LE CONTRÔLE DES COMPTES DE LA COPROPRIÉTÉ - …

1 LE CONTR LE DES COMPTES DE LA COPROPRI T La comptabilit de la copropri t est tenue par le syndic (b n vole, coop ratif ou professionnel) pour rendre compte de l activit conomique du syndicat des copropri taires. Elle a souvent une image r barbative. La notion de contr le n a pas non plus bonne presse lorsque l on pense libert individuelle et espace privatif. C est sans doute la raison pour laquelle on ne se bouscule pas dans les conseils syndicaux pour contr ler la comptabilit des copropri t s. Les COMPTES constituent pourtant la seule information synth tique que les copropri taires re oivent sur la gestion de leur ensemble immobilier. S ils sont bien tenus, sinc res, complets et accompagn s des informations n cessaires, les COMPTES donnent, chaque ann e, un bon aper u de la situation de la copropri t . Ils doivent galement donner la position de chacun des copropri taires.

2 Encore faut-il que tous les acteurs (syndic, conseil syndical et copropri taires) jouent le r le que leur a donn la loi. Ce n est pas toujours le cas. En ce qui concerne le syndic, la loi du 10 juillet 19651 a d fini, des normes plus strictes destin es rendre les COMPTES plus significatifs, comparables d un syndic l autre et d une ann e sur l autre. Elle a galement enrichi et clarifi l information fournir. Le conseil syndical a un droit d acc s aux informations et un devoir d exercer certains contr les au nom de l ensemble des copropri taires. Il devra pour cela assimiler un minimum de connaissances techniques et d velopper une collaboration n cessaire avec le syndic, notamment dans l change d informations. Enfin les copropri taires devront s initier aux nouvelles r gles comptables s ils veulent exercer le droit de regard sp cifique qui leur est reconnu (art. 18-1 de la loi du 10 juillet 1965) et participer de mani re constructive l approbation des COMPTES lors de l assembl e g n rale.

3 Il tait donc n cessaire de mettre la disposition de tous les copropri taires et plus particuli rement du conseil syndical, charg du contr le d taill des COMPTES , un guide d crivant les outils du contr le des COMPTES , les op rations de contr le elles-m mes et ses modalit s de mise en oeuvre . 1 Les outils du contr le des COMPTES . 1 1 Les documents et principes comptables. Le Livre journal enregistre, au jour le jour, tous les mouvements comptables d taill s de la copropri t . Il est le document incontournable pour conna tre le d roulement complet des op rations de l exercice. Il peut tre subdivis en journaux auxiliaires (achats, appels de fonds et recettes, op rations diverses). Le grand livre. Les critures du journal sont report es dans le grand livre pour tre enregistr es dans les COMPTES . Ce document, qui r capitule les critures sur plusieurs exercices, est utile pour reconstituer l historique d un solde non explicable par ailleurs.

4 La balance des COMPTES ou balance g n rale. Elle pr sente tous les soldes des COMPTES la fin de l exercice. C est le document qui permet d tablir les tats de synth se, qui seront joints la convocation. Le livre journal, le grand livre et la balance des COMPTES font obligatoirement appara tre une galit entre le total des mouvements et des soldes des d bits et des cr dits. Les pi ces justificatives. Toute criture doit tre justifi e, c'est- -dire appuy e sur un document probant. Ce sont des factures, des contrats ou des documents tablissant le comptage d une op ration autoris e (ex : nombre de photos ou de timbres pour l envoi d une convocation l assembl e g n rale). Les justificatifs manant de tiers doivent tre des originaux conformes la loi (date, nom, adresse et coordonn es commerciale du b n ficiaire, nom et adresse de la copropri t , indication pr cise du service fourni, des montants hors taxe, de la TVA et du montant TTC).

5 Le compte bancaire. Trois solutions sont possibles : - Le syndicat poss de un compte bancaire s par . C est la solution la plus s re qui devrait tre d application g n rale. C est ce que pr conise la loi de 1965 (art. 18), mais beaucoup de syndics professionnels utilisent l option l gale qui permet l assembl e "d en d cider autrement" pour faire voter une disposition contraire sous la menace d une augmentation du co t de gestion. 1 Modifi e par la loi du 13 d cembre 2000 ( ) - Le syndicat n a pas de compte s par , mais un sous-compte son nom, du compte g n ral du syndic. Ce compte fonctionne comme un compte s par dans syndicat, mais ne le prot ge pas en cas de d faillance du syndic, m me s il est couvert par sa caisse de garantie. - Le syndicat n a pas de compte s par , ni de sous-compte. Les mouvements de banque du syndicat sont enregistr s avec ceux des autres copropri t s dans le compte bancaire du syndic.

