedestructionFicheNeptunebarr eVente par lesservicesFiche liquidation etmandatement partirdes documentsOUINON LES FICHES TECHNIQUES FICHE TECHNIQUE N 1 DEFINITION D UNE IMMOBILISATION Selon l instruction codificatrice : Le bilan des EPSCP doit comporter son actif l ensemble des valeurs immobilis es, c est- -dire des biens et valeurs destin s rester durablement sous la m me forme dans l tablissement et notamment les IMMOBILISATIONS , biens de toute nature, corporels ou incorporels, meubles ou immeubles affect s l tablissement ou acquis par lui, non en vue d tre consomm s dans l ann e, transform s ou c d s mais pour tre conserv s d une mani re durable par l tablissement en vue de l accomplissement de sa mission. Il s agit par cons quent d l ments qui ne se consomment pas par le premier usage. Par exception, les EPSCP sont autoris s imputer en charges de la section de fonctionnement leurs acquisitions r pondant la d finition des IMMOBILISATIONS , dont la valeur unitaire hors taxes est inf rieure 800 HT.
7 Toutefois, il est demand pour les biens pr sentant un caract re attractif (magn toscope, t l viseur, mat riels informatiques et num riques, r frig rateurs, cong ) d une valeur sup rieure 230 HT de proc der dans tous les cas l immobilisation de l acquisition ce qui permettra un suivi actif de ces biens dans Neptune. Classement des IMMOBILISATIONS Les IMMOBILISATIONS sont class es partir de la nature conomique des l ments qui les composent. On distingue : Les IMMOBILISATIONS incorporelles 201 Frais d tablissement 203 Frais de recherche et d veloppement 205 Autres concessions et droits similaires, brevets, licences, marques et proc d s, droits et valeurs similaires 206 Droit au bail 208 Autres IMMOBILISATIONS incorporelles Les IMMOBILISATIONS corporelles Les IMMOBILISATIONS sont class es lorsqu elles sont termin es sous les rubriques suivantes : 211 Terrains 212 Agencements et am nagements de terrains 213 Constructions 214 Constructions sur sol d autrui 215 Installations techniques, mat riels et outillages 216 Collections 218 Autres IMMOBILISATIONS corporelles Lorsqu elles ne sont pas termin es elles apparaissent sous la rubriques 23 IMMOBILISATIONS en cours.
8 Les IMMOBILISATIONS financi res FICHE TECHNIQUE N 2 TRAVAUX : DISTINCTION ENTRE LES CHARGES ET LES IMMOBILISATIONS Les d penses ont le caract re : De charges d exploitation si elles ont pour effet de maintenir les IMMOBILISATIONS dans un tat normal d utilisation D immobilisation si elles ont pour effet une augmentation de la valeur d un l ment d actif ou une augmentation de sa dur e probable d utilisation Cas des d penses d entretien et de r paration D finition Entretien : caract re pr ventif, il a pour objet de conserver les biens dans de bonnes conditions d utilisation. R paration : destin e remettre les biens en bon tat d utilisation R gle g n rale Les d penses d entretien et de r paration constituent des d penses de fonctionnement. Cas particuliers : les grosses r parations Art 606 du code civil : les grosses r parations sont celles des gros murs et des vo tes, le r tablissement des poutres et des couvertures enti res, celui des digues et des murs de sout nement et de cl ture aussi en entier.
9 Toutes les autres op rations sont d entretien. Lorsque les grosses r parations accroissent la valeur du bien sur lequel elles sont ex cut es ou augmentent sa dur e de vie, elles constituent des IMMOBILISATIONS . Cas des d penses d am lioration Toute d pense qui a pour effet soit d augmenter la valeur ou la dur e de vie du bien immobilis soit sans augmenter cette dur e de vie de permettre une diminution des co ts d utilisation ou une production sup rieure. Elles peuvent provenir soit du remplacement d un l ment usag par un l ment neuf, soit de la r paration d un l ment existant (exemple : remplacement d une installation de chauffage). Les d penses d am lioration constituent des d penses d investissement. change standard Le simple remplacement ou change standard d un l ment indispensable au fonctionnement d un mat riel ne doit pas entra ner l immobilisation de la d pense quel qu en soit le montant partir du montant o la r paration n a eu pour effet que de maintenir le mat riel en tat de marche.
10 Agencement et am nagements Travaux destin s mettre en tat d utilisation les IMMOBILISATIONS de l entreprise . En principe ils sont immobilis s. Toutefois sont consid r s comme des charges par la jurisprudence : - Les r fections de toiture ; - Les peintures int rieures et ext rieures ; - Les travaux de peinture, vitrerie, nettoyage et r fection partielle de r seaux ; - Le remplacement d une moquette ; - Les travaux de ravalement. En cas de doute quand l affectation en charges ou en IMMOBILISATIONS des d penses de travaux, on pourra se reporter la grille de crit res suivante : CRITERE D AFFECTATION DE DEPENSES DES TRAVAUX PLUT T UNE OU PLUT T UNE IMMOBILISATION CHARGE Dur e de vie de l acquisition Durable 5 ans Pas durable Valeur de l ensemble immobilier Accrue Maintenue Programmation Op ration exceptionnelle - ponctuelle Op ration courante - r currente Responsabilit des travaux Propri taire Locataire Mode de financement Externe (subvention, emprunt) Interne Remplacement Avec un plus A l identique FICHE TECHNIQUE N 3 AMORTISSEMENT DES IMMOBILISATIONS D finition L amortissement est la constatation d une perte de substance d un bien.
