plan directeur - clddm.com

1 plan directeurdes syst mes d'informationobjectif et marche suivreDirection du d veloppement des entreprises et des affaires Pr par par Michel Lapointe Conseiller en gestion Publi par la Direction des communications : septembre 1994R dit par la Direction des relations avec les client les : janvier 2003R vis : f vrier 1998 Actualis : juillet 2003 Num ro de document : 1325 Toute reproduction de ce document est autoris e avec mention de la source L emploi du genre masculin pour d signer des personnes, des titres et des fonctions se fait sans discrimination et n a pour but que de faciliter la lecture du texte AVANT-PROPOSLe recours l'informatique dans les PME qu b coises est relativement r cent. De fa on g n rale, il a d but avec l'arriv e de la micro-informatique, au d but des ann es 1980. Les entreprises de grande taille qui, en g n ral, se servent de l'informatique depuis plus longtemps que les PME, savent que, p riodiquement, elles doivent valuer les syst mes d'information en place et d finir un plan directeur d'utilisation de ces syst mes pour les ann es venir.

2 Maintenant toutes les entreprises, petites et grandes, doivent se livrer ce m me exercice. Cet outil de gestion s'adresse aux dirigeants soucieux de mieux g rer les syst mes d'information et l'informatique dans leur entreprise, ainsi qu' toute personne qui, de pr s ou de loin, devra participer l' laboration d'un plan directeur . D'importantes ressources, tant humaines que financi res, sont employ es chaque ann e dans les entreprises pour la production d'information et la gestion de l'informatique. Un plan directeur des syst mes d'information constitue un outil privil gi d'encadrement et de contr le de ces ressources et permet de s'assurer qu'elles seront utilis es en accord avec le plan strat gique de l'entreprise. Nous tenons pr ciser que ce document se veut un guide pouvant tre utilis par tous les types d'entreprises. Il va de soi que plusieurs facteurs peuvent influer sur la pr paration d'un plan directeur , notamment la taille de l'entreprise et le degr d'informatisation de celle-ci.

3 Le guide devra donc tre adapt en cons quence. Ainsi, il est possible qu'une tr s petite entreprise puisse pr parer un plan directeur en quelques jours, alors qu'il faudra de trois six mois pour une grosse entreprise. Cependant, toutes en tireront les m mes avantages, principalement en ce qui a trait l'ad quation du plan directeur en syst matisation et en informatique avec le plan strat gique, celle des ressources avec les priorit s de l'entreprise et la r duction du nombre d'erreurs dans le processus d'informatisation. TABLE DES MATI RES1. INTRODUCTION ..52. ORGANISATION ET M CANISMES METTRE EN PLACE .. COMIT DE DIRECTION .. COMIT DE GESTION DES SI .. COORDINATION DU PROJET .. LOGISTIQUE ..73. CONCEPTION D'UN plan directeur .. PLANIFICATION DU PROJET .. ANALYSE .. ANALYSE DE LA SITUATION ANALYSE DES BESOINS .. ORIENTATIONS G N RALES ET POSSIBILIT S D' SC NARIOS POSSIBLES .. CHOIX DE L'ORIENTATION .. MISE EN OEUVRE DU plan directeur .

4 154. INTRODUCTION Tous les dirigeants savent que pour bien administrer leur entreprise manufacturi re, ils doivent g rer la production, les ventes, les ressources humaines ainsi que les finances, et que toutes ces composantes sont interreli es. L'arriv e de l'informatique a permis aux gestionnaires, dans un premier temps, d'obtenir plus d'information dans chacun de ces secteurs. Par la suite, lorsqu'il tait judicieux de le faire, l'information commune plusieurs secteurs a t regroup e l'aide de syst mes int gr s de gestion auxquels peuvent se greffer des syst mes d'aide la d cision et des tableaux de bord. cela s'ajoutent maintenant de nouveaux moyens permettant de faire du commerce lectronique, tels que l' change de documents informatis s, le code barres et le courrier lectronique. Ainsi, graduellement, l'information produite pour aider les dirigeants prendre des d cisions a acquis une importance strat gique pour le d veloppement et m me la survie des entreprises.

5 Il est donc devenu capital de bien g rer cette ressource. Un plan directeur des syst mes d'information permet d'obtenir un bilan pr cis de la situation actuelle et de d finir la mise en oeuvre de ce dernier, d'une dur e de trois cinq ans. Celui-ci tiendra compte des objectifs et des priorit s de l'entreprise tout en valuant l'impact sur les ressources et la structure organisationnelle de celle-ci. cause de la grande importance d'un plan directeur pour l'ensemble de l'entreprise, la pr paration de celui-ci implique l'engagement complet de la direction dans le projet. De plus, la direction devra mettre en place certains m canismes lui permettant de bien g rer le projet et de s'assurer de l'engagement de tout le personnel. Ce guide d crit, dans un premier temps, les m canismes mettre en oeuvre pour la pr paration d'un plan directeur . Dans un deuxi me temps, chacune des tapes de la conception de celui-ci sont pr sent es et expliqu es.

