Muster-Spesenreglemente für Unternehmen und für …

1 SCHWEIZERISCHE STEUERKONFERENZ KS 25 1/12 Muster-Spesenreglemente f r Unternehmen und f r Non-Profit-Organisationen Kreisschreiben 25 - vom 18. Januar 2008 Unter Ziffer I dieses Kreisschreibens werden die Rahmenbedingungen f r Spesenreglemen-te von Unternehmen dargelegt, unter Ziffer II diejenigen der Non-Profit-Organisationen. I. Muster-Spesenreglemente f r Unternehmen 1. Rahmenbedingungen Die Kantonalen Steuerverwaltungen anerkennen gegenseitig Spesenreglemente, die vom Sitzkanton eines Unternehmens genehmigt worden sind (s. Randziffer [Rz] 54 der Weglei-tung zum Ausf llen des Lohnausweises).

2 Es gen gt daher, ein Spesenreglement einzig im Sitzkanton eines Unternehmens genehmigen zu lassen. Solche Reglemente sollen entspre-chend dem nachfolgenden Muster-Spesenreglement f r Unternehmen sowie dem Muster-Zusatz-Spesenreglement f r leitendes Personal von Unternehmen erstellt werden. Bei kleineren Unternehmen , bei denen die Randziffer 52 der Wegleitung zum Ausf llen des Lohnausweises nicht angewendet werden kann und die nur wenige spesenberechtigte Per-sonen besch ftigen, kann es sinnvoll sein, statt ein Spesenreglement auszuarbeiten und genehmigen zu lassen, im Veranlagungsverfahren Vereinfachungen f r die Spesendeklarati-on direkt mit den Einsch tzungsexperten zu besprechen.

3 Einige Kantone setzen Limiten f r die Genehmigung von Spesenreglementen, z. B. dass mindestens 10 spesenberechtigte Personen betroffen sind. Die Randziffern 49 60 der Wegleitung zum Ausf llen des Lohnausweises erl utern, wie Spesenverg tungen zu deklarieren sind. Die Spesendeklaration wird erleichtert, wenn die Voraussetzungen gem ss Rz 52 erf llt sind oder wenn ein genehmigtes Spesenreglement gem ss Rz 54 vorliegt. SCHWEIZERISCHE STEUERKONFERENZ KS 25 2/122. Muster-Spesenreglemente f r Unternehmen Spesenreglement (den rechtsg ltigen Firmennamen eintragen) 1.

4 Allgemeines Geltungsbereich Dieses Spesenreglement gilt f r alle Mitarbeitenden der Firma, welche mit dieser in einem Arbeitsverh ltnis stehen. Definition des Spesenbegriffs Als Spesen im Sinne dieses Reglementes gelten die Auslagen, die Mitarbeitenden im Inte-resse des Arbeitgebers angefallen sind. Die Mitarbeitenden sind verpflichtet, ihre Spesen im Rahmen dieses Reglementes m glichst tief zu halten. Aufwendungen, die f r die Arbeitsaus-f hrung nicht notwendig waren, werden von der Firma nicht bernommen, sondern sind von den Mitarbeitenden selbst zu tragen. Im Wesentlichen werden den Mitarbeitenden folgende gesch ftlich bedingten Auslagen er-setzt: - Fahrtkosten nachfolgend Ziffer 2 - Verpflegungskosten nachfolgend Ziffer 3 - bernachtungskosten nachfolgend Ziffer 4 - brige Kosten nachfolgend Ziffer 5 Grundsatz der Spesenr ckerstattung Die Spesen werden grunds tzlich effektiv nach Spesenereignis und gegen Originalbeleg abgerechnet.

5 Fallpauschalen werden nur in den nachfolgend angef hrten Ausnahmef llen gew hrt. 2. Fahrtkosten Bahnreisen F r Gesch ftsreisen im In- und Ausland sind alle Mitarbeitenden berechtigt, im Zug die 1. Klasse zu ben tzen. Bei Bedarf wird den Mitarbeitenden ein pers nliches Halbtaxabonne-ment zur Verf gung gestellt. SCHWEIZERISCHE STEUERKONFERENZ KS 25 3/12F r Mitarbeitende, die aus gesch ftlichen Gr nden oft mit der Bahn reisen, kann nach Bedarf ein Generalabonnement ausgestellt werden. Inhaber eines Generalabonnementes haben keinen Anspruch auf Autoentsch digungen und k nnen in ihrer Steuererkl rung keinen Ab-zug f r den Arbeitsweg vornehmen.

