Procedimiento para la elaboración de un análisis FODA como ...

1 54 Procedimiento para la elaboraci n de un an lisis FODA como una herramienta de planeaci n estrat gica en las empresasJos Luis Ram rez Rojas *RESUMENUno de los aspectos fundamentales de la planeaci n estrat gica lo constituye el an lisis situacional, tambi n conocido como an lisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas), el cual posibilita la recopilaci n y uso de datos que permiten conocer el perfil de operaci n de una empresa en un momento dado, y a partir de ello establecer un diagn stico objetivo para el dise o e implantaci n de estrategias tendientes a mejorar la competitividad de una organizaci n. El an lisis FODA es aplicable a cualquier tipo de empresa sin importar su tama o o naturaleza, es una herramienta que favorece el desarrollo y ejecuci n de la planeaci n formal, es por eso que resulta conveniente que los responsables de las decisiones administrativas cuenten con un Procedimiento para la elaboraci n de un diagn stico situacional FODA, como el que aqu se sugiere, que facilita la toma de decisiones y el desarrollo de INTRODUCCI N La planeaci n formal es un esfuerzo administrativo que sirve para preveer condiciones futuras tomando decisiones presentes a trav s de un documento llamado plan.

2 Aunque muchas empresas est n habituadas a desarrollar planes, suelen enfrentar ciertos problemas para recopilar y ordenar la informaci n relativa a las condiciones de operaci n y los recursos del negocio, lo que afecta de manera directa la adopci n de estrategias competitivas y por tanto la elaboraci n y ejecuci n de un plan. En muchos casos este documento no refleja las condiciones de operaci n reales, lo que hace que los planes sean s lo una lista de buenas intenciones y que su contribuci n finalmente sea magra o poco apreciable. Una herramienta que ayuda en el proceso de an lisis de la operaci n de una empresa es el an lisis situacional tambi n conocido como diagn stico FODA por sus siglas (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas), ya que es la herramienta apropiada para conocer las condiciones reales de actuaci n de una empresa, que facilita un buen diagn stico y evaluaci n en el proceso de planeaci n estrat gica, y dada su importancia, en el presente ensayo se presenta un Procedimiento para realizar un an lisis FODA en una forma objetiva y de f cil aplicaci n para cualquier tipo de organizaci n.

3 De manera particular se expone en este trabajo en la secci n II, la relaci n entre la planeaci n estrat gica y el an lisis FODA, en la secci n III, se destaca la importancia del entorno de una empresa para elaborar un diagn stico situacional, en la siguiente secci n IV, se identifican y describen las variables que incluye el an lisis FODA, en la parte V se exponen una serie de consideraciones generales para la elaboraci n del an lisis FODA, para, en la siguiente secci n VI, proponer el Procedimiento para desarrollar un diagn stico situacional FODA que incluye tanto elementos cualitativos como cuantitativos, para un manejo m s objetivo de la informaci n y un mejor apoyo en la toma de decisiones. Finalmente, en la ltima secci n VII, se establecen ciertas conclusiones y propuestas que pueden ayudar para la aplicaci n de esta herramienta en cualquier LA PLANEACI N ESTRAT GICA Y EL AN LISIS FODALa planeaci n estrat gica permite a una organizaci n aproximarse a la visualizaci n y construcci n de su futuro, y se puede conceptualizar como un proceso para determinar los mayores prop sitos de una organizaci n y las estrategias que orientar n la adquisici n, uso y control de los recursos, para realizar esos (1995) afirma que la planeaci n estrat gica consiste en la identificaci n sistem tica de las oportunidades y peligros que surgen en el futuro, los cuales combinados con otros datos importantes, proporcionan la base para que una empresa tome mejores decisiones en el presente.

4 Ello implica entre otras cosas, la elaboraci n de m ltiples planes para alcanzar su visi n y misi proceso para desarrollar la planeaci n estrat gica puede variar en cuanto al n mero de etapas, de manera sint tica normalmente considera, entre otros, los siguientes elementos: la identificaci n de la visi n y misi n, el an lisis de las condiciones internas y externas, la formulaci n de estrategias su implantaci n y control; como se advierte pasos m s o menos, en todos los casos, se incluye una etapa d nde se realiza un an lisis un diagn stico de la situaci n como requisito para establecer cualquier pron stico, y por ende proponer una estrategia etc., ese paso corresponde generalmente al an lisis de las siguientes variables: fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas; mejor conocido por sus * Acad mico del Instituto de Investigaciones y Estudios Superiores de las Ciencias Administrativas de la Universidad Veracruzana.

