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1 1 SAFPT INFO SAFPT NATIONAL : 1041, Avenue de Draguignan - ZI Toulon Est 83130 La Garde - Adresse postale : BP 368 - 83085 Toulon C dex 9 SITE INTERNET : Le dossier administratif des agents de la f onction publique : composition proc dure de consultation gestion administrative .. Dans la fonction publique, l autorit administrative a l obligation de constituer un dossier administratif pour chaque agent titulaire. Cette disposition s applique de la m me mani re aux agents stagiaires et aux agents contractuels non titulaires. Le dossier administratif individuel est constitu d s la prise de fonction d un agent public et il est son unique source d informations aupr s de son administration sur les pi ces relatives sa situation tout au long de sa carri re.
2 En cas de mutation ou de changement d tablissement, le dossier administratif de l agent est transmis au nouvel tablissement. Dispositions l gislatives Les principales dispositions l gislatives ou r glementaires qui r gissent la composition et les conditions de consultation du dossier administratif des agents publics sont : - loi du 22 avril 1905 article 65 - portant fixation du budget des d penses et des recettes de l exercice 1905.. - Loi 78-753 du 17 juillet 1978 sur la libert d acc s aux documents administratifs .. - Lettre FP n 1430 du 5 octobre 1981 relative l application aux agents de l tat des dispositions de la loi 78-753 du 17 juillet 1978 relative la libert d acc s aux documents administratifs - Loi 83-634 du 13 juillet 1983 articles 18 et 19 portant droits et obligations des fonctionnaires - Circulaire B9/08 N 319 de la DGAFP du 8 juillet 2008 relative aux modalit s de communication des donn es caract re m dical d tenues par l administration concernant les agents de l tat - D cret 2011-675 du 15 juin 2011 relatif au dossier individuel des agents publics et sa gestion sur support lectronique - Arr t du 21 d
3 Cembre 2012 relatif la composition du dossier individuel des agents publics g r sur support lectronique - Article L1111-7 du Code de la Sant Publique relatif l acc s de tous aux donn es et l ensemble des informations concernant sa sant - Articles R1111-1 8 du Code de la Sant Publique sur la proc dure pour l acc s aux informations de sant caract re personnel 2 Les d cisions de la jurisprudence - Arr ts N 23276 et N 23277 du Conseil d tat du 16 juin 1982 indiquant que la mention faisant tat, sur un document qui doit tre vers au dossier de ces agents , de l existence de convictions personnelles est prohib e par l article 13 du statut g n ral des fonctionnaires - Arr t N 40680 du Conseil d tat du 19 mai 1983 pr cisant que le droit la communication des documents administratifs ne peut s exercer que dans la mesure o les dispositions de la loi du 6 janvier 1978 relatives l informatique, aux fichiers et aux libert s ne sont pas applicables - Arr t N 251833 du Conseil d tat du 25 juin 2003 indiquant qu un agent de la fonction publique peut demander au juge administratif de faire retirer de son dossier les pi ces ou l ments qui ne peuvent l galement y figurer.
4 - D cision N 09NT01205 de la Cour Administrative d Appel de Nantes du 25 mars 2010 pr cisant que les pi ces relatives une pr c dente proc dure disciplinaire engag e l encontre d un fonctionnaire et n ayant pas abouti, peuvent figurer au dossier de l int ress sans entacher d irr gularit une nouvelle proc dure disciplinaire - Arr t N 360899 du Conseil d tat du 25 juillet 2013 indiquant que les dispositions de l article 19 de la loi n 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires impliquent notamment qu il soit fait droit la demande de communication de son dossier l agent concern par une proc dure disciplinaire d s lors que cette demande est pr sent e avant que l autorit disposant du pouvoir de sanction se prononce - Avis N 20131540 de la CADA du 25 juillet 2013 pr cisant.
