L’écrit professionnel

1 L crit professionnel PLAN:1. D finition2. Particularit de l crit professionnel3. Pourquoi r diger un crit professionnel ?4. Les r gles de la r daction crite5. Les r gles de la r daction professionnel - le style administratif- la ponctuation- l emploi de la majuscule6. Types courants des crits professionnels- la lettre administrative- la note- la convocation- le bordereau - le compte rendu- le rapport- proc s verbal7. Comparaison entre CR, PV et rapport8. Exemples de quelques crits professionnels9. Sommaire des crits professionnels les plus courants10. r sum D finition:L crit professionnel est tout document crit, destin la communication d informations entre acteurs, partenaires d un syst me de production. Il est dit professionnel puisqu il est utilis en priorit dans le monde du travail ou dans l univers de recherche s y rapportant, comme moyen de pr sentation, de transmission d informations, d l ments de connaissance, destin s soutenir et favoriser les op rations de production L crit professionnel sert de vecteur, pour soutenir une information destin e: la r solution de probl me, la n gociation, la suggestion au conseil l archivage, etc.

2 Particularit de l crit professionnelII faut seulement apparaitre les caract res sp cifiques de l'administration qui sont l'origine des r gles particuli res de la r daction faut bien savoir que l administration agit dans un cadre r glementaire, toujours dans le respect de l int r t g n ral. Sa mission est de :- prendre des d cisions- donner des avis- dicter des r gles - r pondre a des demandes- informer - instruire des dossiers Ces diverses attributions passent par l'utilisation de l' crit pour tous les agents. C'est pourquoi, il est indispensable de toujours avoir en m moire 4 r gles:- le respect de la hi rarchie- la responsabilit engag e- le principe d'objectivit - l'obligation d'efficacit Pourquoi r diger un crit professionnel ?Objectif : R diger des crits professionnels en toute connaissance du cadre juridique, m thodologique et institutionnel dans lequel ils sont produits permet de mieux r aliser la r action et la transmission d informations. LES REGLES GENERALESDE LA COMMUNICATION ECRITE Ne pas multiplier les objets Faire un plan, pour aider choisir et hi rarchiser les informations : ordre chronologique, du particulier au g n ral, des faits aux opinions, des observations au diagnostic, de l'essentiel au d tail :- l'introduction rappelle l'objet de la correspondance (courrier pr c dent ou affaire concern e),- le d veloppement fournit des explications ou expose les arguments ou la r glementation,- la conclusion fait appara tre la d cision prise, la solution adopt e ou une proposition nonc e clairement.

3 Tenir compte du destinataireIl n'a pas forc ment connaissance de l'affaire. Reformuler la demande, dans le cas d'une r les informations dans leur contexte. Choisir les argumentsQuand vous crivez pour convaincre ou pour faire des recommandations, commencez par lister les arguments que vous allez d velopper. C'est un bon moyen de ne pas en oublier, de pouvoir les situer dans la hi rarchie du plan, pour vous apercevoir que certains d'entre eux sont hors sujet ou peu valides. Choisir ses motsEn fonction de votre interlocuteur, vous choisirez les mots qui font a priori partie de son viterez en g n ral les termes trop techniques. Respecter les r gles de lisibilit :- bannir le jargon de sp cialiste et les mots savants,- donner la signification d'un sigle d s la premi re utilisation,- faire des phrases courtes et d velopper une id e par phrase,- all ger les phrases en r duisant le nombre des subordonn es,- veiller l' quilibre des paragraphes,- si la correspondance comporte plusieurs pages, veiller le faire appara tre clairement (pagination.)

4 /..). Aller l'essentielDans un crit professionnel , l'objectif vis est l'efficacit qui exige que l'on aille rapidement l'essentiel. Citer les faitsCitez toujours les faits tels que vous les avez observ s ou qu'ils vous ont t rapport s. Donnez des chiffres, des dates, des statistiques chaque fois que possible. Limiter la redondanceLa r p tition des informations peut parfois tre utile et d lib r e. La plupart du temps, elle est involontaire et d note un manque de rigueur. En vous relisant, supprimez les r p titions ou les redondances. Les r gles de la r daction professionnelleLE STYLE ADMINISTRATIF tre courtois vitez tout jugement de valeur. tre objectifLes r actions personnelles n'ont aucune place dans les documents signataire (qui peut tre diff rent du r dacteur) incarne l' tat ; il agit, par cons quent, dans le cadre des lois et r glements. Tout ce qui est crit doit pouvoir tre v rifi , notamment gr ce aux r f rences faites aux textes officiels. tre clairL'administration ayant pour r le de pr parer ou de prendre des d cisions, il faut que l'action soit exprim e avec clart pour tre comprise de son l'emploi de mots phrase doit tre utile, donc apporter une information nouvelle.

5 Tre logiqueL' crit doit tre construit comme une d monstration. tre responsable Le r dacteur doit employer le "je", qui marque la responsabilit assum e. LA PONCTUATIONLes r gles de la ponctuation doivent tre scrupuleusement respect es comme celles de l'orthographe. Le point (.)Il marque la fin d'une phrase, c'est- -dire l'ach vement du d veloppement d'une id e. Le point-virgule (;)Il s pare et relie les parties d'une "phrase compos e", la suite d'une proposition ayant un sens complet, mais aussi un rapport avec la suivante (qui introduit par exemple un fait nouveau). La virgule (,)Elle s pare des l ments semblables ( num rations) ou dissemblables (termes en apposition, propositions incises).Elle s'utilise galement devant les conjonctions de coordination : car, mais, donc, mais ne figure pas, en g n ral, devant et et ou . Les deux points (:)Ils annoncent une explication, une num ration et soulignent un rapport souvent de cause ou de cons quence. Ils s'emploient parfois pour introduire un discours direct, une citation.

