Le traitement du courrier

1 Pratique du secr tariat Le traitement du courrier LLee ttrraaiitteemmeenntt dduu ccoouurrrriieerr Pratique du secr tariat Le traitement du courrier Page 2 sur 65 Table des mati res I. Introduction .. 3 II. Le courrier entrant .. 4 1. Les diff rents moyens de r ception .. 4 2. Pr paration du plan de travail .. 31 3. L ouverture du courrier .. 32 4. L examen du courrier .. 33 5. L enregistrement du courrier .. 33 6. Le tri et la distribution du courrier .. 37 III. Le traitement du courrier sortant .. 41 1. Les lettres types .. 41 2. La signature du courrier .. 53 3. Le regroupement .. 54 4. L enregistrement .. 54 5. Le tri et la v rification .. 54 6. Pliage et mise sous enveloppe .. 55 IV. Conclusion .. 63 V. Sources .. 64 Pratique du secr tariat Le traitement du courrier Page 3 sur 65 I. Introduction Toure entreprise, grande ou petite, re oit et exp die quotidiennement du courrier .

2 Elle doit organiser minutieusement le traitement du courrier . Quels sont les objectifs du traitement du courrier ? Traiter le courrier entrant et sortant. C'est- -dire : le courrier re u et le courrier envoyer. Suivant la taille de l entreprise, le courrier sera trait diff remment : Dans une petite entreprise, le traitement du courrier est assur , en principe, par une seule personne. Ce travail n est pour elle qu une t che parmi d autres. Exemple : Un magasin, un h Dans des entreprises plus importantes, le traitement du courrier n cessite la collaboration d une ou plusieurs personnes temps plein. Exemple : L h tel de ville de Tournai Quels sont les diff rents moyens de r ceptionner le courrier ? a. La Poste (le facteur, la bo te postale) b. Les firmes priv es c. La navette interne d. Le fax e. Le courrier lectronique f. Le fax internet Pratique du secr tariat Le traitement du courrier Page 4 sur 65 II.

3 Le courrier entrant 1. Les diff rents moyens de r ception a. La Poste Voici les diff rents services de la Poste utilis s le plus fr quemment par les entreprises : La bo te postale Ce sont des bo tes aux lettres num rot es qui sont lou es par la poste tous ceux qui en font la demande dans la mesure des disponibilit s, moyennant un payement annuel. Plus g n ralement utilis e par les professionnels, ce service n est pas cher et est galement tr s utile pour ceux qui n'ont pas de boite aux lettres ou qui veulent plus de discr tion. Ils vont donc chercher leur courrier la poste en ouvrant leur bo te au moyen d une cl ou un code num rique. Si votre bureau de Poste ne dispose pas de bo tes postales, le courrier est conserv au guichet. Si on souhaite louer une bo te postale au nom d'une entreprise, il faut donner La Poste la preuve que l on dispose du mandat ad hoc. Sinon, c'est le g rant en personne qui devra se rendre au bureau de poste, muni des documents confirmant sa d signation.

4 Pour des raisons d'organisation, les locations de bo tes postales sont comptabilis es trimestriellement. On peut donc payer la location pour un trimestre, ou directement pour un an, par exemple. Le prix par trimestre (entam ) est de 15 . Il faut y ajouter une garantie de 12,50 par cl . Ci-dessus, quelques bo tes postales Pratique du secr tariat Le traitement du courrier Page 5 sur 65 La solution 3-en-1 qui fait gagner du temps ! Peser les lettres, coller les timbres, se rendre la bo te aux lettres la plus proche ou au bureau de poste pour un recommand .. Tout a prend du temps, beaucoup de temps! Sans compter que l on n est m me pas toujours certain que le courrier est correctement affranchi. qu'est ce que c'est? Servipost vient chercher le courrier (jusqu' 270 kg) dans les entreprises ou les bureaux, veille l affranchir correctement et l envoyer dans les temps.

5 Il suffit de leur communiquer le moment de la journ e auquel on souhaite que La Poste enl ve le courrier . On b n ficie d une importante remise si l'enl vement a lieu avant 15h00. Servipost se charge de l affranchissement correct du courrier . Tout ce qu il est demand , c est de proc der un rapide tri pr alable, de mani re ce que le service sache quel tarif il leur faut appliquer. On re oit tous les mois une facture d taill e. Pas de surprise d sagr able, donc ! On peut aussi d poser son courrier national ou international dans un centre Servipost (jusqu 17h00). Dans ce cas, il n est pas n cessaire de payer des frais d enl vement. Servipost Pratique du secr tariat Le traitement du courrier Page 6 sur 65 Avantages Inconv nients Gain de temps : Plus besoin de se charger de l affranchissement du courrier . Vous ne devez plus vous d placer jusqu au bureau de poste ou la bo te aux lettres, m me pas pour vos envois recommand s !

