Projet de guide - recrutement

1 recrutement Projet de guide Version soumise consultation publique de septembre novembre 2021. 2 Sommaire Fiche n 1 : Qu est-ce qu un traitement de donn es caract re personnel dans le secteur du recrutement ? 3 Fiche n 2 : Quelles sont les finalit s des traitements constitu s des fins de recrutement ? .. 7 Fiche n 3 : Qui est responsable des traitements mis en uvre dans le cadre des recrutements ? .. 11 Fiche n 4 : Quelle base l gale peut tre invoqu e pour constituer des traitements des fins de recrutement ? .. 20 Fiche n 5 : Quelles donn es peuvent tre collect es par un recruteur ? .. 26 Fiche n 6 : Qui peut tre destinataire des donn es collect es par un recruteur ?.. 29 Fiche n 7 : Quels sont les droits des candidats sur leurs donn es caract re personnel ? .. 32 Fiche n 8 : Comment le recruteur informe-t-il les candidats ? .. 37 Fiche n 9 : Quelle est la dur e de conservation des donn es collect es des fins de recrutement ?

2 43 Fiche n 10 : Un recruteur doit-il effectuer des formalit s dans le cadre du recrutement ? .. 47 Fiche n 11 : un recruteur peut-il avoir recours des outils d valuation de la personnalit du candidat (tests de personnalit , serious games, smart games, business games, etc.) ? .. 53 Fiche n 12 : quelles conditions un recruteur peut-il utiliser la vid o dans le processus de recrutement ? . 58 Fiche n 13 : Un recruteur peut-il avoir recours des logiciels de tri, de classement et d valuation dans le cadre du recrutement ? .. 62 Fiche n 14 : Un recruteur peut-il avoir recours aux donn es disponibles sur Internet dans le cadre du recrutement ? .. 67 Fiche n 15 : un recruteur peut-il mettre en uvre des listes d exclusion des candidats ? .. 71 Fiche n 16 : Quel cadre juridique s applique la collecte du casier judiciaire et aux v rifications obligatoires ? .. 75 Fiche n 17 : Quel cadre s applique la collecte de donn es potentiellement discriminantes ?

3 78 Fiche n 18 : Quelles sp cificit s s appliquent au recrutement de candidats de nationalit trang re ? .. 82 Fiche n 19 : quel cadre juridique s applique la collecte des donn es sensibles ? .. 84 3 Fiche n 1 : Qu est-ce qu un traitement de donn es caract re personnel dans le secteur du recrutement ? L essentiel retenir Dans le cadre d un processus de recrutement , le recruteur (notamment employeur direct, cabinet de recrutement , soci t d int rim) est amen collecter, organiser, consulter, conserver, communiquer ou encore supprimer des donn es caract re personnel sur les candidats. Ces donn es lui permettent d appr cier leur capacit occuper l emploi propos et de mesurer leurs aptitudes professionnelles (qualifications, exp riences, etc.). Toutes ces op rations portant sur des informations concernant les candidats (collecte, organisation, consultation, conservation, communication, suppression, etc.)

4 Sont des op rations de traitement de donn es caract re personnel au sens du RGPD. Cadre juridique applicable Qu est-ce qu une donn e caract re personnel ? Une donn e caract re personnel est une information se rapportant une personne physique qui peut tre identifi e, directement ou indirectement. Par exemple, dans le secteur du recrutement , il peut s agir d informations sur : l identit du candidat (nom, pr nom) ; ses exp riences professionnelles (p. ex. : stages, p riodes de volontariat international en entreprise, emplois occup s) ; sa formation (p. ex. : dipl mes, certifications etc.) ; l valuation de ses aptitudes et comp tences (telles que les r sultats des tests de connaissances, de logique, de personnalit , etc.). En pratique, ces informations figurent sur divers types de supports (curriculum vitae (CV), lettres de motivation, tests r alis s par le recruteur, certificats de travail, etc.)

5 Ou peuvent tre obtenues directement au cours de l entretien d embauche (pour plus d information, voir la fiche n 5 de ce guide ). L ensemble de ces informations constitue des donn es caract re personnel relatives au candidat concern . Quels sont les traitements de donn es mis en uvre dans le cadre du recrutement ? La notion de traitement d signe toute op ration ou tout ensemble d op rations (qu elles soient automatis es ou non) portant sur des donn es caract re personnel. Il peut notamment s agir de la collecte, l enregistrement, l organisation, la structuration, la conservation, la consultation, l utilisation ou encore la destruction de telles donn es. Dans le cadre de la recherche de profils de candidats pertinents, de l analyse des candidatures, et de la mesure de leurs aptitudes professionnelles, les recruteurs sont amen s acc der, utiliser, conserver et, au bout d un certain temps, d truire, des informations personnelles concernant les candidats un emploi.

