1.1 INSTRUCTIVO - GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN …

1 PROCESO EVALUACION INSTITUCIONAL Fecha de Revisi n 7 de junio de 2007. SUBPROCESO EVALUACION INDEPENDIENTE Fecha de Aprobaci n junio 2007. INSTRUCTIVO - GU A PARA LA ELABORACI N. Versi n 1. DEL PLAN DE VISITA DE auditoria . INS-EV EI-006 P gina 1. INSTRUCTIVO - GU A PARA LA ELABORACI N DEL PLAN DE VISITA. DE auditoria . GU A. Para la elaboraci n del Plan de Visita de Auditor a a una dependencia, proceso o funci n de la Procuradur a General de la Naci n. 1. DESCRIPCI N. El auditor define la secuencia de actividades para realizar la visita de auditor a, define los objetivos, el alcance, las fechas, prepara los formatos, formularios y listas de chequeo y dem s papeles de trabajo. 2. OBJETIVOS. Definir el plan de trabajo del auditor y organizar la labor in situ. 3. REQUISITOS. Recursos f sicos, tecnol gicos y presupuestales para el desarrollo de la visita, comunicaci n de equipo auditor. 4. OPERACI N.

2 El auditor (enti ndase equipo o servidor designado) cumple con las siguientes tareas: a. Elaborar el Plan de Visita de Auditor a. i. Precisar los detalles de la auditor a tales como: Determinaci n del tipo de auditoria . Determinaci n de equipos y medios de almacenamiento electr nico a utilizar. Consideraci n y definici n de fechas, inicio y terminaci n, actividades in situ, preparaci n y entrega de informe. Asignaci n de tareas al equipo auditor. Determinaci n de recursos necesarios. ii. Definir: Objetivos Alcance Antecedentes b. Someter el Plan de Visita de Auditor a a aprobaci n del Jefe de la Oficina de Control Interno c. Generar comunicaciones necesarias. d. Abrir archivo documental de la auditoria . Se solicita inicialmente considerar que el Plan de Visita de Auditor a: Implanta la estrategia de auditoria determinada en el plan Operativo Anual POA preparado por la OCI. Define las alternativas y las l neas de acci n, de conformidad con lo establecido en la planeaci n estrat gica, relacionada con las oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades detectadas en el mapa de riesgos.

3 Comprende la precisi n de los programas de auditoria , adem s permiten evaluar el cumplimiento del Plan de Desarrollo de la Entidad y los Planes Operativos Anuales de las dependencias. Debe enfocarse a evaluar los resultados, los procesos, el cumplimiento normativo, para recomendar la elaboraci n y aplicaci n de los planes de mejoramiento, seguimiento y evaluaci n, dando aplicaci n al sistema de control interno. Debe ser planeado en forma general todo trabajo de auditoria antes de ejecutarlo y detallarlo al inicio de cada fase de la auditoria . Por regla general, se debe prever la totalidad del trabajo a desarrollar, los objetivos, el tiempo de duraci n, los procedimientos, los medios y recursos con los cuales se cuenta antes de iniciar cualquier visita de auditoria . El equipo de trabajo determinar en el control de gesti n de resultados, la verificaci n del cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en el POA.

4 Se determinar a trav s de indicadores tales como: o Programas ejecutados/ Programas proyectados. o Porcentaje de situaciones detectadas y corregidas de manera efectiva o Porcentaje de cumplimiento de los programas de auditoria proyectados en el POA. o Porcentaje de deficiencias determinadas a trav s de los cuestionarios de evaluaci n de control interno. o Porcentaje de elaboraci n de programas de auditoria para las reas, a las cuales no se hayan preestablecido. o Porcentaje de investigaciones que se generen como causa de fallas en los procesos o Porcentaje de los errores presentados en los informes, registros, estados financieros y otros. o Porcentaje de seguimiento en los procesos auditados a partir de las recomendaciones de auditoria . Definir el control al riesgo. Seg n las normas internacionales de auditoria , (SAS. N 47), significa: el riesgo que el auditor d una opini n inapropiada. El riesgo en la auditoria tiene tres componentes: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de detecci n.

5 O Riesgo Inherente: Que est unido o relacionado directamente a los procesos de la entidad. o Riesgo de control: Es la posibilidad de que el Sistema de Control Interno no prevea o no detecte oportunamente errores importantes. o Riesgo de detecci n. Es la posibilidad de que los errores importantes no sean detectados mediante la aplicaci n de pruebas sustantivas. Dise o del Plan de Visita de Auditor a Cuando se decida la realizaci n de la auditor a se debe considerar lo siguiente: Determinar el equipo de c mputo y directorio donde se consolidar la informaci n correspondiente a la visita, siguiendo las siguientes indicaciones para el diligenciamiento del formato de Registro REG-OCI-000 Plan de Auditor a: Creaci n y definici n de la auditoria Detalles de la auditoria Como se nombra la auditoria . El nombre debe ser comprensivo del compromiso de auditor a que se adquiere, indicar el proceso o la dependencia, as como el o los meses en que se realizar la revisi n, en caso de existir cortes determinarlo, por ejemplo: o Auditor a a los procesos de contrataci n a trav s de licitaci n p blica de la vigencia 2006 septiembre y octubre de 2006.

