GUÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS …

1 Vicerrectorado de Calidad, Planificaci n Estrat gica y Responsabilidad Social Secretariado de Calidad y Desarrollo Estrat gico GU A PARA LA IDENTIFICACI N Y AN LISIS DE LOS PROCESOS DE LA UNIVERSIDAD DE M LAGA YOLANDA GIL OJEDA y EVA VALLEJO GARC A T cnicas de Calidad y Planificaci n Estrat gica Marzo de 2008 Vicerrectorado de Calidad, Planificaci n Estrat gica y Responsabilidad Social. Secretariado de Calidad y Desarrollo Estrat gica. Gu a para la identificaci n y an lisis de los Procesos de la UMA. P gina 2 de 40. GU A PARA LA IDENTIFICACI N Y AN LISIS DE LOS PROCESOS DE LA UNIVERSIDAD DE M LAGA NDICE 1. INTRODUCCI 3 2. FASES PARA LA IDENTIFICACI N Y AN LISIS DE 3 3.

2 APROBACI N DE LA PLANIFICACI N Y CRONOGRAMA DE 3 4. CONSTITUCI N Y FORMACI N DEL GRUPO DE 4 5. DEFINICI N DE MISI N Y VISI 4 6. IDENTIFICACI N DE LOS GRUPOS DE INTER 5 Necesidades y expectativas de los 5 Fichas de los grupos de inter 7 7. ELABORACI N DEL MAPA DE 7 Clasificaci n de los 9 Identificaci n de los 10 Documentaci n de los 11 Fichas de los 13 8. IDENTIFICACI N Y FICHAS DE 14 9. GESTI N DE LA DOCUMENTACI 16 10. REVISI N DE LOS 16 11. BIBLIOGRAF 18 ANEXOS 19 I. Diagrama de Flujo del Proceso de Identificaci n y An lisis de 19 II. Ejemplos de Misi n y Visi 21 III. Ejemplos de Mapas de 24 IV. Ejemplos de Fichas de Grupos de Inter s, Procesos e 30 V.

3 Ejemplos de Diagramas de 33 VI. Diagramas de Flujo Relacionados con la Revisi n de los 36 Vicerrectorado de Calidad, Planificaci n Estrat gica y Responsabilidad Social. Secretariado de Calidad y Desarrollo Estrat gica. Gu a para la identificaci n y an lisis de los Procesos de la UMA. P gina 3 de 40. 1. INTRODUCCI N En la actualidad, las Administraciones P blicas est n experimentando una transformaci n muy importante en sus estructuras, tratando de ofrecer el mejor servicio y la mejor respuesta a las necesidades de sus usuarios. La Universidad de M laga (en adelante UMA), respondiendo al Contrato Programa firmado con la Junta de Andaluc a y, al Acuerdo del Complemento de Productividad para la Mejora y Calidad de los Servicios que presta el PAS de las Universidades P blicas Andaluzas, , ha de elaborar los mapas de sus procesos administrativos.

4 Con este fin, desde el Vicerrectorado de Calidad, Planificaci n Estrat gica y Responsabilidad Social de la Universidad de M laga, el Secretariado de Calidad y Desarrollo Estrat gico, a trav s de las T cnicas de Calidad y Planificaci n Estrat gica ha elaborado esta Gu a para la identificaci n y an lisis de los Procesos de la Universidad de M laga. Su objeto es que sirva de ayuda a los distintos Servicios y Unidades de la Universidad para la identificaci n y an lisis de sus procesos, contribuyendo a la mejora de los mismos y, de forma decisiva, a estimular los mecanismos de participaci n del PAS en la organizaci n del trabajo. Los mapas de procesos deber n ser aprobados por Consejo de Gobierno, previo informe favorable del Vicerrectorado de Calidad, Planificaci n Estrat gica y Responsabilidad Social.

5 2. FASES PARA LA IDENTIFICACI N Y AN LISIS DE PROCESOS Para afrontar con xito la identificaci n y el an lisis de los procesos, se indican las etapas a seguir: - Aprobaci n, por Consejo de Gobierno, de la planificaci n y cronograma de trabajo. - Constituci n y formaci n del Grupo de Mejora. - Elaboraci n del mapa de procesos y de la documentaci n de los procesos identificados. - Informe t cnico del Secretariado de Calidad y Desarrollo Estrat gico. - Aprobaci n del Consejo de Gobierno y publicaci n en la Web. - Obtenci n de datos e indicadores de procesos y resultados. - Publicaci n de datos e indicadores en la Web. - Revisi n del mapa de procesos. En el Anexo I se incluye un diagrama de flujo con la representaci n del proceso de Identificaci n y An lisis de Procesos.

