Manual de Control Interno - Telssa

1 TELECOMUNICACIONES Y SISTEMAS, Manual de Control Interno 2012 Managua, Nicaragua 11/09/2012 2 1. PRINCIPIOS T CNICOS DE Control Interno 6 Definici n y fundamentos del Control Interno 6 Fin Primordial del Control Interno 6 Implantaci n del Sistema de Control Interno 6 Elementos de Control Interno 6 Principios T cnicos de Control Interno 8 Control Interno Administrativo 9 Control Interno Financiero 9 Control Interno Previo al Compromiso 9 Control Interno Previo al Desembolso 9 Documentaci n del Sistema de Control Interno 10 Actualizaci n Permanente del Sistema de Control Interno 10 Responsabilidad del Titular de la Entidad 10 Responsabilidad del Auditor 11 2 ADMINISTRACI N DEL RIESGO 11 Consideraciones generales 11 Metodolog a de la administraci n del riesgo 14 Valoraci n del riesgo 14 Manejo del riesgo 18 Plan de manejo de riesgos 19 3 NORMAS T CNICAS DE Control Interno 20 Normas Generales 20 Determinaci n de Pol ticas 20 Gerencia por excepci n 20 Gerencia por Objetivos 20 Revisi n de

2 procedimientos de Control Interno 21 3 Normas Administrativas 21 Planificaci n 21 Organizaci n 21 Unidad de Mando 21 mbito de Supervisi n Directa 22 Delimitaci n de Responsabilidades 22 Segregaci n de funciones 22 Autorizaci n y Registro de Operaciones 23 Contabilidad 23 Comunicaciones 23 Normas para Controlar la Documentaci n 24 Control y Uso de Formularios Prenumerados 24 Documentaci n de respaldo 24 Archivo de Documentaci n de respaldo 24 Potencial Humano 24 Unidad de Personal 25 Selecci n de Personal 25 Conducta de los Funcionarios y Colaboradores 25 Capacitaci n, Entrenamiento y Desarrollo del Personal 25 Asistencia 26 Rotaci n 26 Evaluaci n de Recursos Humanos 26 Obligaci n Legalmente Exigible (Contratos) 26 Descripci n 26 Formalidades 27 Propiedad 27 Exactitud Aritm tica 27 Conformidad 27 Anticipos 28 Garant as Contractuales 29 Incumplimientos 29 Efectivo 29 Fondos de Caja Chica 29 Responsable de Fondo de Caja Chica 30 Manejo de Fondos de Caja Chica 30 Ingresos para Dep sitos 30 Arqueo de Fondos 30 Fondos Rotativos 31 Bancos 31 Apertura de Cuentas Bancarias 31 Manejo de Cuentas Bancarias 31 Desembolsos con Cheques 32 Prohibici n de Suscripci n de Cheques en blanco y/o al portador 32 4 Conciliaciones Bancarias 32 Independencia para elaborar la Conciliaci n Bancaria 32 Confirmaci n de Saldos en Bancos 33 Inversiones en Valores 33 Sistema de Registro 33 Custodia y Manejo 33 Constataci n F sica 33 Cuentas por Cobrar 34 Sistema de Registro 34 Confirmaciones Peri dicas 34 Conciliaci n 34 An lisis y Evaluaci n 34 Inventarios 35 Sistema de Registro 35 Unidad de Abastecimiento 35

