Manual de Protocolo Universitario

1 VIII Encuentro de Responsables de Protocolo y Relaciones Institucionales de las Universidades Espa olas Universidad de Huelva, 20 23 de mayo de 2009. Manual de Protocolo Universitario Universidad de Burgos Marisa Corcuera Mendoza Jefe de Protocolo INDICE. 1. INTRODUCCI N. Justificaci n del Manual de Protocolo Universitario Objetivos 2. CLASIFICACI N DE LOS ACTOS. Actos Solemnes Actos Administrativos Actos Acad micos Otros Actos 3. PUNTO DE PARTIDA PARA ORGANIZAR UN ACTO. Reuniones Preparatorias Trabajo T cnico Log stica en los Actos La Base de Datos 4. LAS INVITACIONES. 5. EL ceremonial . En los Actos Solemnes Apertura del Curso Fiesta de la Universidad, Santo Tom s de Aquino Investidura Doctor Honoris Causa En los Actos Administrativos Toma de Posesi n de un Rector Toma de Posesi n de cargos acad micos Firmas de Convenios Otros Actos En los Actos Acad micos En otros Actos 6. LAS PRECEDENCIAS. Precedencias en la Universidad Precedencias del Estado y de Comunidades Aut nomas 7.

2 LAS PRESIDENCIAS EN LOS ACTOS UNIVERSITARIOS. En los Actos Solemnes En los Actos Administrativos En los Actos Acad micos En otros Actos 8. ESCENARIOS. 9. TRATAMIENTOS. Universidades Jefatura del Estado 2. Gobierno de la Naci n Cortes Generales Poder Judicial Comunidades Aut nomas Administraci n Local Fuerzas Armadas Carrera Diplom tica Confesi n Cat lica Otras Autoridades y Personalidades 10. EL TRAJE ACAD MICO. Presente y Futuro del Traje Acad mico Estudio y Evoluci n del Traje Acad mico y de los colores en las Universidades Propuesta del uso del Traje y de los colores 11. LA ETIQUETA. La etiqueta masculina La etiqueta femenina Invitaciones 12. LOS MEDIOS DE COMUNICACI N. La Comunicaci n y el Protocolo La Imagen ante los Medios de Comunicaci n 13. LOS REGALOS. Clasificaci n por Rango Regalo Institucional Regalo Corporativo Regalo Publicitario 14. LAS VISITAS. Las visitas Institucionales Las visitas al Rector Las visitas a la Instituci n Niveles.

3 D nde y Qui n recibe? 15. LAS REUNIONES. Log stica en las Reuniones Protocolo en las Mesas de Reuniones 16. LAS BANDERAS. Las Banderas La Bandera de la Universidad Banderas y S mbolos en los Actos Universitarios 17. HONORES Y DISTINCIONES. 18. EXEQUIAS ACAD MICAS. 3. INTRODUCCI N. Justificaci n del Manual de Protocolo Universitario La Universidad desde sus or genes ha desarrollado unos s mbolos de identidad y dignidad caracter sticos y esa herencia cultural est en una constante transformaci n bajo una b squeda de equilibrio entre el pasado y el presente plasmado en los Actos por las Universidades actuales. En las ceremonias y eventos que se organizan hoy cada universidad pone de manifiesto sus se as de identidad propias como reflejo de la riqueza y pluralidad del Protocolo Universitario . Cuando hablamos de Protocolo no s lo estamos hablando de ceremonial , sino tambi n de relaciones p blicas y de imagen, as como de un conjunto de acciones y normas que requieren del conocimiento profesional pluridisciplinar conectado con el entorno, cada vez m s complejo, de las relaciones sociales.