6 Im Lohnausweis wird ein entsprechender Hinweis ange-bracht. Tram- und Busfahrten F r Gesch ftsfahrten wird den Mitarbeitenden ein entsprechendes Tram- bzw. Busbillet zur Verf gung gestellt. Bei Bedarf kann Mitarbeitenden ein regionales Spezialbillet (ev. Bezeichnung angeben) oder eine Verbundkarte ausgestellt werden. Inhaber solcher Fahrausweise k nnen in der Regel keinen Abzug f r die Kosten des Arbeitsweges vornehmen. Im Lohnausweis wird ein ent-sprechender Hinweis angebracht. Flugzeug Alle Mitarbeitenden k nnen f r Flugreisen die "Business-Class" ben tzen. In dringenden und ausserordentlichen F llen, oder wo dies aus Repr sentationsgr nden sinnvoll ist, kann First-Class geflogen werden.

7 Meilengutschriften, Bonuspunkte und Pr mien etc., die den Mitarbeitenden anl sslich von Gesch ftsreisen von den Luftverkehrsgesellschaften gutgeschrieben werden, sollen f r ge-sch ftliche Zwecke verwendet werden. Dienstfahrten mit Privatwagen/Taxi Grunds tzlich sind die ffentlichen Verkehrsmittel zu ben tzen. Die Kosten f r den Gebrauch des privaten Motorfahrzeuges/Taxis f r eine Gesch ftsreise werden nur dann verg tet, wenn durch deren Ben tzung eine wesentliche Zeit- und/oder Kostenersparnis resultiert bzw. die Verwendung der ffentlichen Verkehrsmittel unzumutbar ist. Wird trotz guter ffentlicher Ver-kehrsverbindungen das eigene Fahrzeug/Taxi ben tzt, werden nur die Kosten des ffentli-chen Verkehrsmittels verg tet.

8 Die Kilometer-Entsch digung betr gt CHF Gesch ftswagen Die Firma kann ihren Mitgliedern der Gesch ftsleitung/Mitarbeitenden Gesch ftswagen zur Verf gung stellen. Der Gesch ftswagen kann auch privat genutzt werden. Im Lohnausweis wird eine entspre-chende Aufrechnung vorgenommen. Die Anschaffungs- sowie s mtliche Unterhaltskosten werden von der Firma bezahlt. Von den Mitarbeitenden selbst zu tragen sind die Benzinkosten, die ihnen bei ferienbedingten Auto-fahrten entstehen. F r die Privatben tzung wird den Mitarbeitenden pro Monat 0,8 % des Kaufpreises (exkl. Mehrwertsteuer), mindestens CHF 150, im Lohnausweis aufgerechnet.

9 SCHWEIZERISCHE STEUERKONFERENZ KS 25 4/12 Ein Abzug f r den Arbeitsweg entf llt. Im Lohnausweis wird ein entsprechender Hinweis an-gebracht. Kann der Gesch ftswagen vom Mitarbeitenden gekauft werden, bildet eine allf llige Diffe-renz zwischen dem Kaufpreis und dem Verkehrswert (Ankaufswert nach Eurotax [blauer Eurotax]) Bestandteil des steuerpflichtigen Bruttolohnes. 3. Verpflegungskosten Treten Mitarbeitende eine Gesch ftsreise an oder sind sie aus anderen Gr nden gezwun-gen, sich ausserhalb ihres sonstigen Arbeitsplatzes zu verpflegen, haben sie Anspruch auf Verg tung der effektiven Kosten.

10 Die folgenden Richtwerte sollen nicht berschritten wer-den. Fr hst ck (bei Abreise vor Uhr bzw. bei vorangehender CHF 15 bernachtung, sofern das Fr hst ck in den Hotelkosten nicht inbegriffen ist) Mittagessen CHF 35 Abendessen (bei ausw rtiger bernachtung oder R ckkehr CHF 40 nach Uhr) ODER Treten Mitarbeitende eine Gesch ftsreise an oder sind sie aus anderen Gr nden gezwun-gen, sich ausserhalb ihres sonstigen Arbeitsplatzes zu verpflegen, haben sie Anspruch auf folgende Pauschalverg tung: Fr hst ck (bei Abreise vor Uhr bzw. bei vorangehender CHF 15 bernachtung, sofern das Fr hst ck in den Hotelkosten nicht inbegriffen ist) Mittagessen CHF 30 Abendessen (bei ausw rtiger bernachtung oder R ckkehr CHF 35 nach Uhr) Bei Aussendienst-Mitarbeitenden, die mehrheitlich ausw rts t tig waren und eine Mittages-sensentsch digung erhalten haben, wird im Lohnausweis ein entsprechender Hinweis ange-bracht.