Chapitre 1 : la comptabilité de caisse

1 Francis Malherbe 1 Chapitre 1 : la comptabilit de caisse La comptabilit de caisse l'origine de la comptabilit de caisse se trouve l'id e que, pour limiter les risques de d tournement, seule une personne ( ventuellement plusieurs), le caissier, doit tre habilit e percevoir de l'argent et effectuer des paiements pour le compte de l'entreprise. Les diff rents responsables de l'entreprise n'ont pas ce pouvoir et ils ne peuvent que donner des ordres au caissier, celui-ci n'ayant de son c t aucun pouvoir d'initiative et ne devant qu'ex cuter les ordres. Pour viter les contestations, seuls les ordres crits sont valables. Pour contr ler les mouvements d'argent, il suffit alors de contr ler le caissier. Pour cela, le plus efficace est d'enregistrer syst matiquement les entr es et sorties en caisse partir de documents justificatifs.

2 Par exemple, lorsqu'un client paye la caisse , il exige un re u ou un ticket, soit pour prendre possession de son achat, soit pour viter d' tre accus de vol. De m me, le caissier n'accepte de donner l'argent de la caisse son responsable qu'en change d'un re u. Tous ces documents mis ou re us par le caissier sont des pi ces justificatives qui vont tre enregistr es par le comptable. La comptabilit telle que nous la connaissons est ainsi n e de la conjonction de trois facteurs : Une relation fondamentale Pour toute p riode, la relation suivante est toujours v rifi e : Encaisse de d but + encaissements = d caissements + encaisse de fin Seul le caissier doit tre habilit percevoir et verser de l'argent pour le compte de l'entreprise Francis Malherbe 2 Encaissements D caissements Encaisse de fin Encaisse de d but Cette galit signifie simplement que, si l'on consid re une p riode, au d but il pouvait y avoir de l'argent dans la caisse (encaisse de d but), puis de l'argent est entr (encaissements).

3 Cet argent est n cessairement soit sorti (d caissements), soit rest dans la caisse (encaisse de fin). Cette galit peut galement s' crire : Encaisse de fin = encaisse de d but + encaissements d caissements Ainsi, si l'encaisse de d but est connue et si les pi ces justificatives d'encaissements et de d caissements sont disponibles, il suffit de compter l'encaisse de fin de p riode pour v rifier l'absence de d tournement de la part du caissier. Un principe de pr caution Pour que le contr le soit efficace, il ne suffit pas que toutes les op rations d'encaissements et de d caissements soient r guli rement enregistr es et bas es sur des documents justificatifs, il faut galement que les critures ne puissent pas tre modifi es apr s la v rification de la caisse car, sinon, il faudrait v rifier nouveau toutes les op rations depuis la cr ation de l'entreprise chaque contr le.

4 Aussi, l'un des principes de base de la tenue des comptes est que toutes les critures doivent tre pass es r guli rement de mani re chronologique, tout retour en arri re devant tre rendu impossible, les ventuelles erreurs tant, non pas effac es, mais annul es par des critures de sens contraire. Toutes les critures doivent tre pass es r guli rement de mani re chronologique Francis Malherbe 3 Un probl me pratique Au moment de la naissance de la comptabilit les calculatrices n'existaient pas et le moyen le plus simple pour additionner des entr es compt es positivement et des sorties compt es n gativement tait de s parer les entr es des sorties de mani re n'avoir qu'une seule soustraction faire. Par exemple, supposons que l'on d sire enregistrer les op rations suivantes : Apport en capital 900 Achat de marchandises 800 Vente de marchandises 1000 Achat de marchandises 400 Paiement d'un salaire 200 Vente de marchandises 300 Il faudrait faire les calculs suivants : Apport en capital + 900 Achat de marchandises 800 Vente de marchandises + 1000 Achat de marchandises 400 Paiement d'un salaire 200 Vente de marchandises + 300 Ce genre de calcul n'est pas facile faire la main, surtout si les chiffres sont nombreux.

5 La solution ce probl me a consist enregistrer les entr es et les sorties de mani re chronologique, mais s par ment dans des colonnes diff rentes. Le total des entr es et celui des sorties pouvaient ainsi simplement tre effectu s s par ment et la seule soustraction consistait faire la diff rence entre ces deux totaux. Les entr es ont t naturellement enregistr es dans la colonne de gauche puisqu'elles ont n cessairement lieu avant les sorties et que, en Italie, pays d'o est issu le premier ouvrage de comptabilit , on crit de gauche droite. Les sorties ont donc t enregistr es dans la colonne de droite. Francis Malherbe 4 + Apport en capital 900 Achat de marchandises 800 Vente de marchandises 1000 Achat de marchandises 400 Paiement d'un salaire 200 Vente de marchandises 300 Total 2200 1400 D bit, cr dit, solde Les comptables ont donn aux colonnes des noms qui font r f rence aux pi ces justificatives servant de base aux enregistrements dans les comptes.