4 Es por ello que cada vez se hace m s necesaria en la Universidad Espa ola la presencia de gabinetes especializados que se ocupen de estas tareas. No hay que olvidar que los Actos son el veh culo de conexi n y comunicaci n con la comunidad universitaria, las instituciones y la sociedad en general y la herramienta que nos va a proporcionar potenciar la imagen de la universidad y trasladarla al exterior visti ndola con sus mejores galas, definir el mbito de autonom a dot ndolo de un sistema propio de relaciones institucionales y permitir que el formalismo Universitario cobre sentido y que las instituciones representadas puedan mantener el equilibrio necesario en sus l neas de actuaci n. En el momento actual el concepto imagen est muy arraigado con la organizaci n de los actos, seg n la Real Academia de la Lengua imagen p blica es un conjunto de rasgos que caracterizan a una persona o entidad ante la sociedad. Persona y entidad ante la sociedad acompa ada del sustantivo conjunto , por lo que hay que tener en cuenta que todos los aspectos deben aunarse para conseguir aquello que deseamos proyectar, buscando la excelencia en la organizaci n de nuestros actos, ya sean solemnes, acad micos, administrativos, culturales o de cualquier naturaleza.

5 El Protocolo es hoy un componente cada vez m s necesario y est presente en todos los sectores de la sociedad, y no solo en el oficial. El mundo de la empresa, el deporte, la comunicaci n, el mundo cultural y art stico, la universidad y las propias organizaciones no gubernamentales necesitan de esta disciplina que trata de poner orden a todos los elementos que lo componen, organizar eventos de acuerdo con unos objetivos, criterios y estrategias y facilitar, ante todo, la comunicaci n y el entendimiento. El Protocolo debe evolucionar al comp s de las nuevas realidades nacionales e internacionales y ha sabido adaptarse a sus nuevos actores y a sus nuevos escenarios, as . como a las nuevas tecnolog as. En la sociedad de la imagen, cualquier acontecimiento acrecienta su eco hasta cotas inimaginables. 4. Objetivos La Asociaci n para el Estudio y la Investigaci n del Protocolo Universitario , consciente de la importancia de dejar plasmado las t cnicas y herramientas b sicas de esta disciplina para que sirva como una gu a b sica en la organizaci n de los diferentes actos universitarios, ha sentido la necesidad de plasmar el trabajo, las t cnicas, las costumbres de cada lugar, lo legislado a nivel auton mico o nacional en un Manual para la organizaci n de eventos desde una perspectiva universitaria, en base a las caracter sticas particulares de las universidades donde se recojan las t cnicas para organizar y ejecutar los actos propios de nuestra instituci n.

6 Un estilo propio marcado por el respeto a las tradiciones y costumbres caracter sticas de cada universidad, aplicando en todo momento la legislaci n existente cuando concurran en nuestros actos autoridades del Estado, tanto nacionales como extranjeras, o de las Comunidades Aut nomas, as como el correcto uso de nuestros s mbolos junto con los de otras Instituciones. Ese respeto por las tradiciones y costumbres no ser n un impedimento para que las nuevas tecnolog as est n presentes en todos nuestros actos. En este Manual se introduce en las nuevas herramientas tecnol gicas, en esos avances tecnol gicos que ya se encuentran dentro de los actos que organizamos y que debemos sacarles el m ximo partido en pro de nuestras propias instituciones. En definitiva, se trata de fijar criterios de organizaci n, de establecer el Protocolo y el ceremonial aplicable a cada acto, de utilizar la etiqueta acorde con la naturaleza del acto, de aplicar correctamente y sujeto a derecho las precedencias de autoridades, de conocer las herramientas necesarias para la organizaci n de cualquier evento, de acercar la profesionalidad del jefe de Protocolo con el jefe de comunicaci n, y todo ello con la filosof a de acercar la instituci n, a la propia comunidad universitaria, a los agentes sociales, a la empresa, al mundo de la cultura, del deporte, en una palabra a la sociedad en general.

