pour autant de l’ordonnancement juridique. L’agent …

1 1 SAFPT INFO SAFPT NATIONAL : 1041, Avenue de Draguignan - ZI Toulon Est 83130 La Garde SITE INTERNET : ) . demande d effacement d une sanction disciplinaire du dossier administratif Lettre DAJ A2 n 2010-110 du 3 juin 2010 La direction des affaires juridiques a t interrog e sur la proc dure suivre pour instruire une demande de retrait de pi ces de son dossier administratif pr sent e par un agent, en application des dispositions de l article 18 du d cret n 84-961 du 25 octobre 1984 relatif la proc dure disciplinaire concernant les fonctionnaires de l tat, notamment des alin as 2 et suivants, qui disposent que : . Toute mention au dossier du bl me inflig un fonctionnaire est effac e au bout de trois ans si aucune autre sanction n est intervenue pendant cette p riode..Le fonctionnaire frapp d une sanction disciplinaire autre que l avertissement ou le bl me mais non exclu des cadres peut, apr s dix ann es de services effectifs compter de la date de la sanction disciplinaire, introduire aupr s du ministre dont il rel ve une demande tendant ce qu aucune trace de la sanction prononc e ne subsiste son dossier.

2 Si, par son comportement g n ral, l int ress a donn toute satisfaction depuis la sanction dont il a fait l objet, il est fait droit sa demande. Le ministre statue apr s avis du conseil de discipline. Le dossier du fonctionnaire est reconstitu dans sa nouvelle composition sous le contr le du conseil de discipline. La demande portait non seulement sur le retrait de la d cision par laquelle la sanction disciplinaire avait t prononc e mais aussi sur le retrait de tout document relatif l engagement de poursuites disciplinaires ou la p riode d exclusion temporaire du service. La r ponse suivante a t apport e. Sur la d cision que prendra l administration 1. Aux termes de l article 18 du d cret du 25 octobre 1984 susmentionn , l administration doit respecter la proc dure disciplinaire avant de prendre une mesure qui sera indiscutablement d finie en consid ration de la personne.

3 L int ress doit donc tre inform de ses droits, concernant notamment la consultation de son dossier administratif, avant la convocation de la commission administrative paritaire en formation disciplinaire. M me si l int ress ne dispose pas d un droit inconditionnel obtenir l effacement de la d cision par laquelle une sanction disciplinaire lui a t inflig e, l administration doit n anmoins motiver la d cision qu elle prendra au terme de l exercice de son pouvoir d appr ciation, si elle estime ne pas devoir accepter la demande de l agent ou ne l accepte que partiellement. L administration n est pas li e par l avis que rend le conseil de discipline. Toutefois, l autorit administrative est susceptible de commettre une erreur d appr ciation si les pi ces du dossier permettent d tablir que par son comportement g n ral, l int ress a donn toute satisfaction depuis la sanction dont il a fait l objet (3e alin a de l article 18 susmentionn ).

4 2 2 - Sur l tendue de la reconstitution du dossier . Les pi ces du dossier qui ne pr sentent pas un caract re diffamatoire ou injurieux, qui ne sont pas de nature porter pr judice l agent et qui ne font pas tat des opinions politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l agent, comme le pr voit l article 18 de la loi n 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires de l tat, mais qui int ressent la situation administrative du fonctionnaire, doivent rester mentionn es au dossier administratif. L intangibilit du dossier administratif comporte deux exceptions pr vues par la loi et le r glement, l amnistie et l effacement. Lorsque l effacement d une sanction n est pas automatique, seule l acceptation de la demande d effacement d une sanction du 2e ou du 3e groupe pr vu l article 66 de la loi n 84-16 du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives la fonction publique de l tat implique de ne laisser subsister dans le dossier de l agent aucune trace de la sanction prononc e.

5 S agissant de la sanction du bl me, l effacement de cette sanction du 1er groupe, pr vu l article 66 de la loi du 11 janvier 1984, comme son amnistie, laisse toutefois subsister les faits dont la mention doit, en cons quence, tre conserv e au dossier ( , 12 juillet 1989, n 55553). La cour administrative d appel de Nantes a par ailleurs r cemment consid r que conform ment aux dispositions de l article 18 de la loi du 13 juillet 1983 susmentionn e, les pi ces relatives une pr c dente proc dure disciplinaire [..] n ayant pas abouti, pouvaient, sans entacher d irr gularit la proc dure disciplinaire litigieuse, figurer au dossier de l int ress ( Nantes, 25 mars 2010, n 09NT1205). Cependant, l effacement d une sanction du 2e ou du 3e groupe qui a t inflig e en raison de la gravit de faits commis par un agent ne peut pour autant tre circonscrite au retrait de la d cision par laquelle la sanction a t inflig e.

