Projet de guide - recrutement

1 recrutement Projet de guide Version soumise consultation publique de septembre novembre 2021. 2 Sommaire Fiche n 1 : Qu est-ce qu un traitement de donn es caract re personnel dans le secteur du recrutement ? 3 Fiche n 2 : Quelles sont les finalit s des traitements constitu s des fins de recrutement ? .. 7 Fiche n 3 : Qui est responsable des traitements mis en uvre dans le cadre des recrutements ? .. 11 Fiche n 4 : Quelle base l gale peut tre invoqu e pour constituer des traitements des fins de recrutement ? .. 20 Fiche n 5 : Quelles donn es peuvent tre collect es par un recruteur ? .. 26 Fiche n 6 : Qui peut tre destinataire des donn es collect es par un recruteur ?.. 29 Fiche n 7 : Quels sont les droits des candidats sur leurs donn es caract re personnel ?

2 32 Fiche n 8 : Comment le recruteur informe-t-il les candidats ? .. 37 Fiche n 9 : Quelle est la dur e de conservation des donn es collect es des fins de recrutement ? .. 43 Fiche n 10 : Un recruteur doit-il effectuer des formalit s dans le cadre du recrutement ? .. 47 Fiche n 11 : un recruteur peut-il avoir recours des outils d valuation de la personnalit du candidat (tests de personnalit , serious games, smart games, business games, etc.) ? .. 53 Fiche n 12 : quelles conditions un recruteur peut-il utiliser la vid o dans le processus de recrutement ? . 58 Fiche n 13 : Un recruteur peut-il avoir recours des logiciels de tri, de classement et d valuation dans le cadre du recrutement ? .. 62 Fiche n 14 : Un recruteur peut-il avoir recours aux donn es disponibles sur Internet dans le cadre du recrutement ?

3 67 Fiche n 15 : un recruteur peut-il mettre en uvre des listes d exclusion des candidats ? .. 71 Fiche n 16 : Quel cadre juridique s applique la collecte du casier judiciaire et aux v rifications obligatoires ? .. 75 Fiche n 17 : Quel cadre s applique la collecte de donn es potentiellement discriminantes ? .. 78 Fiche n 18 : Quelles sp cificit s s appliquent au recrutement de candidats de nationalit trang re ? .. 82 Fiche n 19 : quel cadre juridique s applique la collecte des donn es sensibles ? .. 84 3 Fiche n 1 : Qu est-ce qu un traitement de donn es caract re personnel dans le secteur du recrutement ? L essentiel retenir Dans le cadre d un processus de recrutement , le recruteur (notamment employeur direct, cabinet de recrutement , soci t d int rim) est amen collecter, organiser, consulter, conserver, communiquer ou encore supprimer des donn es caract re personnel sur les candidats.

4 Ces donn es lui permettent d appr cier leur capacit occuper l emploi propos et de mesurer leurs aptitudes professionnelles (qualifications, exp riences, etc.). Toutes ces op rations portant sur des informations concernant les candidats (collecte, organisation, consultation, conservation, communication, suppression, etc.) sont des op rations de traitement de donn es caract re personnel au sens du RGPD. Cadre juridique applicable Qu est-ce qu une donn e caract re personnel ? Une donn e caract re personnel est une information se rapportant une personne physique qui peut tre identifi e, directement ou indirectement. Par exemple, dans le secteur du recrutement , il peut s agir d informations sur : l identit du candidat (nom, pr nom) ; ses exp riences professionnelles (p.)

5 Ex. : stages, p riodes de volontariat international en entreprise, emplois occup s) ; sa formation (p. ex. : dipl mes, certifications etc.) ; l valuation de ses aptitudes et comp tences (telles que les r sultats des tests de connaissances, de logique, de personnalit , etc.). En pratique, ces informations figurent sur divers types de supports (curriculum vitae (CV), lettres de motivation, tests r alis s par le recruteur, certificats de travail, etc.) ou peuvent tre obtenues directement au cours de l entretien d embauche (pour plus d information, voir la fiche n 5 de ce guide ). L ensemble de ces informations constitue des donn es caract re personnel relatives au candidat concern . Quels sont les traitements de donn es mis en uvre dans le cadre du recrutement ?

6 La notion de traitement d signe toute op ration ou tout ensemble d op rations (qu elles soient automatis es ou non) portant sur des donn es caract re personnel. Il peut notamment s agir de la collecte, l enregistrement, l organisation, la structuration, la conservation, la consultation, l utilisation ou encore la destruction de telles donn es. Dans le cadre de la recherche de profils de candidats pertinents, de l analyse des candidatures, et de la mesure de leurs aptitudes professionnelles, les recruteurs sont amen s acc der, utiliser, conserver et, au bout d un certain temps, d truire, des informations personnelles concernant les candidats un emploi. Ces actions constituent, cet gard, autant d op rations de traitement de donn es caract re personnel.

7 En pratique, les formes de traitements de donn es caract re personnel constitu s des fins de recrutement sont multiples. titre d illustration, le tableau suivant recense quelques types de traitements consistant collecter des donn es relatives aux candidats : 4 Collecte directe (aupr s des candidats) Collecte indirecte (aupr s des tiers r f rents, consultants, etc.) Donn es brutes , obtenues par le recruteur aupr s d une source documents et informations communiqu s spontan ment par le candidat (par exemple, envoi d une candidature libre) documents (CV, dipl mes, pi ces d identit , portfolios, lettres de recommandation, etc.) fournis par le candidat la demande du recruteur r ponses crites (tests de personnalit , d aptitudes, mises en situation, formulaires, etc.)

8 Et orales (entretien d embauche) du candidat ; le cas ch ant, des comptes-rendus d entretien r dig s par le recruteur et reproduisant les r ponses du candidat r f rences concernant le candidat et obtenues aupr s des tiers (anciens employeurs, coll gues dans le cadre d un processus interne, relations professionnelles, personnes pouvant tre contact es et indiqu es par le candidat titre de r f rence, etc.) consultation des services tiers (CV-th ques, r seaux sociaux professionnels, annuaires des anciens tudiants ou des membres d associations, plateformes collaboratives), obtention des r f rences aupr s des anciens employeurs v rifications des CV, dipl mes et exp riences professionnelles via des prestataires sp cialis es Donn es d riv es , d duites par le recruteur r sultats d valuations des r ponses du candidat (sous forme d attribution des scores, notes, cat gories, observations diverses, etc.)

9 Par l employeur ou des tiers comptes-rendus des entretiens, des tests r alis s (personnalit , aptitudes, etc.), des mises en situation, etc., contenant des appr ciations subjectives du recruteur (par exemple sur la pr sentation, l assurance, les qualit s professionnelles du candidat, etc.) constitution des profils des candidats partir des informations disponibles sur des sources ouvertes ou non (r sultats d interrogation de moteurs de recherche, consultation des profils et des activit s sur des r seaux sociaux, recherches, etc.)

10 D autres exemples de traitements utilis s des fins de recrutement incluent la constitution des viviers de candidats, la gestion de plateforme permettant le d p t de candidatures, la r utilisation des donn es collect es pendant la phase de recrutement des fins de gestion RH (pour les candidats retenus), etc. (Pour plus d informations sur les finalit s des traitements utilis s des fins de recrutement , nous vous invitons consulter la fiche n 2 de ce guide ). Attention : La notion de traitement de donn es caract re personnel ne fait pas de diff rence en fonction du support : que les informations relatives un candidat soient contenues dans un dossier papier ou dans un fichier informatis via une solution logicielle, les op rations qui s y rapportent constituent des traitements de donn es caract re personnel.