manuel de procédures administratives

1 Cas de proc dures op rationnelles0manuel de proc dures administratives procedures operationnellesCas de proc dures op rationnellesSOMMAIREPAGESPROC DURES OP dures de caisse (Chef caissier) dures de caisse (Caissier et Guichetier) dures de dures d octroi et de recouvrement de cr dures de dures de gestion de l dures de prise de dures d laboration du dures d dures de gestion des dures d dures de gestion du dures de gestion dures du poste d dures de gestion du secr dures du Coursier dures de gestion du coffreConclusionCas de proc dures op rationnellesPROCEDURES OPERATIONNELLES1 Cas de proc dures op rationnellesPROCEDURES DE CAISSE2 Cas de proc dures op DE CAISSE (CHEF CAISSIER) DES PROC DURESS assurer que.

2 Les op rations de gestion administrative des comptes individuels sont ex cut esen toute r gularit ; la gestion interne du service caisse permet une r partition efficace des t ches ; les donn es comptables et financi res g n r es par les op rations de caisse sontenregistr es sur des supports de sauvegarde class s et prot g s en lieu s r ; les informations de gestion du service caisse sont r guli rement INTERVENANTS Chef caissier Caissiers Guichetiers Agent de prise de fonds Agents de collecte yyy Comptable Chefs cr dit et recouvrement Chef Administratif et financier Contr leur interne DOCUMENTS UTILIS S Livret individuel de membre Fiche de billetage Bordereaux de caisse Bons de caisse Cahier de transmission Etats de virement (salaires, pensions)

3 Etats de pr l vement pour remboursement Fiche de cl ture de compte3 Cas de proc dures op DES PROC livrance de relev de compte ordinaire (relev en ID)En cas de perte du livret individuel par un membre, le Chef caissier lui d livre unrelev de compte ordinaire, afin de s assurer de la continuit des op rations auguichet ; il lui demande cet effet la carte de membre pour v rifier si le compteappartient effectivement au demandeur. Si le membre a aussi perdu la carte, le relev est d livr sur pr sentation d une pi ce d identit ou d une photo qui sera rapproch ede celle de la demande d adh cas o le demandeur n est pas le titulaire du compte, le relev est d livr surpr sentation d une procuration sign e du livrance du relev de compte officielAu vu de la demande adress e au Directeur et sign e, accompagn e du livret, le ChefCaissier : fait payer la caisse les frais de d livrance du relev ; indique sur la demande le num ro et la date du bordereau de caisse.

4 Proc de l tablissement du relev qu il soumet la signature du Directeur oudu chef service financier; remet le relev au membre sur pr sentation de bordereau de gularisation des livretsLa proc dure de r gularisation intervient lorsque : le guichetier constate que le livret n est pas jour suite des op rations internes,que des op rations sont omises ou comportent des erreurs ; des membres souscripteurs la prise de fonds, ou ayant domicili leur salairesou pensions de retraite l Unit se pr la pr sentation du livret, l'agent: v rifie la position du compte en consultant le fichier informatique.

5 Met jour le livret, en reportant les op rations omises ou en rectifiant lesinformations erron livret doit tre disponible au membre sans d lai, sauf pour les cas de r gularisationsd erreurs n cessitant des recherches en archives, par le contr leur interne4 Cas de proc dures op des virements de salaires et pensions de retraiteA la fin de chaque mois, le Chef caissier re oit les tats de virements accompagn s dech ques, d'ordres de virement ou d esp ces ; pour chaque tat de virement, il : v rifie que le ch que est correctement libell , barr et certifi , ou que les fondscorrespondant au total de l tat, et d charge le double de l tat de virement retourner l employeur ; transmet l original de l tat de virement et le ch que au comptable pour lapassation des critures.

6 L vements sur d p ts pour remboursements de pr tsA la fin du mois, le Chef caissier re oit du Chef cr dit et recouvrement la liste desmembres (retardataires, ceux soumis aux pr l vements normaux pour remboursementc'est- -dire les virements sur salaires ou le yyy) dont le d p t permet un pr l vementpour remboursement. Il proc de, pour chaque membre concern , au pr l vement sur led p t, en respect des normes tablies ; il r gularise le livret d s que le membre sepr ture de compteEn cas de d mission d un membre, celui-ci se pr sente avec son livret et sa carte demembre.

7 Le Chef caissier : tablit une fiche de cl ture de compte signer par le membre, soumettre lav rification du Contr leur interne et au visa du Directeur ; v rifie la position du compte et le vide en tenant compte des pr ts et int r ts, desfrais de tenue de compte et de cl ture ; remet au d missionnaire le solde et la part sociale; retire le livret au membre et le et d caissements diversLe Chef caissier se charge des encaissements et d caissements suivants, pour desraison de s curit ou pour viter la lenteur du service aux guichets pour les membres : les encaissements ou d caissements de sommes importantes ; l encaissement des versements de collectes du yyy, et de prise de fonds ; les d p ts et retraits du ces diverses op rations, le caissier : fait tablir le bordereau de caisse par le guichetier ; proc de l encaissement (ou au d caissement) des fonds.

8 Signe le bordereau de caisse (et le livret de membre).5 Cas de proc dures op rationnellesNB : pour les retraits importants le Chef caissier devra obtenir au pr alable levisa du caissement pour d penses de fonctionnementSur la base d une pi ce d imputation comptable sign e du Directeur, et/ou d une liassede paiement (facture + bon de livraison + bon de commande), le Chef caissier , sur labase des factures, fait la compensation avec la caisse en fin de soir e; le caissier saisitles factures en y apposant le n de saisie et les renvoie la comptabilit.

9 De caisse justifierPour un d caissement justifier, le Chef caissier re oit le bon de caisse tabli par ledemandeur, indiquant notamment la date, l objet, le montant le nom et la signature ; ilest soumis au visa du Directeur avant le d caissement des : le bon de caisse est conserv par le Chef caissier, et remis au demandeurcontre les pi ces justificatives ; tout bon de caisse doit tre justifi dans un d lain exc dant pas 72 des enregistrements des op rationsLe Chef caissier enregistre en fin de journ e toutes les op rations effectu es, sur dessupports informatiques (disquettes ou autre) ; les supports sont annot s, class s etconserv s au bureau du Chef administratif et la fin de chaque mois, trimestre et ann e, il proc de galement l enregistrementdes op rations de la p riode.

10 Les supports sont annot s, class s et conserv s au bureaudu Directeur ou du Chef administratif et de caisseP riodiquement, et dans tous les cas en fin d exercice, le Chef caissier fait la situationde toutes les caisses et en transmet copie la comptabilit .6 Cas de proc dures op DURES DE CAISSE (CAISSIER ET GUICHETIER) DES PROC DURESS assurer que : la gestion du service caisse permet un contr le efficace de ses op rations, et laresponsabilit de chaque agent est clairement identifiable ; les op rations de caisse sont enregistr es exhaustivement, avec des risquesd erreurs faibles, voire nuls ; les op rations de caisse sont effectu es en toute s curit , tant pour le membreque pour l Unit.