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LA COMMUNICATION ADMINISTRATIVE - cndp.fr

LA COMMUNICATION ADMINISTRATIVEELEMENTS METHODOLOGIQUESM ercredi 26 OCTOBRE 2011 CONTEXTEMISSION GENERALE Conduire la politique p dagogique et ducative de l' tablissement en concertation avec l'ensemble de la communaut ducative pour offrir aux l ves les meilleures conditions d'apprentissagebloc de comp tences des chefs d tablissement participer l encadrement du syst me ducatif et aux actions d ducation diriger l' tablissement en qualit de repr sentant de l' tat et de pr sident du conseil d'administration, sous l'autorit du recteur travailler avec les repr sentants des collectivit s territoriales et veiller au d veloppement de partenariats avec le monde conomique, social et culturel collaborer avec les autres services de l' ta

OBJECTIFS • Maitriser les règles élémentaires de communication écrite • Adapter les différentes sortes d’écrits professionnels (lettre administrative,

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1 LA COMMUNICATION ADMINISTRATIVEELEMENTS METHODOLOGIQUESM ercredi 26 OCTOBRE 2011 CONTEXTEMISSION GENERALE Conduire la politique p dagogique et ducative de l' tablissement en concertation avec l'ensemble de la communaut ducative pour offrir aux l ves les meilleures conditions d'apprentissagebloc de comp tences des chefs d tablissement participer l encadrement du syst me ducatif et aux actions d ducation diriger l' tablissement en qualit de repr sentant de l' tat et de pr sident du conseil d'administration, sous l'autorit du recteur travailler avec les repr sentants des collectivit s territoriales et veiller au d veloppement de partenariats avec le monde conomique, social et culturel collaborer avec les autres services de l' tat, les corps d'inspection p dagogique et les autres chefs d' tablissement.

2 Afin d'am liorer la qualit de l'offre ducativeOBJECTIFS Maitriser les r gles l mentaires de COMMUNICATION crite Adapter les diff rentes sortes d crits professionnels (lettre ADMINISTRATIVE , personnelle, ) selon les destinatairesLA COMMUNICATION dans l administration est bas esur l ECRITS elon des normes et des usages sp cifiques Les principes de l administration Le principe hi rarchique Le principe de neutralit Le principe de responsabilit Caract ristiques du style administratif LA VOIE HIERARCHIQUE (S/c) LA RESPONSABILITE (Je)

3 SIMPLICITE ET CONCISION PRUDENCE ET PRECISION OBJECTIVITE COURTOISIEQUESTIONS PREALABLES L crit est-il le mode de COMMUNICATION le mieux adapt pour r gler la situation ? Quel est l objectif ? Qui est le destinataire ?LES FORMES PRINCIPALES DE CORRESPONDANCES ADMINISTRATIVES La lettre en forme ADMINISTRATIVE Echanges de correspondances entre deux administrations Lettre adress e un personnel de l administration quelle qu elle soit (rectorat, pr fecture, services d concentr s de l ) La lettre en forme personnelle s adresse toute personne ext rieure l administration (un parent d l ve, un chef d ) D administrations un lu (collectivit s locales, universit s)

4 CARACTERISTIQUES D UN COURRIER EN FORME ADMINISTRATIVE Le LOGO Le lieu et la date Le timbre La suscription L identification de l exp diteur L objet Le corps de la lettre La signature PJ et la mention copie LOGO Caract re officiel du courrier Appartenance une institution Identit graphique (image de marque)Lieu et dateSaint-Denis, le 26 octobre 2011 La date permet de pouvoir r pondre par r f rence un courrier dat Importance de la ma trise de l historique d un dossier Fonction de preuveTimbreAcad mie de La R union Permet d identifier l administration dont mane le courrier Figure dans l angle sup rieur gauche en dessous du logoSuscriptionLe Recteur Monsieur le proviseur Attache (fonction de l metteur) Destinataire (fonction du destinataire ou nom+ coordonn es)

5 Identification de l exp diteurAffaire suivie f l Figure sous le logo Permet d identifier son interlocuteurL objetObjet : Plan acad mique de formation Plac gauche, bien en vidence, entre le timbre et le corps de la lettre Indique la question trait e en quelques mots Aide au classementLe corps de la lettrePLAN Introduction D veloppement conclusionLa signature (1) Hypoth se 1 : la personne qui d tient l galement l autorit est signataire(le Recteur, le Pr sident d Universit , le Chef d )R gle : la signature est appos e dans le quart inferieurde la lettre l g rement en dessous de son nommais sontitre n appara t pasPr nom et NOM du signataireSignature manuscriteLa signature (2) Hypoth se 2 : Le signataire de la lettre ne d tient pas l autorit R gle.

