Manual de Documentos Administrativos

1 UNIVERSIDADE ESTADUAL DO CEAR de documentosMANUAL oficiaisOrganizadoresSuelene Silva Oliveira Nascimento Josete de Oliveira Castelo Branco SalesC lia Maria de Souza SampaioAdriana Wanderley de Pinho PessoaMaria de F tima Saraiva SerpaMaria de F tima de Oliveira LimaRicardo Rodrigues da SilvaFortaleza-Ce2014dedocumentosMANUAL oficiaisEx pE d iE n tEProf. Jos Jackson Coelho SampaioReitorProf. Hidelbrando dos Santos SoaresVice-ReitorMembrosSuelene Silva Oliveira Nascimento Prof . AssistenteJosete de Oliveira Castelo Branco SalesProf . AdjuntaC lia Maria de Souza SampaioProf . AdjuntaAdriana Wanderley de Pinho PessoaProf.

2 AdjuntaMaria de F tima Saraiva SerpaTec. Comunica o SocialMaria de F tima de Oliveira LimaAssistente de Administra oRicardo Rodrigues da SilvaProf. AdjuntoRocyl nia Isidio de OliveiraProjeto Gr fico e CapaSuelene Silva Oliveira Nascimento Revis o Ortogr ficaM294 Manual de Documentos Oficiais / Organizadores, Oliveira- Nascimento, Suelene Silva .. [et al.]. - Fortaleza: EdUECE, 2014. 36 p.: : 978-85-7826-223-51. Reda o oficial. 2. Universidade Estadual do Cear . I. Sales, Josete de Oliveira Castelo Branco. II. Sampaio, C lia Maria de Souza. III. Pessoa, Adriana Wanderley de Pinho. IV. Serpa, Maria de F tima Saraiva.

3 V. Lima, Maria de F tima de Oliveira. VI. Silva, Ricardo Rodrigues de. VII. T tulo. CDD: Ap rE s E n tA oEste Manual de Documentos Oficiais da FUNECE/UECE tem por obje-tivo orientar e padronizar a reda o longo do Manual , h informa es gerais com vista a dar suporte ao servidor, propiciando-lhe a melhoria das rotinas de trabalho, contribuindo, assim, para uma maior efici ncia no fluxo de informa o e efic cia na pro-du o e gest o da informa o. O texto encontra-se dividido em duas partes. A primeira traz orienta- es gerais referentes formata o dos Documentos oficiais.

4 A segunda destina-se apresenta o dos Documentos mais recorrentes emitidos no cotidiano da Universidade. Nela h a finalidade e a estrutura b sica de cada documento e alguns exemplos que os de que a Administra o P blica encontra suas bases desenvol-vidas na Constitui o Federal, promulgada em 1998, ressaltamos que todo e qualquer documento administrativo deve caracterizar-se pela impessoali-dade, uso do padr o culto de linguagem, clareza, concis o, formalidade e uniformidade. Fundamentalmente esses atributos decorrem da Constitui o Brasileira, que disp e, no artigo 37: A administra o p blica direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da Uni o, dos Estados, do Distrito Federal e dos Munic pios obedecer aos princ pios de legalidade, impessoa-lidade, moralidade, publicidade e efici ncia (.)

5 Tendo em vista o car ter diversificado e din mico que envolve a pro-du o dos Documentos Administrativos das institui es de n vel superior, esse Manual encontra-se aberto a sugest es e, por esse aspecto, est sujeito a altera es conforme necessidade da institui de Elabora osu m r i o 1 Documentos OFICIAIS .. Orienta es gerais de elabora Medidas .. Siglas e acr nimos .. Recursos tipogr ficos .. Grafia de numerais .. Formas de tratamento ..112 MODELOS DE COMUNICA ES OFICIAIS .. Ata .. Convite/Convoca o ..19 Declara o .. Despacho .. Of cio e Of cio Circular .. Parecer .. Portaria .. Requerimento.