5 Au sujet du Centre hospitalier universitaire de Bordeaux, que l administration ne peut s opposer la communication et la transmission du dossier m dical d un patient par mail ou par voie lectronique - Arr t N 369718 du Conseil d tat du 31 janvier 2014 indiquant qu un fonctionnaire qui, ayant demand consulter son dossier administratif avant l adoption d une mesure prise en consid ration de sa personne, n a pas re u de r ponse sa demande de communication et n a ainsi pas pu prendre connaissance de son dossier avant l adoption de cette mesure, a t effectivement priv de la garantie pr vue par l article 65 de la loi du 22 avril 1905 - D cision N 11PA05306 de la Cour administrative d Appel de Paris du 2 avril 2014 indiquant que le dossier administratif d un agent de la fonction publique doit comporter toutes les pi ces int ressant la situation administrative de l int ress , enregistr es, num rot es et class es sans discontinuit - Arr t N 370242 du Conseil d tat du 2 avril 2015 indiquant que le droit la communication du dossier comporte pour l agent int ress celui d en prendre copie.
6 Moins que sa demande ne pr sente un caract re abusif. Toutefois, les dispositions pr voyant l obligation pour l administration, dans le cadre d une proc dure disciplinaire, d informer l int ress de son droit communication du dossier n imposent pas l administration d informer l agent de son droit prendre copie de son dossier . 3 La composition du dossier administratif Les dispositions l gislatives et r glementaires pr voient que le dossier administratif de l agent doit comporter l ensemble des l ments en lien avec sa situation administrative. Les pi ces figurant au dossier administratif sont enregistr es, num rot es et class es sans discontinuit.
7 Le dossier administratif doit offrir une garantie de ne pas pouvoir tre modifi par l autorit administrative l insu de l agent. Ainsi, l administration ne doit pas retirer, ajouter ou modifier les l ments figurant dans le dossier administratif d un agent. Ainsi, la num rotation des documents du dossier administratif au crayon papier doit tre proscrite. Les principaux documents figurant au dossier administratif sont : - les dipl mes, les documents li s l tat civil du fonctionnaire, les extraits de liste d aptitude la suite de la r ussite un concours - les arr t s de nomination, de titularisation, de reclassement, d cisions d affectation, notation et appr ciations de l agent, d cisions infligeant une sanction disciplinaire, arr t s de promotion et de position (mise en disponibilit , d ), - les actes li s la formation professionnelle : attestations et contenu de stage, formation de DIF, bilan de comp tence.
8 - les l ments li es la r mun ration : double de la fiche de paie, pi ces justificatives en vue d un remboursement, les demandes de frais de d placement, les prestations sociales, montant de la GIPA,.. Lors de la cessation de fonction d un agent, son dossier administratif doit tre archiv , et nul ne peut y avoir acc s, part lui-m me et les personnes habilit es. La gestion du dossier individuel sur support lectronique Depuis 2011, le dossier individuel des agent peut tre cr et g r , en tout ou partie, sur support lectronique, soit partir de documents tablis sur support papier et num ris s, soit partir de documents produits directement sous forme lectronique.
9 En cas de coexistence des supports lectronique et papier, toute pi ce vers e au dossier ne peut tre conserv e que sur l un des deux supports, selon le mode de gestion choisi par l administration. Les garanties respecter : libert individuelle vie priv e secret m dical La composition du dossier administratif d un agent ne doit pas comporter de documents ayant un lien avec la libert individuelle ou d opinions politiques, syndicales, philosophiques ou religieuses et des activit s en relation avec elles. Ainsi, aucun l ment ne doit figurer sur des actions de gr ve des agents . Le respect de la vie priv e est une libert fondamentale et le dossier administratif ne doit pas comporter des l ments en lien avec la vie personnelle de l agent, sauf si celles-ci sont constat es dans l exercice des fonctions ou de nature compromette le bon fonctionnement du service.
10 Ainsi, aucune disposition l gislative ne permet une administration d obliger les agents fournir un num ro de t l phone personnel, t l phone portable, adresse mail lectronique. Toutefois, certains l ments devront tre fournis ( adresse, nombre d enfants, coordonn es bancaires, attestation de PACS ) pour permettre de remplir des formalit s administratives, telle le versement de la paie et l attribution du suppl ment familial de traitement, autorisation d absence pour enfant malade,.. 4 Le secret m dical impose que le dossier administratif ne doit pas comporter des l ments m dicaux en lien avec l tat de sant de l agent.