Réussir l’organisation d’un événement - Fnac

1 Anthony Babkine Adrien RosierR ussir l organisation d un v nement Groupe Eyrolles, 2011 ISBN : 978-2-212-55244-7 Groupe est-ce que l v nementiel ? .. 2Qu est-ce que la communication v nementielle ? .. 2 Naissance et volution de l' v nementiel .. 41 - L v nement : cr ez votre propre manifestation .. 7 Faire passer un message .. 7 Les tapes de la cr ation d un v nement .. 9D finissez vos objectifs .. 9Le choix du type d v nement .. 1010 CONSEILS POUR CR ER UN STAND SUR UN SALON .. 13La r alisation d un brief .. 16Le choix du lieu : la premi re pierre de l v nement .. 21 Les types de lieux .. 242 - Le financement : valuez et ma trisez le budget de votre v nement .. 29 Trouver un financement .. 29 Les financements publics .. 30 Les financements priv s .. 3310 CONSEILS POUR R ALISER UN SPONSORING.

2 34G rer et suivre son budget .. 39L v nementiel et ses ratios .. 40Le pr visionnel, votre meilleur alli .. 41R ussir l organisation d un v nementVI Groupe Eyrolles3 - L animation : choisissez les prestations qui vous correspondent .. 45 Vos quipes op rationnelles .. 45Le staff .. 45 Les diff rents types de prestataires .. 49La prestation technique .. 50La s curit .. 52La restauration .. 55La d coration du lieu .. 57L animation artistique .. 5910 CONSEILS POUR TROUVER LES ARTISTES DE VOTRE V NEMENT .. 61 Les performers : un arc-en-ciel d animateurs .. 63Le DJ et ses acolytes .. 64La t te d affiche .. 6710 CONSEILS POUR BOOKER UN ARTISTE .. 684 - La communication : suscitez l adh sion du public .. 73La strat gie de communication v nementielle .. 73 Les cibles de communication : votre futur public.

3 74Le choix de l v nement selon votre cible .. 76La cr ation de la communication .. 7810 CONSEILS POUR COMMUNIQUER .. 79 Les moyens et supports de communication .. 83 Les classiques : les mass m dia .. 8310 CONSEILS POUR R USSIR SON COMMUNIQU DE PRESSE .. 91M dias tactiques et de proximit .. 95 Internet et les m dias sociaux .. 10510 CONSEILS POUR CR ER UN MINI-SITE WEB .. 10510 CONSEILS POUR VALORISER VOTRE V NEMENT SUR FACEBOOK .. 1095 - Le management : managez l v nement et le jour J .. 121Le management du projet .. 121 Les outils du management v nementiel .. 124 VII Groupe EyrollesSommaireLe r troplanning global de l v nement .. 125 Les multiples plannings du jour J .. 126Le plan du lieu .. 127Le briefing par poste .. 127La gestion des liquidit s .. 128 Gestion et management du jour J .. 129 Les qualit s d un bon organisateur.

4 129Pr parez-vous au grand jour .. 130 Coordonnez et managez l v nement .. 131La gestion humaine de l v nement .. 1376 - La l gislation : respectez les notions de droit et les r gles du jeu .. 141Le cadre l gal des lieux .. 141 Les tablissements recevant du public (ERP) .. 141 Les cas particulier des lieux temporaires .. 143 Les nuisances sonores .. 145Le cadre l gal des normes d quipements .. 147 quipement pour les personnes mobilit r duite .. 148 Les mati res aux normes .. 149Le cadre l gal pour les employ s et b n 150La l gislation sur les intermittents du spectacle .. 150La l gislation sur l organisateur occasionnel .. 151Le cadre l gal de la communication .. 152 Les mentions obligatoires .. 152Le cadre l gal des donn es personnelles : la Cnil .. 153 Les autorisations et les licences.

5 153La licence d entrepreneur du spectacle .. 153Le spectacle vivant et ses licences .. 154Le cadre l gal des licences d alcool .. 155Pr venir les autorit s et les institutions publiques .. 156Le cadre l gal de la billetterie .. 157R ussir l organisation d un v nementVIII Groupe EyrollesLa redevance des droits d auteurs .. 158La Sacem .. 158La SDRM ou la petite s ur de la Sacem .. 160 Les assurances .. 1617 - Le ROI : estimez les retomb es et le retour sur investissement .. 163La mesure du retour sur investissement .. 163La p rennit de l v nement pass .. 165La fid lisation du public .. 16610 CONSEILS POUR PLACER CHAQUE INVIT AU C UR DE L V NEMENT GR CE AUX NOUVELLES TECHNOLOGIES .. 1 - Brief de vos besoins .. 177 Annexe 2 - Check-list du lieu de l v nement .. 181 Annexe 3 - R ussir sa campagne e-mailing.