6 La signature est appos e dans le quart inferieur de la lettre l g rement en dessous de son nom en faisant appara tre la qualit du signataire et la justification de ses pouvoirs (d l gation, )Pour le Recteur et par d l gationLe Chef de la division du personnelPr nom et NOM du signataireLes pi ces jointes (PJ) Le nombre et la nature sont mentionn s en bas gauche Eviter qu elles ne s garent ni au d part, ni l arriv e Align es gauchePJ : copie du compte rendu de la r union C est l indication de ou des personnes qui le courrier est galement transmis Align e gauche en dessous des PJCopie.

7 - Monsieur le Pr sident d Universit - Madame la Pr sidente du Conseil g n ralCARACTERISTIQUES D UN COURRIER EN FORME PERSONNELLE Le LOGO (idem) Le lieu et la date (idem) Le timbre (idem) La souscription (en bas gauche avec seulement la mention du destinataire) L identification de l exp diteur (idem) L objet (sans) Formule d appel Le corps de la lettre (idem) Formule de politesse La signature (avec le rappel de la fonction de l exp diteur)REDACTION DU CORPS DE LA LETTRE(en mode administratif ou personnel) INTRODUCTION DEVELOPPEMENT CONCLUSIONINTRODUCTION Pr sentation ou rappel de l affaire, de la question ou du probl me pos R sum de l ensemble des l ments utiles la compr hension du probl meLE DEVELOPPEMENT Examen du fond de l affaire, de la question ou du probl me pos Argumentaire qui s appuie sur la r glementation et sur le cas pr cis Technique du (-) au (+)

8 LA CONCLUSION La r sultante logique de l introduction et du d veloppement Faire connaitre pr cis ment et sans quivoque la d cision de l administration (positive, n gative ou d attente) La structure de la r daction du corps de la lettre M thode PPA : Pass , Pr sent, Avenir- Pass : reformulation pr cise de la demande ou de la situation (probl matique)- Pr sent : r ponse la demande pr cise et motiv e (base juridique :r glements, d crets, ) et personnalis e en fonction des l ments (argumentaire)- Avenir : d cision et/ou proposition (solution)Formules de r daction usuelles Formules d introduction Formules de demandes Formules d exposition Formules num ratives Autres locutions Formules de conclusionsFormules d introduction Par r f rence un l ment ant rieur Par courrier en date En r ponse.

9 J'ai l'honneur d'accuser r ception Comme suite (et non suite ) Sans r f rence un l ment ant rieur J'ai l'honneur de vous faire conna tre (de sup rieur subordonn ) J'ai l'honneur de porter votre connaissance (de subordonn sup rieur) J ai l honneur de vous rendre compte (de subordonn sup rieur) J ai l honneur de vous adresser (de sup rieur subordonn )Formules de demandes J ai l honneur de vous demander de bien vouloir (de subordonn sup rieur) J ai l honneur de vous demander vouloir bien (de sup rieur subordonn ) Je vous serai reconnaissant de (injonctif) Je vous serais reconnaissant de (courtois) Je vous saurai gr de (injonctif) Je vous saurais gr de (courtois)Formules d exposition Je constate J ajoute J observe Je souligne A l infinitif, je me permets constater ajouter souligner num ratives En premier second lieu D une autre part Tout d Par ailleurs En outreAutres locutions Locutions d ordre temporel.

10 Pour l D ores et d j .. Sans d Sans Locutions permettant de mettre l accent sur un point : titre titre titre Locutions restrictives : l exception En d pit Sous r serve de conclusion Il convient Il y a lieu Il vous appartient Je vous prie Je vous invite .. Je vous saurai(s) gr J ai d cid queLes formules et le principe hi rarchique De subordonn sup rieur : conditionnel De sup rieur subordonn : le pr sent de l indicatif ou le futur (injonctif)En Avant de r diger, trier et hi rarchiser les informations utiles au courrier Ne pas segmenter votre r daction : la lettre est un tout logique Util