La Correspondance administrative - Portail …

1 La Correspondance administrative 2 INTRODUCTION Ce fascicule La Correspondance administrative a t r alis dans le cadre du Plan de communication interne de l Acad mie d Orl ans-Tours, afin d am liorer la qualit de l criture des documents administratifs et leur lisibilit , par la d finition de r gles simples de pr sentation et de r daction. Que soient remerci es les personnes qui ont particip ce travail et tout particuli rement Martine LEROUX de l Inspection Acad mique du Loiret qui a fourni les l ments n cessaires l laboration de ce document.

2 La r alisation d une charte graphique permettra galement d am liorer la communication, en facilitant l identification des courriers en provenance de nos services et contribuera sans doute la modernisation du service public d ducation. ONT CONTRIBUE A LA REALISATION DE CE DOSSIER : ----- Margaret AUMONT Chantal CUSSE Evelyne DOISNEAU Claude EMERY Yves FEUNTEUN G rard GUILLAUMIE Martine LEROUX Dani le PATTOU Jacqueline POIRIER 3 LES REGLES GENERALES DE LA COMMUNICATION ECRITE Lorsque vous crivez, veillez : Ne pas multiplier les objets.

3 Faire un plan : le plan aide choisir et hi rarchiser les informations. Pour le lecteur, le plan aide comprendre rapidement la d marche et la logique du texte. L'introduction rappelle l'objet de la Correspondance . Le d veloppement expose les arguments ou la r glementation. La conclusion fait appara tre la d cision prise ou la solution adopt e. Tenir compte du destinataire qui n'a pas forc ment connaissance de l'affaire. Reformuler sa demande, dans le cas d'une, r ponse. Replacer les choses dans leur contexte. Hi rarchiser les informations.

4 Il y a toujours une hi rarchie des informations: ordre chronologique, du particulier au g n ral, des faits aux opinions, des observations au diagnostic, de l'essentiel au d tail. Choisir les arguments. Quand vous crivez pour convaincre ou pour ordonner, commencez par lister les arguments que vous allez d velopper. C'est un bon moyen de ne pas en oublier, de pouvoir les situer dans la hi rarchie du plan, pour vous apercevoir que certains d'entre eux sont hors sujet ou peu valides. Choisir ses mots.

5 En fonction de votre public, vous choisirez les mots qui font a priori partie de son langage. Vous viterez ,en g n ral les termes techniques. Respecter les r gles de lisibilit , c'est- -dire : - bannir le jargon de sp cialiste et les mots savants - viter le franglais - donner la signification d'un sigle d s la premi re utilisation - faire des phrases courtes et d velopper une id e par phrase - all ger les phrases en r duisant le nombre des subordonn es - veiller l' quilibre des paragraphes - si la Correspondance comporte plusieurs pages, veiller le faire appara tre clairement (pagination) Choisir le ton juste.

6 Dans la plupart des crits professionnels, vous devez viter le ton affectif. Il vous faudra l'inverse viter le ton p remptoire. Vous pourrez inclure dans vos phrases des incidentes, utiliser le conditionnel, des adverbes ou la forme interrogative. 4 Aller l'essentiel. N'oubliez pas que dan~ un crit professionnel, l'objectif vis est l'efficacit qui exige que l'on aille rapidement l'essentiel. Citer les faits. Citez toujours les faits tels que vous les avez observ s ou qu'ils vous ont t rapport s.

7 Donnez des chiffres, des dates, des statistiques chaque fois que possible. Utiliser des formules positives. A la relecture, efforcez-vous de retraduire vos formulations n gatives en formulations positives. Ne dites pas: notre tablissement n'a eu que 20 % d' checs au bac, mais dites: notre tablissement a eu 80 % de r ussite au bac. Limiter la redondance. La r p tition' des informations peut parfois tre utile et d lib r e. La plupart du temps, elle est involontaire et d note un manque de rigueur.

8 En vous relisant, supprimez les r p titions ou les redondances. LA SPECIFICITE DU STYLE ADMINISTRATIF Le caract re officiel de l' crit impose un certain nombre de r gles. La courtoisie doit toujours exister dans les rapports administrateurs-administr s ( viter tout jugement de valeur). L'objectivit : les r actions personnelles de la part du fonctionnaire n'ont aucune place dans les documents officiels. La clart : l'Administration ayant pour r le de pr parer ou de prendre des d cisions, il faut que l'action soit exprim e avec clart pour tre comprise de son destinataire.

9 La logique d monstrative : l' crit doit tre construit comme une d monstration. Introduction: rappel du courrier pr c dent ou de l'affaire concern e, Corps de la lettre : explication, argumentation, Conclusion : d cision, solution ou proposition nonc e clairement. La responsabilit : le r dacteur crit au nom de l'autorit publique qui emploie le je, marque de la responsabilit assum e. 5 LE VOCABULAIRE ADMINISTRATIF Formules introductives - j'ai l'honneur d'accuser r ception de votre lettre - j'ai l'honneur de vous faire conna tre que - j'ai t saisi de, - j'ai t tenu inform de, - vous m'avez signal que.

10 Formules d'exposition (termes pr cis) - ajouter - confirmer - consid rer - constater - estimer - noter - observer - pr ciser - rappeler - signaler - souligner Ces verbes sont souvent pr c d s de : je me permets de, je crois devoir, je ne peux Formules d'exposition (termes plus souples) - prendre note - se trouver appel - il est entendu que - ne pas douter que - ne pas ignorer que - ne pas manquer de Termes g n raux - aborder un point - aboutir une solution - abroger une loi - acc der un poste - accepter une solution - accorder une autorisation - ajourner une r union - allouer une indemnit - annuler une r union - appr cier le bien-fond de - appuyer une requ te - assurer la diffusion - attacher du prix - confirmer les termes de - constater un fait - d cider que - d livre.