6 Vous pouvez donc vous concentrer sur les activit s de base de votre entreprise. Et vous gagnez non seulement du temps, mais aussi de l argent! Facilit : Vous ne devez proc der qu un rapide tri pr alable de votre courrier . Servipost s occupe de tout le reste ! Co t avantageux : Vous pouvez occuper votre personnel de mani re plus efficace puisque nous nous chargeons de pr parer votre courrier pour vous et que nous venons l enlever chez vous. Et de plus, vous ne payez pas un cent d affranchissement en trop. Simplicit : Pas de paperasserie administrative inutile et plus besoin de stocks de timbres! Rapidit : Le courrier est trait le jour m me ! Clart et pr cision : Un contrat unique et personnalis , des accords clairs et pr cis, des tarifs sans surprise. Notre syst me de facturation mensuelle vous offre en outre un aper u clair et pr cis et vous ne payez que ce que vous utilisez r ellement.

7 Affranchissement correct : l affranchissement est confi des experts. Servipost ne traite pas : les envois contre remboursement les envois avec valeur d clar e (envois de valeur, envois assur s) les envois Kilopost internationaux, moins qu ils ne soient d j affranchis et que tous les documents douaniers ne soient remplis les quotidiens et magazines les envois non adress s les imprim s lectoraux les envois express Pratique du secr tariat Le traitement du courrier Page 7 sur 65 Taxipost Le dispatching central veillera ce que la livraison intervienne rapidement, et ce, jusque dans les coins les plus recul s du pays. Taxipost g re chaque ann e plus de 3 millions d envois express et compte ce faisant parmi les principaux services de coursiers de Belgique. Port pay Le syst me d'affranchissement "Port Pay " repr sente une solution simple et attrayante pour les envois d pos s en masse.

8 Il suffit pour cela de demander un num ro Port Pay au bureau de poste et de l'imprimer sur les enveloppes. Ce num ro peut tre utilis pour tous les envois sans autre autorisation pr alable. Le montant total des affranchissements (aux tarifs pr f rentiels ou conventionnels) est pay lors du d p t des envois ou par facturation. Envois admis ce mode d'affranchissement Les lettres, imprim s, chantillons-r clames et Maxipost d pos s aux tarifs pr f rentiels ou aux tarifs conventionnels ; Les paquets postaux (Kilopost) d pos s aux tarifs conventionnels ; Les journaux et crits p riodiques adress s (reconnus comme tels par LA POSTE) d pos s raison de 100 exemplaires identiques au moins ; Les imprim s lectoraux ; Les journaux et crits p riodiques adress s (reconnus comme tels par LA POSTE) b n ficiant du port des abonnements-poste ; Les envois prioritaires et non prioritaires en service international d pos s aux tarifs Tarifs Les tarifs Servipost sont extr mement avantageux et reposent sur trois l ments : Enl vement : Un montant fixe par mois, en fonction du moment de l enl vement, avant ou apr s 15 heures.

9 Vous pouvez b n ficier d une r duction suppl mentaire dans la mesure o vous disposez d une adresse d enl vement commune avec d autres entreprises. Il va de soi que vous ne devez pas payer cet enl vement d s lors que vous d posez vous-m me votre courrier dans l un de nos centres Servipost. traitement : Pratique, dans le cadre de la pr paration de votre courrier , d un tarif quotidien d gressif, en fonction du poids total. Affranchissement : Un montant fixe par envoi, en fonction des caract ristiques de vos envois postaux : PRIOR ou NON PRIOR, destination nationale ou internationale, format normalis ou non. Pratique du secr tariat Le traitement du courrier Page 8 sur 65 D p ts (tarifs pr f rentiels) Il s'agit d'envois destin s un m me canton postal et d pos s exclusivement dans le bureau distributeur qui dessert le canton postal. Le d posant dispose de deux possibilit s : o Soit il imprime dans le coin sup rieur droit des envois et dans le cadre dont les dimensions ne peuvent tre inf rieures 1,5 cm x 2 cm (hauteur x longueur) la mention "PORT PAYE" suivie du num ro du code postal et du nom du bureau distributeur.

10 Le cadre et les mentions doivent tre pr imprim s ou appos s au moyen d'un cachet ou d'une tiquette autocollante. Dans ce cas, aucune autorisation pr alable n'est requise. Soit il poss de d j une autorisation "PP" dans un bureau distributeur, il peut l'utiliser dans ce bureau pour cette forme particuli re de d p t. 2. D p t r gional Formalit s et autorisation de d p t Les exp diteurs sollicitent, une fois pour toutes, l'autorisation n cessaire au moyen d'une formule d'engagement. Cette formule qui peut tre d pos e dans n'importe quel bureau de poste est transmise au Business Center qui statue sur la demande en fonction des souhaits du client et des bureaux autoris s. Mentions requises Les mentions ci-apr s sont imprim es sur les envois par les soins de l'exp diteur : BELGIQUE - BELGIE PP le num ro de code postal et le nom du bureau de d p t (s'il s'agit d'un Centre de tri, le nom suffit) le num ro de l'autorisation Ces mentions doivent tre imprim es de fa on apparente dans l'angle sup rieur droit au recto de l'envoi, dans un cadre dont les dimensions minimales sont de 1,5 cm sur 2 cm, et dans une zone de 7,4 cm sur 4 cm (LxH) depuis l'angle sup rieur droit.