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1 FirmaDoc BPM Manual del Administrador P gina 0 de 40 FirmaDoc BPM Manual del Administrador Factura electr nica Dossier 10 FirmaDoc BPM Manual del Administrador P gina 1 de 40 Pre mbulo 2 Razones que fundamentan su uso 2 Legislaci n 2 M dulo de Digitalizaci n Certificada 4 Caracter sticas de los sistemas 4 Normas t cnicas del m dulo 5 Procedimientos de Seguridad 14 Definici n de los soportes electr nicos elegidos 15 Controles aplicados seg n fase de digitalizaci n 16 Integraci n con la aplicaci n SicalWin 16 Facturas electr nicas en FirmaDoc -BPM 22 Ejemplo e-Factura desde FirmaDoc 26 Ejemplo e-Factura desde Portal - WEB 29 Registro de Facturas & @ccede 34 Verificaci n firma de la e-factura 34 e-factura & Integraci n con SicalWin 35 Impresi n de documentos e-facturas 38 Plan de Gesti n de Calidad 38 AP NDICE I 39 Tabla de Contenidos FirmaDoc BPM Manual del Administrador P gina 2 de 40 Pre mbulo En este pre mbulo se va a tratar de responder a cuestiones b sicas relacionadas con la factura electr nica.

2 Empezamos por definir que se entiende por factura electr nica. Se trata de un documento tributario generado por medios inform ticos en formato electr nico, que reemplaza al documento f sico en papel, pero que conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel. Tambi n se define como el equivalente funcional de la factura en papel, que se puede transmitir desde el expedidor al destinatario por medios telem ticos. En t rminos inform ticos, consiste en un fichero con el contenido exigido por ley a cualquier factura, que se puede transmitir de emisor a receptor por medios telem ticos (de un ordenador a otro) y que posee unas caracter sticas que aseguren la autenticidad e integridad.

3 Razones que fundamentan su uso Entre las muchas razones para el uso de la facturaci n electr nica se encuentran las que se encuadran en el mbito econ mico hasta el ecol gico, entre otras se destacan: Ahorro de costes Mejora de la eficiencia Integraci n con las aplicaciones de gesti n internas Optimizaci n de la tesorer a Obtenci n de informaci n en tiempo real Reducci n de tiempos de gesti n Agilidad en la toma de decisiones Administraci n y contabilidad automatizadas Disminuci n de costes de los documentos en papel Control de acciones err neas Uso eficaz de los recursos financieros Flujos de transacciones agilizados Legislaci n Respecto a la normativa legal que regula la facturaci n electr nica se destacan las siguientes normas: FirmaDoc BPM Manual del Administrador P gina 3 de 40 1.

4 Orden Ministerial PRE/2971/2007 por la que en el que se regulan las cuestiones relativas a la facturaci n electr nica dirigida a organismos pertenecientes a la Administraci n General del Estado: Est ndares y condiciones t cnicas uniformes que ha de seguir todo proceso de expedici n y remisi n de facturas por medios electr nicos en el que el expedidor y/o destinatario es un organismo perteneciente a la Administraci n General del Estado. Condiciones de la prestaci n del consentimiento expreso para recibir facturas en formato electr nico por parte de la Administraci n destinataria de las facturas. Est ndares y condiciones t cnicas: Facturae Desde el punto de vista t cnico, la Orden establece la obligatoriedad de los siguientes sistemas: Del Formato electr nico de las facturas Facturae que deber n reunir todas las facturas electr nicas expedidas y remitidas en el marco de aplicaci n de la Orden y que se encuentra detallado en el ANEXO de la misma.

5 Del formato de firma electr nica reconocida ( o basada en un certificado electr nico y generada por un dispositivo de creaci n de firma) como mecanismo est ndar de acreditaci n de la autenticidad del origen e integridad del contenido de las facturas remitidas por medios electr nicos Cabe se alar que los est ndares y condiciones t cnicas anteriores, aparte de en el mbito de la contrataci n administrativa, son tambi n aplicables a las facturas que son expedidas en el mbito privado y se presenten en el curso de cualquier procedimiento administrativo. Respecto a la prestaci n del consentimiento para recibir facturas por medios electr nicos, la Orden establece la obligaci n para las Administraciones P blicas de prestar consentimiento expreso para recibir facturas por medios electr nicos, el cu l ser realizado por el Departamento ministerial u Organismo p blico correspondiente mediante disposici n de car cter general y se extender a todos los supuestos en los que sea destinatario de facturas.