5 Correo electr nico: joslur como diagn stico situacional FODA es una herramienta que posibilita conocer y evaluar las condiciones de operaci n reales de una organizaci n, a partir del an lisis de esas cuatro variables principales, con el fin de proponer acciones y estrategias para su beneficio. Las estrategias de una empresa deben surgir de un proceso de an lisis y concatenaci n de recursos y fines, adem s ser expl citas, para que se constituyan en una forma viable de alcanzar sus es de lo m s importante si se pretende que las estrategias propuestas se relacionen con la competitividad de una organizaci n. La competitividad de un negocio se relaciona con su capacidad de crear bienes o servicios con valor a adido que le permita conservar o incrementar su posici n de mercado frente a sus competidoresIII.

6 EL MEDIO AMBIENTE Y EL AN LISIS FODAEl an lisis ambiental apoya la construcci n de im genes del futuro que orientan el desempe o actual. Los administradores deben tomar en cuenta el entorno, conocer sus elementos y tratar de relacionarlos entre s y visualizar c mo pueden afectar el desempe o n cu ndo no existe un solo m todo para realizar un estudio del entorno, es recomendable de inicio entender como est n estructurados los distintos ambientes. De manera general se puede hablar de dos grandes entornos que inciden en una empresa: un entorno externo y un entorno interno. El primero integrado por componentes sumamente amplios que se asocian tambi n con variables de influencia global, como la econom a, pol tica, cultura, tecnolog a, el marco y regulaciones legales, etc, por mencionar algunas.

7 A este entorno pertenecen tanto las oportunidades como las amenazas potenciales que acechan a una empresa. Es l gico suponer que estas variables salen fuera del control de una organizaci n, a n cuando s se pueden ejercer acciones tanto para aprovechar o disminuir los impactos de las entorno interno por otra parte, se refiere a aquellos elementos que se relacionan directamente con la estructura y operaci n de la empresa, incluye tanto los recursos disponibles, c mo las reas funcionales (mercadotecnia, finanzas, producci n etc.), en este mbito se ubican las fortalezas y debilidades de la organizaci n las cu les adem s, est n bajo su administraci n de una organizaci n debe visualizar por igual y de manera oportuna tanto sus debilidades y fortalezas, como sus oportunidades y amenazas, aunque como es de suponerse unas ser n m s deseables que otras.

8 Cabe se alar que cada caso es espec fico y los an lisis deben ser trajes nicos a la medida, y por ejemplo que no se deben confundir las oportunidades generales que ofrece un sector productivo, con las posibilidades particulares de aprovecharlas por parte de una organizaci calidad, cantidad y oportunidad de la informaci n que sea capaz de generar o recopilar una empresa respecto a su entorno, representa uno de sus m s valiosos activos, y puede ser aprovechada tanto para identificar tendencias y prever impactos como para establecer pron sticos de actuaci n. Entre m s informaci n se posea acerca del entorno de una organizaci n, la aplicaci n del an lisis FODA ser m s efectiva y de mayor VARIABLES DEL AN LISIS FODAA ntes de abordar los pasos del Procedimiento del an lisis, es conveniente establecer los conceptos de las variables fundamentales que se utilizan, a saber: fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.

9 Se inicia con los conceptos de las variables internas y luego con las externas, por raz n de agrupar los conceptos dentro de su misma categor ). Fortaleza. Es algo en lo que la organizaci n es competente, se traduce en aquellos elementos o factores que estando bajo su control, mantiene un alto nivel de desempe o, generando ventajas o beneficios presentes y claro, con posibilidades atractivas en el futuro. Las fortalezas pueden asumir diversas formas como: recursos humanos maduros, capaces y experimentados, habilidades y destrezas importantes para hacer algo, activos f sicos valiosos, finanzas sanas, sistemas de trabajo eficientes, costos bajos, productos y servicios competitivos, imagen institucional reconocida, convenios y asociaciones estrat gicas con otras empresas, ). Debilidad. Significa una deficiencia o carencia, algo en lo que la organizaci n tiene bajos niveles de desempe o y por tanto es vulnerable, denota una desventaja ante la competencia, con posibilidades pesimistas o poco atractivas para el futuro.

10 Constituye un obst culo para la consecuci n de los objetivos, aun cuando est bajo el control de la organizaci n. Al igual que las fortalezas stas pueden manifestarse a trav s de sus recursos, habilidades, tecnolog a, organizaci n, productos, imagen, oportunidades y amenazas son variables externas que constituyen los l mites determinados por el sector productivo a que pertenece una entidad, y el entorno general que define el ambiente competitivo. C). Oportunidades. Son aquellas circunstancias del entorno que son potencialmente favorables para la organizaci n y pueden ser cambios o tendencias que se detectan y que pueden ser utilizados 55 Procedimiento para la elaboraci n de un an lisis FODA como una herramienta de planeaci n estrat gica en las empresas56ventajosamente para alcanzar o superar los objetivos. Las oportunidades pueden presentarse en cualquier mbito, como el pol tico, econ mico, social, tecnol gico, etc.