6 Ces actions constituent, cet gard, autant d op rations de traitement de donn es caract re personnel. En pratique, les formes de traitements de donn es caract re personnel constitu s des fins de recrutement sont multiples. titre d illustration, le tableau suivant recense quelques types de traitements consistant collecter des donn es relatives aux candidats : 4 Collecte directe (aupr s des candidats) Collecte indirecte (aupr s des tiers r f rents, consultants, etc.) Donn es brutes , obtenues par le recruteur aupr s d une source documents et informations communiqu s spontan ment par le candidat (par exemple, envoi d une candidature libre) documents (CV, dipl mes, pi ces d identit , portfolios, lettres de recommandation, etc.) fournis par le candidat la demande du recruteur r ponses crites (tests de personnalit , d aptitudes, mises en situation, formulaires, etc.)

7 Et orales (entretien d embauche) du candidat ; le cas ch ant, des comptes-rendus d entretien r dig s par le recruteur et reproduisant les r ponses du candidat r f rences concernant le candidat et obtenues aupr s des tiers (anciens employeurs, coll gues dans le cadre d un processus interne, relations professionnelles, personnes pouvant tre contact es et indiqu es par le candidat titre de r f rence, etc.) consultation des services tiers (CV-th ques, r seaux sociaux professionnels, annuaires des anciens tudiants ou des membres d associations, plateformes collaboratives), obtention des r f rences aupr s des anciens employeurs v rifications des CV, dipl mes et exp riences professionnelles via des prestataires sp cialis es Donn es d riv es , d duites par le recruteur r sultats d valuations des r ponses du candidat (sous forme d attribution des scores, notes, cat gories, observations diverses, etc.)

8 Par l employeur ou des tiers comptes-rendus des entretiens, des tests r alis s (personnalit , aptitudes, etc.), des mises en situation, etc., contenant des appr ciations subjectives du recruteur (par exemple sur la pr sentation, l assurance, les qualit s professionnelles du candidat, etc.) constitution des profils des candidats partir des informations disponibles sur des sources ouvertes ou non (r sultats d interrogation de moteurs de recherche, consultation des profils et des activit s sur des r seaux sociaux, recherches, etc.) D autres exemples de traitements utilis s des fins de recrutement incluent la constitution des viviers de candidats, la gestion de plateforme permettant le d p t de candidatures, la r utilisation des donn es collect es pendant la phase de recrutement des fins de gestion RH (pour les candidats retenus), etc.

9 (Pour plus d informations sur les finalit s des traitements utilis s des fins de recrutement , nous vous invitons consulter la fiche n 2 de ce guide ). Attention : La notion de traitement de donn es caract re personnel ne fait pas de diff rence en fonction du support : que les informations relatives un candidat soient contenues dans un dossier papier ou dans un fichier informatis via une solution logicielle, les op rations qui s y rapportent constituent des traitements de donn es caract re personnel. Il est noter que le RGPD ne s applique pas qu aux traitements qui sont effectu s l aide de moyens informatiques. Ainsi par exemple, une simple prise de notes manuscrites lors d un entretien d embauche est un traitement de donn es soumis au RGPD d s lors que ces prises de notes sont conserv es ou class es dans un dossier. A l inverse, ne constitue pas un traitement de donn es 5 caract re personnel soumis au RGPD une prise de notes sur une feuille volante qui ne serait pas conserv e apr s l entretien.

10 Quelles sont les cons quences ? Les traitements de donn es caract re personnel d ploy s par les recruteurs doivent tre conformes aux dispositions du RGPD et de loi Informatique et Libert s . Cela signifie que lorsque le recruteur manipule des informations concernant les candidats, il doit veiller respecter certains principes, garants du respect de leur vie priv e : les informations personnelles fournies par les candidats doivent tre trait es de mani re licite, loyale et transparente. Ainsi, l utilisation par un recruteur d un dispositif de classement des candidatures engendrant des pratiques discriminatoires en lien avec l ge, le sexe, l origine, le handicap ou encore avec le lieu de r sidence des candidats, ne correspond en principe pas un traitement licite des informations transmises par ces derniers, sauf dans l hypoth se o les diff rences de traitement r pondent une exigence professionnelle essentielle et d terminante et pour autant que l objectif soit l gitime et l exigence proportionn e.