NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO - oas.org

1 Rep blica de Venezuela - Contralor a General de la Rep blica -Despacho del Contralor General de la Rep blica. Caracas, 30de Abril de Resoluci n N mero 01-00-00-015186 y 138 El Contralor General de la Rep blica, de conformidad con lodispuesto en los art culos 54, 69, 70 y 72 de la Ley Org nica dela Contralor a General de la Rep blica y en ejercicio de laatribuci n que le confiere el numeral 4 del art culo 15 delReglamento INTERNO de este Organismo Contralor,CONSIDERANDO:Que a la Contralor a General de la Rep blica, como rganorector de los sistemas de CONTROL INTERNO y externo de laAdministraci n P blica Nacional, le compete dictar las normase instrucciones para el funcionamiento coordinado de dichossistemas, y que es fundamental para tal funcionamiento laprescripci n uniforme de los mismos;CONSIDERANDO:Que para ejercer un CONTROL gil y eficaz, se requiere que lasentidades y organismos p blicos establezcan y mantenganadecuados controles internos, de forma tal que el CONTROL fiscalexterno se complemente con el que le corresponde ejercer ala administraci n activa;CONSIDERANDO:2 Que la existencia de NORMAS reguladoras del CONTROL INTERNO delas entidades y organismos facilita el ejercicio de laspotestades de orientaci n, coordinaci n, ordenaci n yevaluaci n que sobre el mismo tiene legalmente asignadas laContralor a General de la Rep blica; resuelve dictar lassiguientes: NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNOCAP TULO IDISPOSICIONES GENERALESArt culo 1.

2 - Las disposiciones contenidas en las presentesnormas se alan los est ndares m nimos que deben serobservados por los organismos y entidades se alados en elart culo 2 , en el establecimiento, implantaci n, funcionamientoy evaluaci n de sus sistemas y mecanismos de culo 2 .- El Contralor General de la Rep blica, los titularesde los rganos de CONTROL externo de los Estados y Municipiosy la m xima autoridad jer rquica de cada uno de losorganismos y entidades a que se refieren los numerales 1 al 6del art culo 5 de la Ley Org nica de la Contralor a General de laRep blica, son responsables por la aplicaci n de las presentesnormas en sus respectivas estructuras de CONTROL TULO II DEL CONTROL INTERNOArt culo 3 .- El CONTROL INTERNO de cada organismo o entidaddebe organizarse con arreglo a conceptos y principios3generalmente aceptados de sistema y estar constituido porlas pol ticas y NORMAS formalmente dictadas, los m todos yprocedimientos efectivamente implantados y los recursoshumanos, financieros y materiales, cuyo funcionamientocoordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivossiguientes:a) Salvaguardar el patrimonio p blico.

3 B) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad dela informaci n presupuestaria, financiera, administrativa yt cnica. c) Procurar la eficiencia, eficacia, econom a y legalidad de losprocesos y operaciones institucionales y el acatamiento delas pol ticas establecidas por las m ximas autoridades delorganismo o 4 .-Los objetivos del CONTROL INTERNO deben serestablecidos para cada rea o actividad del organismo oentidad, y caracterizarse por ser aplicables, completos,razonables, integrados y congruentes con los objetivosgenerales de la instituci culo 5 .-El CONTROL INTERNO administrativo lo conforman lasnormas, procedimientos y mecanismos que regulan los actosde administraci n, manejo y disposici n del patrimonio p blicoy los requisitos y condiciones que deben cumplirse en laautorizaci n de las transacciones presupuestarias culo 6 .- El CONTROL INTERNO contable comprende las NORMAS ,procedimientos y mecanismos, concernientes a la protecci nde los recursos y a la confiabilidad de los registros de lasoperaciones presupuestarias y financieras, as como a laproducci n de informaci n atinente a las 7.