6 En effet, le dernier alin a de l article 18 du d cret du 25 octobre 1984 susmentionn pr voit que le dossier du fonctionnaire est reconstitu dans sa nouvelle composition sous le contr le du conseil de discipline . Il s agit donc de proc der une v ritable reconstitution du dossier de l agent qui implique en cons quence de soumettre au conseil de discipline pour avis les autres pi ces, telles que les correspondances relatives la proc dure disciplinaire ou la condamnation p nale prononc e par les juridictions judiciaires, dont le retrait est demand par l int ress . Le retrait de pi ces du dossier ne semble donc pas pouvoir tre limit au retrait des documents faisant express ment r f rence la sanction disciplinaire, l exception, toutefois, de la d cision de suspendre l agent de l exercice de ses fonctions.

7 Cette d cision constitue une mesure provisoire prise titre conservatoire, dont la l galit n a d ailleurs pas t contest e en l esp ce, et qui est prise ind pendamment de la d cision d engager des poursuites disciplinaires son encontre, et ce, m me si ce document mentionne dans les visas la condamnation p nale qui a servi de fondement aux poursuites disciplinaires. L agent ne peut donc obtenir l effacement d une d cision qui n entre pas dans le champ d application de l article 18 du d cret du 25 octobre 1984 susmentionn . 3 Par ailleurs, si la sanction est effac e, la d cision par laquelle a t prononc e ladite sanction ne dispara t pas pour autant de l ordonnancement juridique. L agent ne peut donc utilement obtenir l effacement d une p riode interruptive de carri re. 3 - Sur l effacement des donn es informatiques.

8 L effacement de la mention d une sanction ne se limite pas au retrait de mentions dans le dossier administratif mais s applique aussi aux bases de donn es informatiques qui reprennent des informations dudit dossier. Pour autant , une modification des mentions du motif de l loignement du service d un agent sur les applications informatiques ( tats de service , ) n est pas sans risque. En effet, la proposition qui consisterait faire r f rence une autre position du fonctionnaire que la position d activit pour la p riode concern e d loignement temporaire du service risquerait d tre analys e comme une d cision se substituant la d cision disciplinaire. Pour viter tout risque d erreur, par exemple lors de l examen des droits pension, il pourrait tre utile de pr ciser dans les tats de service la mention absence d activit pour la p riode consid r e, sans que des r gles fixant par exemple les d lais de conservation des informations mentionn es dans les applications informatiques nationales de ressources humaines puissent tre invoqu es.

9 Il est cependant utile de rappeler que la mention d une p riode de non-activit que pourrait demander un agent doit tre refus e au motif qu elle fait r f rence une position statutaire pr vue par l article 41 du d cret n 72-581 du 4 juillet 1972 modifi relatif aux professeurs certifi s. Dans cette position, le fonctionnaire peut effectuer le versement de retenues pour pension. 4 - Sur la conservation des pi ces retir es. Enfin, l administration n a pas l obligation de d truire les documents qui seront retir s du dossier administratif. Il n est, par ailleurs, pas exclu que l administration puisse tre invit e au cours d une instance ouverte devant la juridiction administrative produire le document retir du dossier dans l hypoth se o le requ rant contesterait, par exemple, le refus de valider une p riode d inactivit (cf.)

10 , 13 juin 1952, Cochet, n 88561, Recueil Lebon, p. 307). L agent pourrait lui-m me s abstenir de produire la d cision dont il a eu la notification. Pour r soudre la question de la conservation des documents retir s du dossier , il pourrait d s lors tre demand aux membres du conseil de discipline de constater par proc s-verbal en s ance que la reconstitution du dossier a t effectu e sous leur contr le partir du document retir le plus ancien et, au cours de la m me s ance, dresser la liste des pi ces qui sont retir es du dossier . La liste ainsi arr t e par le conseil de discipline serait ins r e avec lesdites pi ces dans une enveloppe ferm e rev tue de la mention ne pas ouvrir , le tout conserv dans le service. Rien ne semble toutefois s opposer la conservation de cette enveloppe dans le dossier de l agent d s lors que les documents retir s n entrent plus dans la constitution du dossier administratif et qu ils ne serviront pas de fondement une d cision de l administration prise en consid ration de la personne.