6 Comme c'est le cas pour tous les guides, certains l ments devront probablement tre modifi s, retir s ou ajout s pour que ce document puisse r pondre parfaitement aux besoins de votre entreprise. - 5 2. ORGANISATION ET M CANISMES METTRE EN PLACE Les diff rents m canismes d crits dans cette section sont essentiels la bonne marche de tout plan directeur des SI (syst mes d'information). Ils devront cependant tre adapt s en fonction de l'ampleur de ce quoi s'applique le plan directeur (un d partement, une entreprise, un groupe d'entreprises) et de la taille de l'entreprise. COMIT DE DIRECTION Les SI tant une des ressources les plus importantes et strat giques pour les entreprises, la direction se doit de les g rer et d'en assumer toute la responsabilit . Le comit de direction a un r le d cisionnel concernant l'ensemble du plan directeur . Ce comit est compos de tous les membres de la direction.

7 MANDAT D finir les objectifs, les priorit s et les attentes. Assurer l'ad quation du contenu de chaque tape du plan directeur avec les orientations et les objectifs de l'entreprise. tablir les priorit s. Approuver le contenu des rapports. Approuver les budgets et le calendrier du plan directeur . Assurer la participation active de tous les intervenants requis. COMIT DE GESTION DES SI MANDAT Ce comit a un r le de pilotage du projet. Ainsi, il recommande, supervise et approuve tous les l ments du plan pour ce qui est notamment des objectifs et des orientations, des probl matiques, des situations cibles, des strat gies en mati re des SI, des plans de transition, ainsi que des co ts et des b n fices. Ce comit sera aussi responsable de la mise en place du plan directeur ainsi que du suivi de l'exploitation des SI. - 6 MEMBRES Le comit est pr sid par un cadre sup rieur. Le directeur informatique en fait partie. Il regroupe les chefs de service des principales entit s administratives.

8 Dans les entreprises de petite taille, le mandat du comit de gestion des SI peut tre enti rement assum par le comit de direction. COORDINATION DU PROJET Le charg de projet, mandat par le comit de gestion des SI, coordonne le projet en maintenant un contact direct avec l' quipe de r alisation du plan directeur pendant toute la dur e de celle-ci. MANDAT Le mandat du charg de projet consiste : assurer la communication interne; coordonner et animer l' quipe de projet; conseiller et assister les intervenants; colliger l'information et l'int grer dans un tout coh rent; voir au suivi des activit s selon le plan du projet; faire des rapports d'avancement aux comit s; assurer les contr les sur la qualit des informations produites; repr senter l' quipe des intervenants aupr s des comit s. LOGISTIQUE Le charg de projet doit pr voir et faire approuver les l ments suivants : budget de consultation; planification des entrevues; planification des rencontres du comit de direction; planification des rencontres avec le comit de gestion des SI; pr vision d'un local pour le consultant, l'acc s certains quipements, la disponibilit du secr tariat, etc.

9 - 7 3. CONCEPTION D'UN plan directeur Nous avons subdivis la conception du plan directeur informatique en six tapes (voir le diagramme 1 de la page suivante). Avant qu'une nouvelle tape soit entreprise, l' tape pr c dente doit tre approuv e. Il est normal, cependant, qu'il y ait certains chevauchements entre les tapes ou que l'on d couvre, une tape donn e, un l ment important modifiant une tape pr c dente. Le charg de projet devra donc g rer ces situations et faire approuver toutes modifications par les comit s. Pour chaque tape, on retrouve une section appel e Activit s qui d crit les principales t ches qui devront tre accomplies pour la r alisation de l' tape. Dans la section R sultats, est d crit le contenu des rapports qui devront tre approuv s par le comit des SI et le comit de direction au Point de contr le avant de passer l' tape suivante. PLANIFICATION DU PROJET Cette premi re tape permet d' tablir les bases du plan directeur , tant en ce qui concerne l'orientation qu'en ce qui a trait aux op rations.

10 Elle nous assure que tous connaissent les aspects strat giques de l'entreprise, tels que la mission et les objectifs, et que le plan directeur sera conforme ceux-ci. De plus, cette planification fournit le cadre de r f rence op rationnel et technique pour la pr paration du rapport relatif au plan directeur . ACTIVIT S Examen sommaire du contexte actuel (organisationnel, l gislatif, technologique, concurrence, client le, etc.). Prise de connaissance du plan strat gique d'entreprise. R vision des motifs justifiant le plan directeur . Pr cision des risques et des contraintes pour l'entreprise. valuation des ressources de l'entreprise en relation avec le projet. D finition et classement par ordre de priorit des facteurs critiques de succ s de l'entreprise. D termination de la structure du rapport final. Identification des participants au projet. D termination du calendrier du projet. tablissement des m canismes de revue du projet.