3 Adquisiciones 35 Custodia 36 Constataci n F sica 36 Obsolescencia, P rdida o Da o 36 Propiedad, Planta y Equipo (Activo Fijo) 36 Sistema de Registro 36 Adquisiciones 37 Custodia 37 Verificaci n F sica 37 Uso de Veh culos y Equipos 38 Codificaci n 38 Ventas 38 Pasivos 38 Sistema de Registro 38 Autorizaci n 39 Conciliaciones peri dicas 39 ndice de Vencimientos 39 Ingresos 40 Sistema de Registro 40 Formularios Pre-numerados 40 Clasificaci n 40 Gastos 40 Sistema de Registros 40 Documentos de Respaldo 41 Autorizaci n 41 Sistemas de Procesamiento Electr nico de Datos 41 5 Separaci n de funciones en manejo de informaci n 41 Documentaci n y desarrollo de Sistemas 42 Medidas de Seguridad 42 Controles de entrada de informaci n 43 Controles para procesamiento de informaci n 43 Controles para salida de informaci n 44 6 1. Principios T cnicos de Control Interno Definici n y fundamentos del Control Interno El Control Interno de las entidades u organismos, comprende el plan de organizaci n y el conjunto de m todos y medidas adoptadas para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su informaci n financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observancia de la pol tica prescrita y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.

4 La estructura de Control Interno de una entidad consiste en las pol ticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos espec ficos de la entidad. La estructura de Control Interno debe dise arse y aplicarse de acuerdo al volumen, tipo y caracter sticas de las actividades desarrolladas por las entidades del sector privado. Fin Primordial del Control Interno El Control Interno tiene como fin primordial asegurar la m xima correcci n de las operaciones realizadas por los organismos empresariales en todos los niveles. El Titular de una entidad y dem s funcionarios necesitan disponer de procedimientos y m todos para el desarrollo de sus operaciones, para conseguir un grado razonable de correcci n en las transacciones autorizadas. La administraci n de los recursos de cada una de las entidades, proyectos, unidades administrativas y actividades, en forma eficiente, efectiva y econ mica, es posible alcanzarla mediante el establecimiento de sistemas de Control Interno s lidos que, a la vez, permiten la agilidad administrativa de los organismos empresariales en sus conjuntos.

5 Implantaci n del Sistema de Control Interno Todas las entidades y organismos de la empresa privada, establecer n y mantendr n actualizado un sistema de Control Interno propio para el desarrollo de sus actividades administrativas y financieras, de acuerdo a sus propias necesidades y caracter sticas de sus operaciones. La estructura de Control Interno de las entidades incluye las pr cticas y procedimientos utilizados en las actividades administrativas, financieras y t cnicas, para el cumplimiento de sus objetivos. Elementos de Control Interno La implantaci n de controles internos considera los siguientes elementos: a) El Ambiente de Control b) Normas T cnicas de Control Interno c) Sistemas Financieros y Administrativos d) Los procedimientos de Control e) Reglamento Interno , Manual de Funciones u Operaciones e Instructivos a) El Ambiente de Control 7 El ambiente de Control representa el efecto colectivo de varios factores en establecer y lograr la efectividad de procedimientos y pol ticas espec ficas.

6 Tales factores incluyen lo siguiente: - La filosof a y estilo de operaciones de los funcionarios - Estructura organizativa de la entidad - Funcionamiento de responsabilidades directivas - M todos de Control administrativo para supervisar y dar seguimiento al desempe o, incluyendo auditoria interna - Pol ticas y pr cticas de personal - Diferentes influencias externas que afectas las operaciones y pr cticas de la empresa El ambiente de Control refleja la actitud, conciencia y acciones en general de todos los funcionarios p blicos a todo nivel, en relaci n a la importancia de Control y su incidencia en la empresa. b) Normas T cnicas de Control Interno Las Normas T cnicas de Control Interno constituyen, criterios profesionales para determinadas reas o rubros. Estos han sido desarrollados a trav s de la investigaci n y la experiencia pr ctica en el manejo de organizaciones por lo que constituyen las gu as b sicas cuya aplicaci n permite una adecuada administraci n de la empresa Telssa .