6 O Auditor a al proceso de n mina enero y febrero 2006. o Auditor a a los procesos de servicio al usuario de la Oficina de Sistemas julio y mayo 2006. Departamento Indicar el nombre de la dependencia o proceso, por ejemplo: Oficina de Planeaci n Oficina de Selecci n y Carrera Proceso de convocatoria a concursos Auditor Asignado De la lista de auditores, una vez sea creado el archivo se selecciona el auditor o equipo. Fecha inicio planeada Corresponde al d a, mes y a o en que se prev iniciar la auditoria o evaluaci n. Planeaci n Definici n del proceso que se seguir . Considere las anotaciones que pueden existir sobre el rea o proceso, el se alamiento de situaciones que deben ser conocidas por el auditor en forma previa, por informaci n proveniente de fuentes fidedignas. Cronograma Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoria . Siguiendo la Norma T cnica Colombiana NTC-19011: 2002 Directrices para la Auditor a de los Sistemas de Gesti n de la Calidad, as como por las buenas pr cticas institucionales se considera que la secuencia adecuada ser a la siguiente: Preparaci n del Plan de Auditor a Asignaci n de las tareas al equipo auditor Preparaci n de los documentos de trabajo Realizaci n de la reuni n de apertura.

7 Fecha prevista para su celebraci n. Recopilaci n y verificaci n de la informaci n Generaci n de hallazgos de la auditor a Preparaci n de las conclusiones de la auditor a Realizaci n de la reuni n de cierre. Fecha prevista para su celebraci n. Preparaci n del informe de auditor a Aprobaci n y distribuci n del informe de auditor a Finalizaci n de la auditor a Realizaci n de las actividades de seguimiento. En este caso de refiere a las fechas en las cuales ser n requeridos informes de avance en el desarrollo de los planes de mejoramiento de acuerdo con las observaciones recibidas por parte de la auditor a. Tiempo/Gastos Se refiere a los recursos que son requeridos para el proceso tales como: Vi ticos, pasajes, as como a la definici n del tiempo requerido para desarrollar la auditoria . Personal Se toma la relaci n del personal de la Oficina de Control Interno y se selecciona solamente al personal que trabajar en la auditoria .

8 Papeles de trabajo En este se colocan documentos relacionados con el rea objeto de auditoria , tales como mapas de riesgos, manual de procesos, POA, o incluso evaluaciones anteriores. Determinaci n del tipo de auditoria : Paso a paso o de riesgos La decisi n sobre el tipo de auditoria a realizar determina sustancialmente la realizaci n de la auditoria , es una decisi n clave para el xito de la misma y su determinaci n final es de competencia del Jefe de la Oficina de Control Interno. Se diligencia la informaci n correspondiente al Resumen Ejecutivo. Se deben definir los siguientes aspectos en este proceso: a. Objetivos b. Alcance c. Antecedentes Objetivos Es necesario precisar el prop sito de la visita y registrarlo en el Resumen Ejecutivo; para el efecto se debe considerar que los objetivos de control se relacionen con los aspectos esenciales de un tema o proceso. En las gu as se encuentran objetivos gen ricos a ser valorados.

9 Es necesario considerar en la redacci n que se utilice un verbo en infinitivo y que sea de f cil comprensi n a nivel institucional, de igual manera es conveniente considerar un objetivo general y objetivos espec ficos, por ejemplo: Objetivo general: Ejercer el control de gesti n sobre la informaci n de la gesti n disciplinaria de la Procuradur a Regional Choco.. Objetivo espec fico: Verificar que la informaci n contenida en el sistema GEDIS sea concordante con la existente f sicamente en los expedientes . Recuerde en relaci n con los objetivos considerar: Determinar con precisi n los objetivos de la auditoria que se va a practicar. Aplicar y utilizar las nuevas modalidades, t cnicas y herramientas de auditoria . Establecer esta gu a como obra de consulta constante sobre conceptos, definiciones, procesos, fases y t cnicas de auditoria y papeles de trabajo entre otros. Obtener elementos para planificar el funcionamiento de la actividad de control interno, con la mayor eficacia del servicio de auditoria interna .

10 Alcance Se procede a la definici n del Alcance, que es el compromiso de la auditor a, se refiere a las reas que se auditan, las fechas que se incluyen en la evaluaci n como corte de los reportes de expedientes. Se procede a la inclusi n del Alcance, que se refiere a las reas que se auditan, las fechas que se incluyen en la evaluaci n como corte de los reportes de expedientes, los procesos o procedimientos que se incluyen, las cuentas a revisar, etc. Por ejemplo: Procesos disciplinarios activos a fecha d a de mes de a o, en la Dependencia aaaa. Parque automotor asignado al nivel central y que sea de propiedad de la entidad. Ejecuci n presupuestal correspondiente a la vigencia 2006 por el concepto de gastos generales, del nivel central. Antecedentes Se incluye la informaci n relativa a justificaci n de la realizaci n de la auditor a e informaci n relevante que debe ser considerada por el auditor: las observaciones de visitas anteriores y las recomendaciones de auditor a las consideraciones que tiene el auditor al analizar las cifras consolidadas de gesti n hechos especiales de los cuales se tiene conocimiento y son objeto de verificaci n Las m s comunes motivaciones para iniciar el desarrollo de una auditor a son las siguientes: el cumplimiento del Plan Operativo Anual POA.