6 3. APROBACI N DE LA PLANIFICACI N Y CRONOGRAMA DE TRABAJO La Vicegerencia de Organizaci n y Mejora de los Servicios, propondr al Consejo de Gobierno, para su aprobaci n, una planificaci n de c mo se va gestionar la identificaci n y an lisis de los procesos, en los distintos Servicios o Unidades de la UMA, as como la distribuci n temporal de ejecuci n de las distintas fases del trabajo a desarrollar. Vicerrectorado de Calidad, Planificaci n Estrat gica y Responsabilidad Social. Secretariado de Calidad y Desarrollo Estrat gica. Gu a para la identificaci n y an lisis de los Procesos de la UMA. P gina 4 de 40. 4. CONSTITUCI N Y FORMACI N DEL GRUPO DE MEJORA El Grupo de Mejora estar formado por un n mero de personas, no inferior a 3 ni superior a 6.

7 Ste n mero puede ser superior, en el caso de haber m s de una Unidad en el grupo. El grupo estar liderado por la Direcci n del Servicio, incorporando personas de todos los niveles que conozcan los procesos que se gestionan. En casos puntuales, cuando as lo aconseje la tem tica planteada, se podr n incorporar otras personas del Servicio. La constituci n del grupo se formalizar en un acta y se comunicar a la Vicegerencia de Organizaci n y Mejora Se fijar n las normas de funcionamiento y, para cada una de ellas, se redactar un acta que recoja, entre otros aspectos: asistentes, d a, horas de inicio y finalizaci n, temas tratados y acuerdos alcanzados. Una vez constituido el grupo, el Vicerrectorado de Calidad, Planificaci n Estrat gica y Responsabilidad Social, en coordinaci n con la Vicegerencia de Organizaci n y Mejora de los Servicios, proporcionar una formaci n b sica para poder afrontar, con xito, el trabajo a desarrollar.

8 En todo momento, asesorar y apoyar t cnicamente al grupo, ofreci ndole el soporte necesario en cuestiones metodol gicas. 5. DEFINICI N DE MISI N Y VISI N Previamente a la elaboraci n del mapa de procesos de un Servicio, es necesario que se haya definido la Misi n y Visi n del mismo. La Misi n es la raz n de ser del Servicio o Unidad, debe definirse en una oraci n donde se explique el prop sito fundamental de su existencia, es decir, a qu se dedica, qui nes son sus clientes y su diferencia en relaci n a otros Servicios o Unidades, con funciones similares. Es decir, por qu el usuario o cliente utiliza ese Servicio y no otro. Algunas preguntas que pueden ayudar a la hora de definir la Misi n son las siguientes: - Qui nes somos?

9 - A qu nos dedicamos? - Cu l es nuestra raz n de ser? - Por qu existimos? - Por qu y para qu hacemos lo que hacemos? - Para qui n lo hacemos? - C mo lo hacemos? - En qu nos diferenciamos? La Visi n es el estado que desea alcanzar el Servicio en el futuro, para poder cumplir la Misi n. Se define en una declaraci n que presenta los valores y principios. Los valores son aqu llos principios de comportamiento que el personal del Servicio deber asumir para que la organizaci n tenga xito. Algunas preguntas que pueden ayudar a la hora de definir la Visi n son las siguientes: Vicerrectorado de Calidad, Planificaci n Estrat gica y Responsabilidad Social. Secretariado de Calidad y Desarrollo Estrat gica.

10 Gu a para la identificaci n y an lisis de los Procesos de la UMA. P gina 5 de 40. - Qu y c mo queremos ser dentro de unos a os? - En qu nos queremos convertir? - Qu valores respetamos? - En qu nos diferenciamos? - Para qui n hacemos lo que hacemos? Tanto la Misi n como la Visi n deben ser conocidas y compartidas por todos los miembros del Servicio y por todos aquellos que tengan relaci n con el mismo. Por tanto, se deben publicar y difundir. En el Anexo II se recogen ejemplos de Misi n y Visi n. 6. IDENTIFICACI N DE LOS GRUPOS DE INTER S Grupo de inter s: son todos aquellos que tienen inter s en la organizaci n. Entre ellos, podemos destacar a: clientes, empleados, socios, accionistas, propietarios, proveedores, Administraci n, Sociedad.