6 35 Funda o Universidade Estadual do Cear (FUNECE)Universidade Estadual do Cear (UECE)71 Documentos Orienta es Gerais de Elabora oTodos os Documentos , bem como os convites e as publica es ofi-ciais dever o possuir o bras o da FUNECE/UECE conforme disposto na Resolu o o, como explica o Dicion rio Aur lio, o conjunto de figuras e ornatos dispostos no campo do escudo ou fora dele, e que representam as armas de uma na o, de um soberano, de uma fam lia, de uma corpora- o, de uma institui o, de uma cidade etc .ESTRUTURAD ependendo da vincula o da inst ncia com a estrutura organizacio-nal, no cabe alho do documento dever constar FUNECE ou DO ESTADO DO CEAR SECRETARIA DE CI NCIA, TECNOLOGIA E ENSINO SUPERIORFUNDA O UNIVERSIDADE ESTADUAL DO CEAR GOVERNO DO ESTADO DO CEAR SECRETARIA DE CI NCIA, TECNOLOGIA E ENSINO SUPERIORUNIVERSIDADE ESTADUAL DO CEAR Medidas Os Documentos do padr o of cio (A4 largura 21 cm; 29,7 cm) devem obedecer seguinte forma de apresenta o: margem esquerda 3 cm da borda esquerda do papel; margem direita 2 cm da borda direita do papel; margem superior e inferior 2 cm.

7 Manual de Documentos Oficiais 8 Entre as linhas, o espa amento deve ser de 1,5 cm e de 6 pontos (6pt antes e 6pt depois) ap s cada par grafo, ou, se o editor de texto utilizado n o comportar tal recurso, de uma linha em branco. A fonte dever ser do tipo Arial de corpo 12 no texto em geral. De acordo com a necessidade do documento , poder sofrer altera Siglas e acr nimos Sigla a representa o de um nome por meio de suas iniciais ex.: INSS. Apesar de obedecer s mesmas regras dispostas para as siglas, os acr nimos s o distintos delas, ou seja, s o palavras formadas das primei-ras letras ou de s labas de outras palavras ex.

8 : Bradesco; N o se coloca ponto nas siglas; grafam-se em caixa alta as compostas apenas de consoante: FGTS; grafam-se em caixa alta as siglas que, apesar de compostas de consoante e de vogal, s o pronunciadas mediante a acentua o das letras: IPTU, IPVA, DOU; grafam-se em caixa alta e em caixa baixa os compostos de mais de duas letras (vogais e consoantes) que formam palavra: Ibama, Ipea, Embrapa, Mec, e acr nimos devem vir precedidos de respectivo significado e de travess o em sua primeira ocorr ncia no texto (ex.: Di rio Oficial da Uni o DOU). Recursos tipogr ficos Recurso tipogr fico s o destaques que estabelecem contrastes, com o objetivo de propiciar sali ncias no texto.

9 Os mais comuns s o os a seguir comentados. a) It lico Convencionalmente, grafam-se em it lico t tulos de livros, de peri dicos, de pe as, de peras, de m sica, de pintura e de escul-tura; assim como nomes de eventos e estrangeirismos citados no cor-po do texto. Lembrar, no entanto, que na grafia de nome de institui o estrangeira n o se deve usar o it lico. Funda o Universidade Estadual do Cear (FUNECE)Universidade Estadual do Cear (UECE)9 Contudo, no caso de o texto j estar todo ele grafado em it lico, o des-taque de palavras e de locu es de outros idiomas, ainda n o adaptadas ao portugu s, pode ser obtido com o efeito contr rio, ou seja, com a grafia delas sem o it lico; recursos esse conhecido como redondo.

10 Usa-se ainda o it lico na grafia de nomes cient ficos, de animais e vegetais (ex.: Canis familiaris; Apis mellifera). Pode-se adotar tamb m, desde que sem exageros, o destaque do it -lico na grafia de palavras e/ou de express es s quais se queira dar nfase. b) Aspas Usa-se grafar entre as aspas simples: o nosso grifo dentro de uma cita o. J as aspas duplas, essas s o adotadas para delimitar a indica o de cita es diretas de at tr s : Conforme Rubem Alves: Ensinar um exerc cio de imortalidade. De alguma forma continuamos a viver naqueles cujos olhos aprenderam a ver o mundo pela magia da nossa palavra . A cita o direta (palavra do autor) est toda entre aspas duplas; o grifo ( nfase que desejamos dar cita o) corresponde passagem continuamos a viver , grafada com aspas Grafia de numerais Os numerais s o geralmente grafados com algarismos ar bicos.