Guide du manager pour l’entretien professionnel

1 - 1/14 - DGRH/MIFOR - Mai 2008 - Support utile la mise en uvre de l entretien professionnel Guide du manager pour l entretien professionnel Le pr sent Guide a pour objet de faciliter la mise en uvre de l entretien professionnel et, pour cela, de rappeler pour chacune des tapes les activit s conduire et les modalit s suivre : Sommaire : I. Avant l entretien : - S lectionner des crit res pertinents par rapport au poste de travail - Conseils pour l utilisation des crit res d appr ciation - Exemple de crit res appliqu s l emploi de secr taire (fili re administrative) - Prise de rendez-vous II.

2 Pendant l entretien : - Les tapes et th mes de l entretien - Exemples de questionnement - Les postures facilitantes - Les comp tences mobiliser III. Apr s l entretien : - La r daction du compte rendu de l entretien professionnel , conseils r dactionnels et exemples de r daction d appr ciation g n rale de la valeur professionnelle de l agent. - 2/14 - DGRH/MIFOR - Mai 2008 - Support utile la mise en uvre de l entretien professionnel I. Avant l entretien : la pr paration de l entretien professionnel S lectionner les crit res d appr ciation au regard de l emploi occup.

3 L arr t du 10 avril 2008 en lien avec le d cret du 17 septembre 2007 porte en annexe les crit res d appr ciation de la valeur professionnelle des agents. Ces crit res sont r partis en rubriques : comp tences professionnelles et technicit , contribution l activit du service, qualit s personnelles et relationnelles. Il y a aussi des crit res pour appr cier l aptitude au management et/ou la conduite de projets. Ces crit res constituent un r f rentiel commun pour l institution. Ils constituent une base de r f rence dont peuvent s inspirer les responsables hi rarchiques.

4 Conseils pour l utilisation des crit res d appr ciation de la valeur professionnelle des agents 1. S lectionner les crit res les plus pertinents par rapport l emploi de l agent : utiliser la fiche de poste. 2. Veiller garder n cessairement plusieurs crit res par rubrique de fa on ne pas lire la r alit du travail r alis travers un seul crit re, ce qui conviendrait d former l appr ciation de l activit de l agent. 3. Il convient de noter que la rubrique qui sera d tailler le plus concerne les comp tences professionnelles et la technicit.

5 Notamment le crit re ma trise technique ou expertise scientifique du domaine d activit pour lequel il tait impossible d tablir une liste exhaustive qui aurait conduit un inventaire n cessairement incomplet et hyper volumineux. C est sur ce crit re pr cis que tout manager devra porter son attention pour pr ciser ce crit re l aide de la fiche de poste caract risant une sp cificit d activit s. 4. Disposer (au sens de se doter de grille de rep rage) de situations d observation pour asseoir le jugement valuatif partir de faits concrets.

6 La liste de crit res est une aide et repr sente une vraie valeur ajout e pour formuler une appr ciation objectiv e. A titre d exemple pour illustrer la m thode voici comment mettre cette d marche de s lection des crit res partir du rep rage des comp tences appr cier, mentionn es dans la fiche de poste. Il s agit de l emploi de secr taire extrait du r f rentiel des emplois de la fili re administrative produit en mars 2005 (pages 116 127). A titre d illustration les comp tences appr cier (exploitation de la page 116) sont : - l importance croissante du traitement et de la gestion des informations - des capacit s relationnelles - une r activit entrainant une exigence accrue de prises d initiative.

7 - 3/14 - DGRH/MIFOR - Mai 2008 - Support utile la mise en uvre de l entretien professionnel Les crit res d appr ciation concerneront donc - au niveau de la ma trise technique : le traitement et la gestion des informations - au niveau du crit re sens des responsabilit s (rubrique contribution l activit du service) : la compr hension des demandes formul es - au niveau du crit re autonomie : la r activit pourra tre appr ci e, il s appr ciera partir de ses prises d initiative et, au niveau du crit re capacit d adaptation, cela s appr ciera dans ses capacit s relationnelles vis- -vis de profils de personnels diff rents.

8 Pour appr cier l agent sur des faits concrets, le manager pourra utiliser comme points d observation : - la circulation des informations : y-a-t-il eu des remont es positives, n gatives en cours d ann e par les personnels ? - le classement des informations et le retour d informations au hi rarchique : est-il accessible, fait r guli ? - la qualit des interfaces se traduirait par des remarques positives ou n gatives des acteurs externes et/ou par une gestion fluide c'est- -dire sans remarques.

9 Fixer un rendez-vous avec l agent 15 jours au moins avant la date, Pr voir une plage horaire de 1h00 1h30 pour mener les deux volets de l entretien professionnel : l un portant sur l activit (r alis e et venir) et l autre sur l aspect entretien de formation . - 4/14 - DGRH/MIFOR - Mai 2008 - Support utile la mise en uvre de l entretien professionnel II. Pendant l entretien professionnel : tapes et th mes aborder Prise de contact et accueil mise l aise de la personne. D finir clairement : les objectifs de l entretien professionnel , la dur e, les diff rentes tapes.

10 Laisser le collaborateur s exprimer sur : les faits marquants de son activit sur l ann e, les aspects positifs de son travail, les difficult s rencontr es, ses propositions concernant son r le et sa fonction. Clarifier certains points : reformuler les aspects probl matiques, demander des exemples pr cis, demander les solutions pr conis es par la personne. Confronter les diff rences de perception pour parvenir une meilleure compr hension mutuelle des situations. donner des l ments d information, mais sans chercher tout ramener un point de vue unique.