PLAN DE CLASSEMENT : MODE D’EMPLOI - CDG 35

1 Village des Collectivit s Territoriales - 1 avenue de Tiz - CS 13600 - 35236 THORIGN -FOUILLARD Service : Conseil et d veloppement 04/08/2014 PLAN DE CLASSEMENT : MODE D EMPLOI Conseil pour une utilisation partag e du CLASSEMENT des donn es qui entrent, circulent et sortent de la mairieVillage des Collectivit s Territoriales - 1 avenue de Tiz - CS 13600 - 35236 THORIGN -FOUILLARD Service : Conseil et d veloppement 04/08/2014 2 Nous avons tous un jour t victime d un mauvais CLASSEMENT . Perte de temps, mauvaises d cisions, nervement et impuissance sont les cons quences d un rangement d pass et trop personnel.

2 Nous avons tous aussi t un jour cause de d sordre : emprunts de documents, retard dans la r ponse, d placement de dossiers sans mise jour des tiquettes, entassement des affaires en cours. L enlisement est vite arriv ! Une prise de conscience collective sur le partage de l activit et la circulation de l information passe par un nouveau CLASSEMENT . UNE ORGANISATION CENTR E SUR L INFORMATION POURQUOI ? La mairie, centre administratif de la commune, est de plus en plus le carrefour de multiples proc dures pour de nombreux interlocuteurs. L information est la mati re premi re du travail en secr tariat de mairie.

3 Or, ces donn es sont fragiles et volatiles. Pour ne pas oublier, garer, d former ou tronquer les informations qui rentrent, il faut centrer l organisation du travail sur le traitement de celles-ci. COMMENT ? De nouvelles m thodes de travail portant sur le cycle complet du traitement des informations doivent tre adopt es (enregistrement, ventilation, coordination, actualisation, tri, ) L ensemble de ces techniques sont rendues possibles par le respect d un plan de CLASSEMENT g n ral. Trier, actualiser et classer ne sont pas seulement des op rations manuelles plus ou moins fastidieuses.

4 Ce sont les activit s de base du traitement des donn es. Le CLASSEMENT est l architecture du travail en mairie. Si une personne en est responsable, c est l ensemble des utilisateurs de la mairie qui sont concern s. Le sch ma de la page de droite illustre l importance du CLASSEMENT pour le traitement de l information. En effet, les donn es qui entrent en mairie sont nombreuses et p rissables. Int grer d s le d part une logique de CLASSEMENT limite deux dangers : - viter d tre d bord par des informations non rep r es et qui ne peuvent tre rang es avant d avoir t tatou es ; - viter d garer des donn es sensibles auxquelles on aura besoin de se r f rer.

5 Village des Collectivit s Territoriales - 1 avenue de Tiz - CS 13600 - 35236 THORIGN -FOUILLARD Service : Conseil et d veloppement 04/08/2014 3 LE CLASSEMENT : QUOI A SERT ? CHACUN EST CONCERN PAR LE CLASSEMENT Village des Collectivit s Territoriales - 1 avenue de Tiz - CS 13600 - 35236 THORIGN -FOUILLARD Service : Conseil et d veloppement 04/08/2014 4 7 conseils pour s y retrouver UNE PERSPECTIVE G N RALE Le plan de CLASSEMENT int gre l actualit des agents et des lus, dans le cadre de chaque domaine d attribution et de comp tences. TOUS LES TYPES D INFORMATIONS SONT VIS S En g n ral, l information crite est bien trait e et class e.

6 En est-il de m me pour les informations orales (le t l phone, les signalements l accueil, les questions soulev es et les d cisions prises en r ) ? Ces messages aussi doivent tre transcrits et suivre le m me circuit que le courrier. LES DONN ES DOIVENT BIEN CIRCULER Les informations peuvent tre transmises divers utilisateurs pour avis. Ceux-ci participent au traitement de l information. Aussi, chacun doit agir vite dans son domaine de comp tence sous peine de ralentir la marche des dossiers ou de disperser les donn es n cessaires. UNE PR OCCUPATION DE TOUS LES INSTANTS Pour garder la confiance de tous dans le CLASSEMENT , il faut que les informations soient constamment jour.

7 Cela suppose un entretien quotidien qui passe par du rangement et des purges . Chaque chose doit avoir une place et y tre ! L INFORMATION CLASS E N EST PAS UN DOMAINE R SERV La logique du rangement correspond au besoin de l utilisateur principal pour faciliter son activit . Les gains de temps et d efficacit peuvent concerner aussi les utilisateurs occasionnels (coll gues, lus, ), si le plan de CLASSEMENT est visible, clair et compr hensible par tous. TOUT DOSSIER S APPELLE REVIENS Pour participer une r union ou examiner une mati re complexe, il est possible d emprunter un dossier.

8 Cependant, il faut laisser sa place une fiche permettant de le et ne pas tarder le remettre en place enrichi du r sultat de la r union ou de la r flexion. UNE AFFAIRE CLASS E N EST PAS UNE AFFAIRE ENTERR E Tout au contraire, rang e sa place, l affaire en question saura r pondre au quart de tour toute sollicitation. A l inverse, une affaire non class e a toutes les chances d tre en r alit un dossier enfoui, des papiers dispers s non disponibles au moment voulu. Village des Collectivit s Territoriales - 1 avenue de Tiz - CS 13600 - 35236 THORIGN -FOUILLARD Service : Conseil et d veloppement 04/08/2014 5 UN PLAN CAL SUR LES MISSIONS DU SECR TAIRE DE MAIRIE Pour adopter une attitude active face aux avalanches d informations ( crites, orales, ) qui envahissent la mairie, il faut du recul et s organiser selon les missions principales du secr tariat.

9 10 DOMAINES D ACTIVIT S Le plan de CLASSEMENT s appuie donc sur la d composition du m tier de secr taire de mairie tablie en 1993 dans le cadre du projet OSCAR. L int r t de cette r partition est d encourager une affectation des lieux aux diff rentes activit s du secr tariat (la mission de gestion de la population pr s de la banque d accueil, celle de la gestion des moyens financiers pr s de l ordinateur de la comptabilit ..) U N E A R B O R E S C E N C E D I X B R A N C H E S 1- ADMINISTRATION G N RALE 2- AFFAIRES SCOLAIRES ET P RISCOLAIRES 3- ACTION SOCIALE 4- ACTION SOCIO-CULTURELLE ET ASSOCIATIONS 5- URBANISME, AFFAIRES FONCI RES ET CONOMIQUES 6- QUIPEMENTS COMMUNAUX ET TRAVAUX 7- VIE MUNICIPALE 8- GESTION DES FINANCES COMMUNALES 9- GESTION DES MOYENS HUMAINS ET MAT RIELS DE LA COMMUNE 10- INTERCOMMUNALIT DES DOSSIERS DYNAMIQUES La num rotation syst matique des dossiers semble tre un facteur de rigidit.

10 Au contraire, elle permet plus facilement que d autres codifications de subdiviser des dossiers qui prennent de l ampleur. Par convention, on pourra placer, au d but de chaque th me, un dossier contenant la documentation du domaine (dans le plan propos ces items se terminent par z ro). Ainsi, dans chaque mati re, on disposera des instances et de la r glementation en vigueur. Le CLASSEMENT par r pertoires des fichiers de bureautique doit suivre autant que possible la m me logique pour une meilleure articulation. L introduction de chiffres dans l intitul du r pertoire permet de s affranchir de l ordre alphab tique : on retrouve alors ses dossiers de la m me mani re dans l armoire et sur son PC !