7 Este Manual pretende que su criterio central sea una correcta aplicaci n del Protocolo Universitario sin olvidar la flexibilidad protocolaria. Lejos de la posible rigidez y encorsetamiento de los actos se intentar aplicar todos los elementos a nuestro alcance, todas las t cnicas aplicables, el sentido com n que aportar cada profesional de Protocolo en cada acto para que todo est en concordancia con la naturaleza, objetivos marcados en todo lo que se organice en el mbito Universitario . 5. 2. CLASIFICACI N DE LOS ACTOS. ACTOS SOLEMNES. ACTOS ADMINISTRATIVOS. ACTOS ACAD MICOS. OTROS ACTOS. ACTOS SOLEMNES. 1. APERTURA DEL CURSO ACAD MICO. 2. DOCTORES HONORIS CAUSA. 3. FIESTA DE LA UNIVERSIDAD/ PATRONOS UNIVERSITARIOS. 4. LOS QUE AS QUEDEN CATALOGADOS SEG N LOS ESTATUTOS DE. CADA UNIVERSIDAD. ACTOS ADMINISTRATIVOS. 1. TOMAS DE POSESI N. 2. FIRMAS DE CONVENIOS. ACTOS ACAD MICOS. 1. GRADUACI N DE ALUMNOS. 2. PREMIOS INSTITUCIONALES.

8 3. HOMENAJES A MIEMBROS DE LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA. OTROS ACTOS. 1. INAUGURACIONES. 2. JORNADAS / CONGRESOS / SIMPOSIUMS/FOROS. 3. PRESENTACI N DE LIBROS. 4. PRIMERAS PIEDRAS. 6. 3. PUNTO DE PARTIDA PARA ORGANIZAR UN ACTO. Reuniones preparatorias: En primer lugar deberemos mantener una reuni n con nuestro superior jer rquico para conocer cu l es el objetivo del acto y el presupuesto con que contamos para ejecutarlo. Una vez conocido los fines que perseguimos en cada Acto tendremos todos los elementos que necesitamos: tipo de invitaci n, a quien va dirigido el acto y por lo tanto los diferentes sectores sociales a los que deberemos cursar la invitaci n, el ceremonial a desarrollar, los elementos decorativos, la simbolog a, etc . Posteriormente mantendremos una segunda reuni n con todos los agentes tanto internos como externos que van a intervenir en nuestros Acto. Ya sean los propios protagonistas del Acto (Premiados, Homenajeados, Doctorandos, Posesionarios, Empresarios), es decir, todos aquellos que van a intervenir de forma directa en alg n momento de nuestros Acto.

9 Esta reuni n de vital importancia va a transmitir seguridad, compromiso y protagonismo a todos los que van a intervenir en el mismo. No hay que olvidar a todo el personal implicado en el Acto que estamos planificando: los t cnicos inform ticos, t cnicos de sonido, personal de seguridad, auxiliares de servicio y miembros de nuestro equipo para repartir las funciones. Es importante mantener reuniones para intercambiar puntos de vista y realizar una puesta en com n, su n mero estar marcado en funci n de la naturaleza y complejidad del Acto. Es indudable que un acto bien estudiado y preparado tiene muchas posibilidades de xito. Para ello es necesario designar un equipo de personas que vele en todo momento por el cumplimiento de lo previsto, ya que una sola persona es imposible que coordine cada uno de los movimientos programados y asesore a los protagonistas del Acto. Los d as anteriores al Acto ser necesario realizar diferentes ensayos repartidos con los distintos tipos de protagonistas para culminar con un ensayo general y as comprobar que todo est a punto.

10 Es necesario ensayar con las personas y realizar una puesta a punto con los elementos que se van a utilizar (sonido, luces, medios inform ticos). Trabajo T cnico: En funci n de la naturaleza del Acto: Dise o de la invitaci n (papel o electr nica). Preparar el gui n del ceremonial , en funci n de la naturaleza del acto y objetivos marcados. Supervisar los discursos, al menos el tiempo. Preparar la comitiva acad mica, si procede por el tipo de Acto. Dise ar los diplomas. Tener en cuenta si hay entrega de medallas, distinciones, premios. Organizar el sal n (iluminaci n, megafon a, disposici n del escenario, decoraci n). 7. Si hay un catering (preveer el lugar, que sea acorde con la hora del acto, la naturaleza del mismo, los tiempos de crisis). Atenci n a los invitados de honor con anterioridad al acto (poner a su disposici n m vil, correo electr nico para solucionar cualquier duda). Log stica en los Actos: Hay muchos elementos que deberemos controlar, coordinar y preparar para que el Acto brille con luz propia.