7 Las NTCI son requerimientos m nimos a seguir para lograr una eficiente administraci n de empresa; por lo tanto su cumplimiento es obligatorio por parte de los titulares o gerentes en el mbito de su gesti n y de todos los colaboradores en la ejecuci n de sus labores. c) Sistemas Financieros y Administrativos Los sistemas financieros y administrativos consisten en los m todos y registros establecidos para identificar, analizar, clasificar, registrar e informar las transacciones de una entidad, as como mantener la contabilidad de los activos, pasivos, ingresos y gastos que les son relativos. Un sistema financiero efectivo, toma en cuenta el establecimiento de m todos y registros que: - Identifican y registran todas las transacciones v lidas - Describen oportunamente todas las transacciones con suficientes detalles para permitir la adecuada clasificaci n de las mismas, para incluirse en la informaci n financiera - Cuantificar el valor de las operaciones de modo que se registre el valor monetario adecuado en los estados financieros - Determinar el per odo contable apropiado - Presentar debidamente las transacciones y revelaciones correspondientes en los estados financieros d) procedimientos de Control Los procedimientos de Control son aquellos procedimientos y pol ticas adicionales al ambiente de Control y del sistema financiero, establecidos por la gerencia para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos espec ficos de la entidad.

8 Los procedimientos de Control incluyen diferentes objetivos, y se aplican a diferentes niveles organizativos y de procesamiento de datos. Asimismo, podr n integrarse a componentes espec ficos del ambiente de Control y del sistema financiero. 8 Por lo general, podr catalogarse como procedimientos correspondientes a: - Observaci n de las disposiciones legales, reglamentarias, estatutarias, pol ticas, etc - Debida autorizaci n de transacciones y actividades: Segregaci n de funciones que disminuyen las oportunidades para cualquier persona de estar en posibilidades de cometer tanto irregularidades, como ocultar errores u obligaciones en el curso normal de sus funciones, asignados a diferentes persona las responsabilidades de autorizar las transacciones, registradas y custodiar activos - Dise o y uso de los documentos y registros apropiados para ayudar y asegurar el registro adecuado de las transacciones - Dispositivos de seguridad adecuados sobre el acceso y uso de activos y registros, tales como instalaciones aseguradas y autorizaci n para acceso a los programas de c mputo y los archivos de datos - Arqueos independientes y evaluaci n debida de cifras registradas, tales arqueos administrativos.

9 Conciliaciones, comparaci n entre activos y contabilidad registrados, controles programados inform ticamente, revisi n administrativa de informes que resumen el detalle de los saldos de cuenta e) Reglamentos internos, Manual de funciones u operaciones e instructivos Los elementos fundamentales y la raz n de ser de la empresa se sustentan en el marco legal y t cnico normativo con sus objetivos, principios, normas y procedimientos a seguir. El acta de constituci n legal, la estructura organizacional y funcional, las normas, procedimientos , reglamentos internos y todo instructivo en el marco citado, son requerimientos para el normal funcionamiento de la empresa. Principios T cnicos de Control Interno Los principios de Control Interno constituyen los fundamentos espec ficos que, basados en la eficiencia demostrada y su aplicaci n pr ctica en las actividades financieras y administrativas, son reconocidos en la actualidad como esenciales para el Control de los recursos humanos, financieros y materiales de la empresa.

10 Los siguientes principios se consideran de usos generalizados y aplicables al sector empresarial: - Responsabilidades delimitadas; - Separaci n de funciones de car cter incompatible; - Ning n colaborador debe ser responsable por una transacci n completa; - Selecci n de colaboradores honestos, h biles y capaces; - Aplicaci n de pruebas continuas de exactitud; - Seguros para protecci n de los recursos o bienes de la empresa; - Instrucciones escritas; - Utilizaci n de cuentas de Control ; - Uso de equipos con dispositivos de Control y prueba; - Contabilidad por partida doble; - Control y uso de formularios pre-numerados; - Evitar en lo posible el uso de dinero en efectivo; - Uso de un m nimo de cuentas bancarias necesarias; y, - Dep sitos inmediatos e intactos; 9 Control Interno Administrativo El Control Interno Administrativo est constituido por el plan de organizaci n, los procedimientos y registros relativos a la adopci n de decisiones que llevan a la autorizaci n de las transacciones y actividades por parte de los niveles directivos, de tal manera que fomenten la eficiencia en las operaciones, la observancia de la pol tica prescrita y el logro de metas y objetivos programados.