6 La mencionada Disposici n tambi n har constar que formatos admitidos por la presente Orden son admisibles para la recepci n electr nica de facturas. 2. La Orden EHA/962/2007 por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturaci n telem tica y conservaci n electr nica de facturas. Otras disposiciones que afectan a la facturaci n en general, y tratan la facturaci n electr nica en algunos de sus art culos son: FirmaDoc BPM Manual del Administrador P gina 4 de 40 3. Real Decreto 1496/2003. Reglamento que regula las obligaciones de facturaci n. 4. Directiva 2001/115/CE, por la que se modifica la Directiva 77/388/CEE con objeto de simplificar las condiciones impuestas a la facturaci n.

7 Entre las exigencias que debe contemplar el destinatario de una factura electr nica se destaca: conservar de forma ordenada las facturas y permitir el acceso completo y sin demora. Es decir: 1. Disponer del software o aplicaci n inform tica que permita verificar la validez de esa firma. 2. Almacenar los ficheros de las facturas, as como las firmas asociadas a cada una de ellas, caso de no venir en el mismo fichero. 3. Permitir el acceso completo y sin demora, es decir, tener alg n mecanismo que permita poder consultar las facturas en l nea de modo que se visualicen, se puedan buscar cualquiera de los datos de los libros de Registro de IVA, se puedan realizar copias o descargas en l nea de las facturas y se puedan imprimirlas en papel cuando sea necesario.

8 M dulo de Digitalizaci n Certificada En este punto lo primero a mencionar es definir digitalizaci n certificada . Al referirnos a la digitalizaci n certificada lo hacemos atendiendo a aquel proceso tecnol gico que permite, mediante la aplicaci n de t cnicas fotoelectr nicas o de esc ner, convertir la imagen contenida en un documento en papel a una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos est ndares de uso com n y con un nivel de resoluci n que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administraci n Tributaria. Est recogido en el Art culo 7 de la Orden EHA/962/2007. Caracter sticas de los sistemas Para FirmaDoc Bandeja de Entrada: Estaci n de trabajo: Windows 2000/XP. CPU: Pentium III 350 Mhz o superior RAM: 1 GB.

9 Conexi n a Internet recomendada si no se tiene instalado FirmaDoc Actualizador Configuraci n de pantalla recomendada: Resoluci n m nima: 1024x768 Profundidad de color: 24 bits (16 MM de colores) Tama o de pantalla recomendado: 15" (m nimo) FirmaDoc BPM Manual del Administrador P gina 5 de 40 Para FirmaDoc Biblioteca: Bases de datos soportadas: SQL Server o superior, u Oracle o superior. Para FirmaDoc Indexador: Windows 2000/XP RAM: 512 Mb (1 Gb con OCR) Para FirmaDoc Actualizador y FirmaDoc Validador de Certificados: Conexi n a Internet permanente RDSI/ADSL/Cable Para FirmaDoc Servidor de Procesos: Windows 2000/XP RAM: 1 Gb Nota importante: Las aplicaciones que son accedidas por m ltiples usuarios han de estar siempre instaladas en sistemas operativos servidores.

10 Este es el caso de Biblioteca, indexador, o como se ver m s adelante, la ubicaci n de los vol menes secundarios. ESCANER Como requisito imprescindible para digitalizar desde FirmaDoc , es que el scanner sea compatible con TWAIN. FirmaDoc permite la digitalizaci n individual as como de varias p ginas tanto en esc neres planos como en aquellos que incluyen un alimentador de papel. Normas t cnicas del m dulo Req. 1: S lo deber admitir formatos est ndares de uso com n: ISO 19005 (PDF/A), PNG o JPEG 2000 o cualquiera de los publicados en la web oficial de la AEAT. Compresi n sin p rdida. Formato de digitalizaci n: TIFF Compresi n: Sin p rdida Algoritmo de compresi n: (en funci n de la profundidad de color) FirmaDoc BPM Manual del Administrador P gina 6 de 40 Ejemplo de ocupaci n en bytes seg n profundidad de color (1 p gina, 200 ppp puntos por pulgada): Profundidad de color Tama o archivo Compresi n_____ 1 bit bytes CCITT Grupo 4 Fax Se recomienda emplear por tanto 1 bit de profundidad de color.