DIRECTIVE SUR LES FRAIS REMBOURSABLES LORS D'UN …

1 Vol. Ch. Suj. Pce. 6 1 1 11 Recueil des politiques de gestion Page: mise le: 1 2022-04-05 pour information, consultez la liste t l phonique pour le volume 6 la pi ce 6 0 0 1. 194603 du 30 mars 2000 modifi par 196515 du 29 mai 2001 196926 du 14 ao t 2001 198519 du 25 juin 2002 199959 du 25 juin 2003 201786 du 7 d cembre 2004 202709 du 2 ao t 2005 202754 du 30 ao t 2005 210610 du 20 septembre 2011 211278 du 27 mars 2012 212377 du 26 mars 2013 214077 du 12 ao t 2014 214152 du 30 septembre 2014 215311 du 6 juillet 2015 216155 du 22 mars 2016 225480 du 11 janvier 2022 DIRECTIVE SUR LES FRAIS REMBOURSABLES lors D'UN D PLACEMENT ET AUTRES FRAIS INH RENTS SECTION 1 : CHAMP D'APPLICATION ET D FINITIONS 1.

2 La pr sente DIRECTIVE s'applique aux minist res et organismes dont le personnel est nomm suivant la Loi sur la fonction publique ( , c. ). 2. Dans la pr sente DIRECTIVE , moins que le contexte n'indique un sens diff rent, on entend par : assignation : l affectation temporaire d un employ un point, lieu ou territoire de travail autre que son port d attache habituel, pour une p riode minimum de plus de quinze jours ouvrables cons cutifs. Cette mesure s applique galement pendant la p riode pr c dant le d m nagement effectif de l employ ; d placement : un voyage autoris , effectu par un employ dans l'exercice de ses attributions, et au cours duquel il supporte notamment des FRAIS de transport , de logement ou de repas; employ itin rant : l employ qui exerce r guli rement ses attributions principales et habituelles en d placement ou dont le port d attache, lieu ou point de travail sont modifi s occasionnellement pour une p riode temporaire.

3 Ses attributions g n ralement de nature administrative consistent effectuer des activit s de v rification, d inspection ou autres activit s administratives connexes reli es l application des lois et r glements en vigueur dans son secteur d activit ; Vol. Ch. Suj. Pce. 6 1 1 11 Recueil des politiques de gestion Page: mise le: 2 2022-04-05 employ travaillant l'ext rieur : l'employ qui exerce ses attributions principales et habituelles surtout en dehors d'un bureau ou d'un tablissement ferm , soit en plein air, sur le terrain ou sur les chantiers, et dont le travail est g n ralement manuel ou consiste faire des observations, des relev s, exercer une surveillance, patrouiller ou ex cuter d'autres activit s ext rieures semblables; jour : espace de temps d une dur e de 24 heures s coulant de 0 h 24 h.

4 Jour complet en d placement : p riode comportant trois repas cons cutifs (d jeuner, d ner, souper) selon les heures d admissibilit pr vues par le sous- ministre ou le dirigeant d organisme; ces trois repas cons cutifs peuvent se situer sur deux jours; le repas de nuit n est pas inclus dans le calcul des trois repas cons cutifs; pi ce justificative : un document, notamment une facture, qui atteste qu une d pense est encourue lors d un d placement, contenant principalement les l ments suivants : la date de la transaction, le montant, la nature de la d pense et le nom ou la raison sociale de l metteur; ce document peut galement servir de preuve de d placement; port d'attache : le lieu de travail ou le point de travail habituel d termin par le sous-ministre ou le dirigeant d organisme o l employ re oit r guli rement ses instructions, rend compte de ses activit s et partir duquel il effectue habituellement ses d placements.

5 R union interminist rielle : une r union tenue par plusieurs minist res ou organismes laquelle participe un certain nombre de leurs employ s, dans le but de discuter de projets communs ou compl mentaires, d orientations communes ou compl mentaires ou d'aspects communs ou compl mentaires de leur administration, et laquelle peuvent galement participer des personnes de l'ext rieur de la fonction publique; r union minist rielle : une r union tenue par un minist re ou un organisme laquelle participe un certain nombre de ses employ s, dans le but de discuter de projets, d orientations ou de diff rents aspects de l'administration du minist re ou de l'organisme, et laquelle peuvent galement participer des personnes de l'ext rieur de la fonction publique.