4 -El costo del CONTROL INTERNO no debe exceder el queresulte de la suma de los beneficios esperados de la funci beneficios esperados del CONTROL INTERNO , en general, losque incrementen la protecci n del patrimonio p blico,minimicen los riesgos de da os contra el mismo eincrementen su eficiente utilizaci 8 .-Los sistemas de CONTROL INTERNO deben serestructurados de acuerdo con las premisas siguientes:a) Corresponde a la m xima autoridad jer rquica de cadaorganismo o entidad establecer, mantener y perfeccionar elsistema de CONTROL INTERNO , y en general vigilar su efectivofuncionamiento. Asimismo, a los niveles directivos y gerenciales lescorresponde garantizar el eficaz funcionamiento del sistemaen cada rea operativa, unidad organizativa, programa,proyecto, actividad u operaci n, de la cual seanresponsables. b) El sistema de CONTROL INTERNO es parte de los sistemasfinancieros, presupuestarios, contables, administrativos y5operativos del organismo o entidad y no un reaindependiente, individual o especializada.

5 C) Es responsabilidad del rgano de CONTROL INTERNO delorganismo o entidad, sin menoscabo de la que correspondea la funci n administrativa, la revisi n y evaluaci n delsistema de CONTROL INTERNO , para proponer a la m ximaautoridad jer rquica las recomendaciones tendentes a suoptimizaci n y al incremento de la eficacia y efectividad de lagesti n administrativa. d) Sin menoscabo de que puedan aplicarse criterios t cnicosde general aceptaci n relativos a la unidad e integridad delos procesos y a la forma unificada de su conducci ngerencial, los deberes y responsabilidades atinentes a laautorizaci n, ejecuci n, registro , CONTROL de transacciones ycustodia del patrimonio p blico, deben mantener una adecuaday perceptible delimitaci 9 .-Los sistemas y mecanismos de CONTROL internodeben estar sometidos a pruebas selectivas y continuas decumplimiento y pruebas de cumplimiento est n dirigidas a determinar s dichos sistemas y mecanismos permiten detectar conprontitud cualquier desviaci n en el logro de las metas yobjetivos programados, y en la adecuaci n de las accionesadministrativas, presupuestarias y financieras a losprocedimientos y NORMAS pruebas de exactitud est n referidas a la verificaci n de lacongruencia y consistencia num rica que debe existir en los6registros contables entre s y en los estad sticos, y a lacomprobaci n de la ejecuci n f sica de tareas y niveles directivos y gerenciales de losorganismos o entidades deben:a) Vigilar permanentemente la actividad administrativa de lasunidades, programas, proyectos u operaciones que tienen asu cargo.

6 B) ser diligentes en la adopci n de las medidas necesariasante cualquier evidencia de desviaci n de los objetivos ymetas programadas, detecci n de irregularidades oactuaciones contrarias a los principios de legalidad,econom a, eficiencia y/o eficacia; c) Asegurarse de que los controles internos contribuyan allogro de los resultados esperados de la gesti n. d) Evaluar las observaciones y recomendaciones formuladaspor los organismos y dependencias encargados del controlexterno e INTERNO , y promover la aplicaci n de lasrespectivas medidas rgano de CONTROL INTERNO de los organismos oentidades debe estar adscrito al m ximo nivel jer rquico de suestructura administrativa y asegur rsele el mayor grado deindependencia dentro de la organizaci n, sin participaci n7alguna en los actos t picamente administrativos u otros de ndole , la m xima autoridad jer rquica del organismo oentidad debe dotarlo de personal id neo y necesario, as comode razonables recursos presupuestarios, materiales yadministrativos que le faciliten la efectiva coordinaci n delsistema de CONTROL INTERNO de la organizaci n y el ejercicio delas funciones de vigilancia y fiscalizaci Las funciones y responsabilidades del rgano decontrol INTERNO deben ser definidas formalmente.

7 Medianteinstrumento normativo, por la m xima autoridad jer rquica delorganismo o entidad, tomando en consideraci n lasdisposiciones legales y reglamentarias vigentes y las NORMAS ,pautas e instrucciones que en materia de CONTROL dicten laContralor a General de la Rep blica y dem s rganoscompetentes para Las funciones del rgano de CONTROL INTERNO ser nejecutadas con base en un plan operativo anual, en cuyaelaboraci n se aplicar n criterios de econom a, objetividad,oportunidad y de relevancia material, y se tomar n enconsideraci n:a) Los lineamientos establecidos en los planes nacionalesestrat gicos y operativos de CONTROL . b) Los resultados de la actividad de CONTROL desarrollada enejercicios anteriores. 8c) Los planes, programas, objetivos y metas a cumplir por elorganismo o entidad en el respectivo ejercicio fiscal. d) La situaci n administrativa, importancia, dimensi n y reascr ticas del organismo o entidad.

