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1 TACHE LE SUIVI DES COMMANDES ET LA RECEPTION DE LA LIVRAISON. A LA PROC DURE D'ACHAT. proc dures d'achat L'h te(sse) doit : Passer une commande V rifier et mettre jour le planning des COMMANDES Effectuer les relances ventuelles (t l phoniques et crites). tre rigoureux dans la gestion des COMMANDES . La proc dure d'achat s'effectue au regard de fournisseurs attitr s et se limite des demandes de tarifs ou de prix, de passation de commande et de gestion physique des stocks . Le planning des COMMANDES : suivre les commande s visualiser viter les les rupture de commande stocks s utilit du planning pr parer la r ception g rer les des retard de fournitures livraisons /mat riels relancer les forunisseurs fiche fournisseur Une fiche fournisseur sert conna tre les principales informations sur le fournisseur pour effectuer une commande. Sur cette fiche fournisseur, on y trouve par exemple la raison sociale et les coordonn es du fournisseur, les num ros de t l phone avec le nom du contact et le mail, les conditions de livraison et de r glement.
2 Une fiche fournisseur permet de r unir tous les renseignements utiles pour passer une commande. s lection des fournisseurs tableau de comparaison Un tableau permettant de comparer les offres des fournisseurs compte tenu de certains crit res: prix unitaire, quantit , remises, garanties, d lai de livraison . crit res de s lection pour choisir le fournisseur le plus adapt . Il faut comparer les prix, les conditions de paiement (remises, escomptes ), les d lais de livraison et s'assurer qu'il livre bien la date pr vue. proc dures suivre lorsque les d lais de livraison ne sont pas respect s Lorsque les d lais de livraison ne sont pas respect s, il faut d'abord effectuer une relance t l phonique. En cas d'une non-r ponse, il faut r diger une lettre de mise en demeure. Les outils permettant les relances : le courrier le courrier le e- recommand mailling . Les outils le internet t l phone les l ments importants rappeler au fournisseur Il faut rappeler au fournisseur : la date de la commande avec son contenu, la date de l'accus de r ception, la date de livraison pr vue.
3 Il faut insister sur le retard de livraison et proposer une date ult rieure de livraison. une mise en demeure Une mise en demeure est une lettre envoy e un fournisseur en envoi recommand avec accus de r ception, qui rappelle l'historique de la commande et propose un autre d lai de livraison. Les documents commerciaux Les documents commerciaux : Bon Bon devis de de Facture commande livraison B LA R CEPTION DE LA LIVRAISON. proc dures de r ception de la livraison r ception des fournitures et du mat riel En pr sence du livreur controles quantitatif qualitatif: V rifier l'aspect des colis pour voir si V rifier que le nombre de colis livr s correspond ceux-ci ne sont pas ab m s, d t rior s bien au nombre de colis inscrit sur le bon de livraison. Validation qualitatif: tat des conditionnements et des quantitatif: articles manquants ou en trop, erreur emballages de chaque produit livr . dans les r f rences livr es . formulation des r serves appel t l phonique g n ralement confirm par fax, e-mail annotation sur le bon de livraison, si l'anomalie a t.
4 Ou courrier, dans un d lai de 3 jours pour toutes les rep r e lors du premier contr le ;. anomalies. stockage stockage en r serve transmission aux services concern s Les documents utiliser Bon Bon de de commande livraison L'enregistrement des entr es de fournitures et de mat riels L' tat du stock : Stock maximum : Quantit de produits en stock laquelle l'entreprise se consid re en surstockage. Stock minimum : Quantit de produit en stock limite et critique en cas de retard de livraison. Stock d'alerte : Quantit de produit en stock pr d finie qui d clenche la commande. Stock de s curit : Quantit de produit en stock qui permet de faire face aux impr vus ou retard de livraison. La fiche de stock : Le support permettant d'effectuer les enregistrements des mouvements de stocks : des entr es et des sorties de marchandises et/ou de fournitures Elle comporte diverses informations : Fiche Les caract ristiques de l'article : r f rence d signation Les mouvements : quantit s entr es et sorties de Les niveaux de stock : (maximum, minimum, d'alerte, de s curit ).
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