6 Ainsi, la colonne de gauche, celle des entr es, a pris le nom de d bit, la colonne de droite celui de cr dit. Le mot d bit correspond au verbe latin debere qui signifie devoir. Il indique simplement que le caissier n'est pas propri taire de l'argent qui entre dans sa caisse et qu'il doit donc pouvoir le rendre. Le mot cr dit correspond au verbe latin credere qui signifie croire, il signifie qu'en change de toute sortie d'argent le caissier re oit une pi ce justificative qui lui permet d' tre cru lors d'un contr le. Un compte de caisse se pr sente donc sous la forme suivante : D bit Cr dit Apport en capital 900 Achat de marchandises 800 Vente de marchandises 1000 Achat de marchandises 400 Paiement d'un salaire 200 Vente de marchandises 300 Total 2200 1400 Le mot d bit indique que le caissier doit rendre l'argent entr dans sa caisse Francis Malherbe 5 Le comptable contr le la caisse sur la base de pi ces justificatives.

7 Certaines de ces pi ces justificatives sont d tenues par le caissier, elles sont mises par les responsables de l'entreprise qui lui ont demand d'effectuer un paiement, d'autres sont mises par le caissier et d tenues par ceux qui ont d pos de l'argent la caisse . Les pi ces justificatives pr sentent pour ceux qui les d tiennent le caract re d'une cr ance, au sens habituel du terme, et pour ceux qui les ont mis le caract re d'une dette. Pour s'en convaincre, il suffit de consid rer que, si les comptables ne savaient pas calculer, un moyen simple de v rifier la caisse serait de : commencer par rembourser le caissier de ses d caissements en change des pi ces justificatives qu'il d tient (cr ances du caissier sur l'entreprise / dettes de l'entreprise envers le caissier), lui demander ensuite de rendre les sommes qu'il a encaiss au nom de l'entreprise en change des pi ces justificatives d tenues par l'entreprise (cr ances de l'entreprise sur le caissier / dettes du caissier envers l'entreprise).

8 Mais les comptables savent calculer, aussi, pour viter cette v rification fastidieuse, ils ont invent le solde. Le solde du compte est, par d finition, le montant qui quilibre le total des deux colonnes. Entr es Sorties Solde Dans notre exemple, le solde est gal 2200 1400 = 800. Il montre quel est le montant de l'encaisse la fin de l'exercice. Cependant, cela n'est vrai que s'il n'y avait aucune encaisse au d but de l'exercice. En effet, s'il y avait, par exemple, 500 dans la caisse en d but d'exercice, le montant de la caisse en fin d'exercice ne serait pas 800 mais 800+500=1300. Le mot cr dit signifie qu'en change d'une sortie d'argent le caissier re oit une pi ce justificative qui lui permet d' tre cru lors d'un contr le Francis Malherbe 6 Notons galement que le compte caisse est tenu du point de vue du caissier puisque la colonne D bit enregistre les dettes du caissier envers l'entreprise et non celles de l'entreprise envers le caissier.

9 Flux et stocks Il faut souligner ici l'importance du d coupage du temps par les comptables en p riodes appel es exercices et le lien qui est tabli entre les comptes de deux exercices cons cutifs. Tout compte peut, en th orie, tre trait de deux mani res diff rentes selon que l'on veut que son solde puisse tre interpr t comme un flux ou comme un stock. Un flux correspond une p riode, un stock une date. Ainsi, le total des encaissements pendant une ann e correspond un flux, le montant de l'encaisse un instant donn , par exemple au moment de la v rification de la caisse , correspond un stock. Le mot stock est utilis ici dans un sens familier aux conomistes, plus large que celui qu'utilisent habituellement les comptables d'entreprise. Comme tout compte, le compte caisse peut donc tre trait soit comme un compte de flux, soit comme un compte de stock, selon ce que l'on cherche mesurer.

10 La diff rence entre les deux r side dans la reprise ou non, du solde de cl ture l'ouverture de l'exercice suivant. Un compte de flux ne reprend pas le solde de l'exercice pr c dent et son solde de fin d'exercice montre la diff rence entre les entr es et les sorties, c'est- -dire ici la variation d'encaisse. Un compte de stock reprend l'ouverture le solde de l'exercice pr c dent et son solde en fin d'exercice correspond au montant de l'encaisse en fin d'exercice. Dans l'exemple suivant, le premier compte est un compte de flux, le second un compte de stock. Compte de caisse trait en flux D bit Cr dit Vente de marchandises 800 Paiement d'un salaire 300 Achat de marchandises 400 Solde 100 Total 800 800 Le compte caisse est trait comme un compte de stock Francis Malherbe 7 Compte de caisse trait en stock D bit Cr dit Solde de l'exercice pr c dent 800 Vente de marchandises 800 Paiement d'un salaire 300 Achat de marchandises 400 Solde 900 Total 1600 1600 Ainsi de l' galit fondamentale : Encaisse de d but + entr es = sorties + encaisse de fin Entr es Sorties Encaisse de fin Encaisse de d but On peut d duire deux comptes, un compte de flux et un compte de stock.