8 E) Las solicitudes de actuaciones y los lineamientos que leformule la Contralor a General de la Rep blica, o cualquierorganismo o entidad legalmente competente para ello. f) Las denuncias recibidas. g) Las propias recomendaciones, las que formulen las firmasde auditor a y los rganos de CONTROL rgano de CONTROL INTERNO debe realizar la funci nde auditor a interna de conformidad con las disposicioneslegales aplicables, las NORMAS GENERALES de Auditor a deEstado prescritas por la Contralor a General de la Rep blica, laspresentes NORMAS , otros instrumentos reglamentarios y lasnormas de auditor a de general y convencional aceptaci Las pol ticas que dicten los organismos oentidades deben definirse por escrito. Asimismo, debenadoptarse decisiones dirigidas a procurar la debidaconcordancia y adecuaci n de la organizaci n con sus planes yprogramas, a establecer mecanismos para ejercer el controlde las actividades de acuerdo con lo programado y a motivar alpersonal en la consecuci n de los objetivos y planificaci n debe ser una funci n institucionalpermanente, sujeta a evaluaci n peri Los planes, programas y proyectos de cadaorganismo o entidad deben estar en concordancia con losplanes nacionales, estadales y municipales, y formularse conbase a estudios y diagn sticos actualizados, teniendo encuenta la misi n de la instituci n, sus competencias legales oestatutarias, el r gimen jur dico aplicable y los recursoshumanos, materiales y financieros que permitan el normaldesarrollo de las actividades responsables de la ejecuci n de los planes,programas y proyectos.

9 Deben informar a los nivelessuperiores correspondientes acerca de la situaci n de losmismos, con indicaci n de las desviaciones ocurridas, suscausas, efectos, justificaci n y medidas culo autoridades del organismo o entidad y engeneral los funcionarios y empleados bajo su supervisi n,deben desempe arse con arreglo a principios ticos ydemostrada capacidad t cnica e idoneidad en el cumplimientode los deberes los organismos y entidades deben estarclaramente definidas, mediante NORMAS e instruccionesescritas, las funciones de cada cargo, su nivel de autoridad,responsabilidad y sus relaciones jer rquicas dentro de laestructura organizativa, procurando que el empleado o10funcionario sea responsable de sus actuaciones ante una supervisor responsable de unidades,programas, proyectos u operaciones, debe comunicarclaramente las funciones y responsabilidades atribuidas a cadasupervisado, examinar sistem ticamente su trabajo yasegurarse que se ejecute conforme a las instruccionesdictadas al culo manuales t cnicos y de procedimientos debenser aprobados por las m ximas autoridades jer rquicas de losorganismos y entidades.

10 Dichos manuales deben incluir losdiferentes pasos y condiciones de las operaciones a serautorizadas, aprobadas, revisadas y registradas, as como lorelativo al archivo de la documentaci n justificativa que le sirvade las transacciones y operaciones financieras,presupuestarias y administrativas deben estar respaldadascon la suficiente documentaci n justificativa. En este aspectose tendr presente lo siguiente:a) Los documentos deben contener informaci n completa yexacta, archivarse siguiendo un orden cronol gico u otrossistemas de archivo que faciliten su oportuna localizaci n, yconservarse durante el tiempo estipulado legalmente. 11b) Las autoridades competentes del organismo o entidadadoptar n las medidas necesarias para salvaguardar yproteger los documentos contra incendios, sustracci n ocualquier otro riesgo, e igualmente, para evitar sureproducci n no autorizada. Articulo acceso a los registros y recursos materiales yfinancieros debe limitarse a los funcionarios o empleadosautorizados para ello, quienes estar n obligados a rendircuenta de su custodia o utilizaci n.