6 183 Annexe 4 - R troplanning global .. 185 Annexe 5 - Mod le de lettre pour les autorit s .. 188 Annexe 6 - Classification des ERP .. 189 Annexe 7 - Demande de la licence d entrepreneur du spectacle .. 190 Annexe 8 - Demande d autorisation aupr s de la Sacem .. Groupe EyrollesIntroductionOrganiser un v nement n est pas une t che facile, cela demande de l exp rience et des connaissances sp cifiques. En effet, on ne s im-provise pas organisateur d v nement : c est un m tier part enti objectif de cet ouvrage est d aider l organisateur d butant dans sa premi re r alisation, en lui donnant de bons conseils, en le guidant dans cet univers magique mais impitoyable qu est le monde de l v guide d efficacit professionnelle est destin celles et ceux qui souhaitent s investir dans l organisation d un v nement et qui cherchent des informations plus pr cises quant la gestion d un projet v nementiel.

7 Au-del de 1 500 personnes, la cr ation d une quelconque manifestation n cessite des moyens plus importants et une tout autre responsabilit (licence d entrepreneur du spectacle, commissions de s curit , etc.).Au fil de ce guide, vous d couvrirez que le r le du cr ateur d v -nement est comparable celui d un chef d orchestre. Il en va de sa responsabilit de faire vivre l v nement, d assurer la satisfaction du public, d orchestrer les prestataires et d accorder les diff rentes tapes pour une r ussite sans fausse ussir l organisation d un v nement2 Groupe EyrollesQu est-ce que l v nementiel ?L v nementiel est le fait d organiser une manifestation, de r unir dans un m me lieu des individus cibl s pour une occasion pr cise et un moment d termin .Dans notre soci t actuelle, l v nementiel repr sente un secteur d activit du tertiaire.

8 Il propose l organisation d v nements par des professionnels, pour des particuliers (B2C) ou d autres profes-sionnels (B2B).Cet v nement est souvent con u et r alis par une agence de com-munication sp cialis e, appel e agence v nementielle . Il peut aussi tre r alis en interne par le service communication d une entreprise ou encore par des b n voles d associations. Qu est-ce que la communication v nementielle ?L v nementiel est avant tout un moyen de communication hors m dia, interne ou externe, utilis par une entreprise, une institution ou une associtaion dans le but de transmettre un message pr cis de mani re originale et s agit d informer, de rassembler, de f d rer autour d un l ment quel qu il soit, par le biais d un v nement. Plus g n ralement, il fait partie de l univers de la communication et permet de se ren-contrer de mani re plus humaine.

9 Cette action de communication ponctuelle est destin e marquer les esprits dans un but pr cis et d termin par le commanditaire (personne morale ou physique).Il est possible de diff rencier la communication v nementielle des autres formes de communication gr ce sa capacit r unir les 3 Groupe Eyrolles Introductionindividus et de cr er un r el espace de communication. De plus, contrairement aux autres m dias , la communication v nemen-tielle est pluri-sensorielle. En effet, elle peut toucher les cinq sens de son auditoire et permet ainsi une meilleure m morisation de ce que l on souhaite transmettre au de m dias traditionnels sont sens unique, c est- -dire d une transmission de l metteur vers le r cepteur. Ici, l interaction avec le public est possible et d autant plus b n fique pour la r ussite de l v nement, donc de l action de communication.

10 On parle alors de communication 360 car elle utilise plusieurs moyens afin de transmettre son ouvrage, bien qu ayant pour but de vous donner les cl s pour r ussir vous-m me un v nement priv ou public, n a pas pour voca-tion de remplacer ou de concurrencer les agences v nementielles. Bien entendu, vous ne serez jamais mieux servi que par les v ritables professionnels et leur il expert. Leur intervention est alors fonction de l ampleur et de l ambition donn e votre manifestation. R ussir l organisation d un v nement4 Groupe EyrollesNaissance et volution de l' v nementielLes v nements ont toujours exist et ponctu l histoire des civili-sations. Le besoin de rupture du quotidien, de rencontre et de f te reste important, voire vital pour mieux vivre au sein d une soci t de plus en plus est difficile de dater pr cis ment la naissance de l v nementiel.