6 Territoire habituel de travail : le territoire o est situ le port d'attache d'un employ , limit g ographiquement selon les structures administratives du minist re ou de l'organisme, d fini selon les besoins habituels du travail, et l'int rieur duquel l'employ ne supporte pas habituellement de FRAIS de logement lors de ses d placements. transport en commun : transport collectif visant transporter plusieurs personnes simultan ment, et ce, sur un m me trajet. Il est g n ralement accessible en contrepartie d un titre de transport , tel qu un billet. Par exemple, on entend par moyen de transport en commun l autobus, le m tro, le train. SECTION II : PRINCIPES G N RAUX 3. Le sous-ministre ou le dirigeant d organisme est imputable de la gestion et de l application de la pr sente DIRECTIVE dans une orientation visant l utilisation optimale des ressources humaines, mat rielles et financi res requises lors des d placements effectu s par des employ s pour assumer la mission de son minist re ou organisme.

7 Vol. Ch. Suj. Pce. 6 1 1 11 Recueil des politiques de gestion Page: mise le: 3 2022-04-05 Le sous-ministre ou le dirigeant d organisme tablit, en tenant compte du contexte op rationnel ou sp cifique de son minist re ou organisme, les lignes directrices concernant la gestion des FRAIS de d placement et des autres FRAIS et indemnit s REMBOURSABLES et ce, sous r serve des dispositions pr vues la pr sente DIRECTIVE . Ces lignes directrices portent notamment sur les l ments suivants : a) les modalit s de remboursement des FRAIS et indemnit s admissibles ainsi que les heures d admissibilit pour le remboursement des repas pris durant un d placement; b) les modalit s et d lais relatifs la production d une r clamation; c) les proc dures de contr le incluant les pi ces justificatives appropri es relativement aux FRAIS de transport , de repas, d h bergement, d assignation et des autres FRAIS inh rents un d placement; d) la d termination des territoires habituels de travail et l identification des employ s travaillant l ext rieur ou des employ s itin rants.

8 E) la d termination des crit res d admissibilit particuliers relatifs au remboursement des FRAIS de repas ou de transport des employ s travaillant l'ext rieur ou des employ s itin rants; f) la d termination des crit res d admissibilit relatifs au remboursement des FRAIS de repas ou de transport lors d assignation sans s jour. lors de circonstances particuli res justifiables reli es aux besoins du travail, le sous-ministre ou le dirigeant d organisme peut par crit d terminer deux ports d attache un employ pour une p riode de plus de quinze jours ouvrables cons cutifs. Le second port d attache doit cependant tre situ l int rieur d un rayon de 50 kilom tres du port d attache initial.

9 Toutefois, le sous-ministre ou le dirigeant d organisme peut autoriser le paiement de FRAIS de transport additionnels ceux habituellement encourus par l employ . 4. Dans le cadre des lignes directrices qu il a tablies et de la fa on la plus conomique possible, le sous-ministre ou le dirigeant d organisme d cide de l'opportunit d'un d placement et de sa dur e. cet effet, il tablit les moyens de transport utiliser l occasion de ce d placement et, dans la mesure du possible, il favorise le transport en commun. Il fixe les conditions de logement et de repas de l'employ l'occasion de ce d placement ou lors d'une assignation et ce, en tenant compte des commodit s mises la disposition de l employ ou des tarifs pr f rentiels n goci s avec certains fournisseurs de services.

10 De plus, il d termine galement le port d attache ou le domicile comme point de d part de l employ pour fins de d placement. lors de circonstances particuli res justifiables, le sous-ministre ou le dirigeant d organisme peut autoriser le remboursement de certains FRAIS inh rents ou l occasion d un d placement lesquels peuvent tre sup rieurs la tarification tablie ou tre non pr vus la pr sente DIRECTIVE , et ce, l exception : Vol. Ch. Suj. Pce. 6 1 1 11 Recueil des politiques de gestion Page: mise le: 4 2022-04-05 a) de la tarification pour le kilom trage pr vue aux articles 8 11; b) des indemnit s forfaitaires pr vues au troisi me alin a de l article 16, pour chaque coucher, et au paragraphe b) du quatri me alin a de cet article, pour les FRAIS d appels t l phoniques personnels; c) de l allocation forfaitaire de coucher pr vue l article 17.