6 Dans ce cas il faudra exiger du syndic qu il fournisse le journal de banque du syndicat. Il est recommand de se faire remettre la derni re attestation de l expert comptable de la F d ration professionnelle laquelle il appartient. L ind pendance des exercices. Ce principe de base de la comptabilit implique d affecter un exercice toutes les charges qui lui sont rattach es. La comptabilit d engagement enregistre, pour cela, les d penses et les produits d s qu ils sont certains (fourniture du service ou r ception du produit ou de la facture, appels de fonds pr vus par l assembl e g n rale ou par le budget) Par exemple, la facture d lectricit pour les deux derniers mois de l ann e 2006 qui sera re ue en janvier ou f vrier 2007 sera enregistr e dans les COMPTES de l exercice 2006. Le contr le interne. C est l ensemble des mesures d organisation qui doivent permettre d obtenir une bonne ma trise de la gestion de la copropri t.

7 Par exemple, aucune facture de service ne sera pay e sans que le gardien ou un membre du conseil syndical n ait paraph un bon de r ception ou d intervention dans l immeuble, prouvant que le service a t effectu . La commande ou l ordre de service, la facture et le bon de r ception seront joints comme justificatifs pour le paiement 1 2 Les tats de synth se (voir revues de l ANCC N 60 et 66). Le compte de gestion g n rale de l exercice clos. Cet tat est b ti sur le mod le du compte de r sultat des entreprises, en s parant charges et produits, d une part, et op rations courantes et travaux / op rations exceptionnelles, d autre part. Le compte de gestion des charges pour op rations courantes. Cet tat met en regard sur plusieurs exercices les charges pour op rations courantes budg t es et le r el constat . Il permet aux copropri taires de se faire une id e claire de l volution des d penses courantes d une ann e sur l autre.

8 Le compte de gestion pour travaux et op rations exceptionnelles. Cet tat r capitule les travaux vot s par l assembl e g n rale (art. 14-2 L 10-07-1965) et cl tur s au cours de l exercice. Le solde montre, la fin de l exercice, un exc dent ou une insuffisance de provision par rapport aux d penses pour travaux. Ce solde doit tre r parti entre les copropri taires. L tat des travaux et op rations exceptionnelles vot s non encore cl tur s. Cet tat a pour objet de pr senter la situation globale de chaque op ration vot e en assembl e et non cl tur e la fin de l exercice, par rapport l autorisation donn e et aux provisions appel es. Il permet de v rifier l tat d avancement des travaux au cours de l exercice. Le solde g n ral du tableau doit correspondre au solde du compte 12 au passif de l tat financier. L tat financier apr s r partition. Cet tat r capitule tous les COMPTES non sold s du syndicat dont il constitue le bilan financier.

9 2 Les op rations de contr le. Une simple visite dans les locaux du syndic permet d avoir une bonne id e sur l ordre et la qualit de la tenue de la comptabilit ( faire toujours avant de choisir un nouveau syndic) Elles commenceront syst matiquement par une demande de description de l organisation comptable (sch ma de liaison des principaux documents), et des moyens de production de l information comptable (organisation maison ou sous-traitance, type de logiciel comptable. Au cours de cet entretien pr alable seront examin s, l existence des documents obligatoires et le respect des normes comptables. 2 1 Le contr le des charges. Dans beaucoup de copropri t s, le contr le des COMPTES se limite v rifier que toutes les charges enregistr es correspondent une pi ce justificative. Ce contr le est primordial car il permet de s assurer de la r gularit des principales d penses.)

10 Mais il doit tre accompagn d autres v rifications, quelquefois fastidieuses, mais n cessaires pour d busquer une anomalie. Sur le relev des charges (analytique) ou le livre journal ( chronologique). - Pointage des d penses du relev des charges (livre journal) avec les justificatifs (exhaustif pour les petites et moyennes copropri t s et par sondage pour les plus grosses). Les justificatifs manquants doivent tre exig s. - V rification des totalisations par rubrique de charges et addition des rubriques pour obtenir le total des d penses. - V rification de l existence de la totalit des facturations p riodiques de l exercice1 et s assurer qu elles concernent toutes des d penses de l exercice. Il faudra provisionner les charges relatives aux derniers mois de l exercice l aide des factures re ues au d but de l ann e suivante - V rification de la r gularit des factures : existence de toutes les mentions l gales et de la d finition de la prestation ou du produit livr.