6 Ils sont alors suivis de guillemets. Le point d'interrogation (?)Il termine les phrases ou les parties de phrases dans lesquelles se trouve une interrogation. * L'administration ignore dans la correspondance les points d'interrogation (principe de la neutralit ). Elle est, en effet, cens e r pondre aux questions et n'avoir pas les poser. Lorsqu'ils interrogent, les documents administratifs le font indirectement en utilisant des p riphrases telles que : La question se pose de savoir . Le point d'interrogation n'est pas n cessaire apr s une interrogation indirecte. Ex : Je me demande s'il ne vaut mieux pas trouver une autre solution. Le point d'exclamation (!)Il termine les phrases exclamatives et les interjections. Les points de suspension (..)Par trois, ils marquent que le message est inachev ou interrompu, que la phrase pourrait se poursuivre.* On ne peut employer etc.+ trois points de suspension . Il faut choisir : soit etc. , soit .. Les parenth ses ()Elles isolent une explication ou une r flexion, une r f rence, une digression du texte principal.

7 L'EMPLOI DE LA MAJUSCULE Il y a lieu d'utiliser une majuscule : apr s les points d'interrogation, d'exclamation, de suspension s'ils marquent la fin d'une si l'interrogation ou l'exclamation ne finit pas la phrase, ces signes de ponctuation sont consid r s comme une virgule ou un point-virgule et sont alors suivis d'une minuscule.* Attention : pas de majuscule apr s deux-points (:). au d but d'un courrier, apr s la formule d'appel :Ex : Monsieur le Proviseur,Je vous prie de bien pour les sigles et acronymes, en g n ral. Mais ils peuvent s' crire en minuscules (sauf la lettre initiale). Il est devenu tr s courant de les crire sans espace ni point entre les :URSSAF ou Urssaf, CEDEX ou C dex, mais plut t : BMCE, BMCI, Prennent une majuscule : les noms de lieu : villes, r gions, cours d'eau, mers, montagnes, : Le Mont-Blanc, le Bas-Rhin, le lac Majeur, les les noms de personne, noms de famille et les pr noms. les noms de journaux - ex : le Monde. les substantifs d riv s de lieux pour en d signer les habitants - ex : les Fran l'adjectif d riv d'un nom de lieu prend une minuscule - ex : le peuple fran ais.

8 L' tat, le S nat, la Facult .. prennent une majuscule quand ils d signent l'institution, la personne morale. Les noms d'organismes officiels, d'associations, de soci t s, ont une majuscule au premier : le Conseil sup rieur de la langue fran aise, le Conseil des ministres. La majuscule peut tre utilis e en tant que signe de consid ration Quand on s'adresse directement une personne par crit, on met g n ralement une : Madame, (formule d'appel, formule de politesse, adresse). On la met assez souvent aux noms de dignit s, titres et : Monsieur le Pr sident, Monsieur le Pr On met une majuscule l'adjectif dans Premier ministre en signe de consid ration. Certains titres honorifiques ont toujours la : sa Majest , son Les noms de f tes prennent une majusculeEx : P ques, Pentec te, le jour de l' * Les jours de la semaine et les mois prennent une : jeudi 15 janvier D'une mani re g n rale, il convient :* de limiter l'emploi des majuscules ;* de les accentuer ;* d'adopter une solution identique dans un m me document.

9 Diff rents types des crits professionnels La lettre administrativela lettre administrative n'est jamais adress e directement un fonctionnaire subordonn , mais l'autorit responsable. Elle fait appara tre la marque de la voie hi rarchique. Tout courrier une autorit sup rieure doit tre transmis par l'interm diaire de l'autorit hi rarchique directe dont d pend l'auteur de la lettre. Cette proc dure a deux justifications : elle informe les diff rents chelons de l'administration de ce qui se passe la base, elle permet ces chelons interm diaires de donner ventuellement un avis propre clairer l'autorit sup rieure. Il n'est fait exception cette r gle que pour des circonstances graves ou urgentes ; dans ce cas, l'original de la lettre est transmis par la voie hi rarchique et une copie du document est directement adress e au destinataire avec la mention : "Copie transmise directement vu l'urgence". Exemple d une lettre administrat-ve LA NOTELa note est un document interne destin : un sup rieur hi rarchique ou un autre service pour r sumer un dossier ou faire le point sur une question, un subordonn pour donner des indications (instructions) de peut galement accompagner un document pour l' comporte le timbre, l objet, la r f rence, la suscription : "note l attention " suivi du destinataire qualifi par son d'une affaire courante, la note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions.

10 Elle se caract rise par sa bri vet et sa concision. Diff rents types de notes : note de service : informer le personnel d une disposition officielle concernant l organisation du service note de transmission : pour accompagner un dossier, note explicative : donner au destinataire des pr cisions en ajoutant des explications un sujet d j trait , note imp rative : constater des erreurs, des manquements, note de synth se : r diger un document clair, pr cis et coh rent partir d informations diverses, provenant de sources diff rentes, voire contradictoires ; elle permet de prendre des d cisions. LA CONVOCATIONC'est un document destin convier une ou plusieurs personnes une r union. Il prend la forme d'une lettre administrative forme personnelle ou d'une comporte : l objet de la r union, l ordre du jour, la date et l heure, le lieu exact, l indication de la personne qui pr sidera, les personnes invit es. Il peut indiquer les travaux pr paratoires ex cuter ou les documents convoque de sup rieur subordonn , sinon on invite.