PROPUESTA DE UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y ...

1 1 PROPUESTA DE UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y ADMINISTRATIVA PARA LA EMPRESA CASA CLUB CR DITOS JESSICA STEPHANY VALENCIA CHALA UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ECONOMICAS Y CONTABLES ADMINISTRACION DE EMPRESAS SANTIAGO DE CALI 2016 2 PROPUESTA DE UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y ADMINISTRATIVA PARA LA EMPRESA CASA CLUB CR DITOS JESSICA STEPHANY VALENCIA CHALA Trabajo de Grado Presentado como requisito para optar al t tulo de Administrador de Empresas Director: UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ECONOMICAS Y CONTABLES ADMINISTRACION DE EMPRESAS SANTIAGO DE CALI 2016 3 Nota de Aceptaci n: Aprobado por el Comit de Grado, en cumplimiento de los requisitos exigidos por la Universidad cooperativa de Colombia para optar al t tulo de administradora de empresa.

2 _____ Presidente del Jurado _____ Jurado _____ Jurado Santiago de Cali, Enero de 2016 4 DEDICATORIA Dedico esta tesis a todas aquellas personas que directa o indirectamente han ayudado a que esta realizaci n sea posible. A Dios por guiarme, a mi familia por todo el apoyo que me brindaron. 5 AGRADECIMIENTOS A todos los profesores de la Universidad, por impartirme formaci n de buena calidad. 6 CONTENIDO P g. RESUMEN 11 1. PROBLEMA DE INVESTIGACI N 13 PLANTAMIENTO DEL PROBLEMA 13 FORMULACI N DEL PROBLEMA 14 SISTEMATIZACI N DEL PROBLEMA 14 2. OBJETIVOS 15 OBJETIVO GENERAL 15 OBJETIVOS ESPEC FICOS 15 3. JUSTIFICACI N 16 JUSTIFICACI N TEORICA 16 JUSTIFICACION PR CTICA 17 4. ANTECEDENTES 18 DISE O DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA LA EMPRESA SALITRE MARAMAO S CLUB 18 DESARROLLO DE UNA NUEVA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL EN LA EMPRESA DE ENERG A DE PEREIRA 18 UNA METODOLOG A PARA EL DIAGN STICO Y DISE O DE UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 19 5.

3 MARCO DE REFERENCIA DE LA INVESTIGACI N 20 MARCO TEORICO 20 MARCO CONCEPTUAL 33 Tipos de estructuras organizacionales 33 Adhocracia 36 MARCO CONTEXTUAL 39 MARCO LEGAL 39 6. METODOLOG A PROPUESTA 41 TIPO DE ESTUDIO 41 METODO DE LA INVESTIGACI N 41 FUENTES Y TECNICAS PARA LA RECOLECCI N DE LA INFORMACI N 41 Fuentes Primarias. 41 Fuentes Secundarias. 41 TRATAMIENTO DE LA INFORMACI N 41 FASES 42 7 7. DIAGN STICO DE LA SITUACI N ACTUAL DE LA EMPRESA 44 ANALISIS INTERNO 44 Resultados de la entrevista realizada a los empleados de la empresa Casa Club Cr ditos 44 An lisis de Planeaci n 44 An lisis ORGANIZACIONAL 45 An lisis de direcci n 45 An lisis de control 46 ANALISIS EXTERNO 48 Clientes 48 Proveedores. 49 Competencia 49 8. DISE O DEL MODELO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y ADMINISTRATIVA 50 MISI N 50 VISI N 51 VALORES DE CASA CLUB CR DITOS 51 OBJETIVOS DE CASA CLUB CR DITOS 53 Objetivos estrat gicos 53 OBJETIVOS INSTITUCIONALES 53 POL TICAS DE CASA CLUB CR DITOS 53 Pol tica de Calidad 53 Pol tica de Recurso Humano.

4 53 Pol tica de Mercadeo. 54 Pol tica de Cliente Externo. 54 Pol ticas de Precio. El precio de nuestros productos depender de su tama o y material textil. 54 Pol ticas del servicio 56 Pol ticas de cr dito y pago. 56 Formas de pago. 56 LAS REAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA CASA CLUB CR DITO 57 rea de direcci n y administraci n. 57 rea de contabilidad y finanzas. 57 rea de mercadeo y ventas. 57 LAS RESPONSABILIDADES 57 rea de direcci n y administraci n. 57 rea de contabilidad y finanzas. 58 rea de mercadeo y ventas 58 9. DEFINICI N DE LA NUEVA PROPUESTA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y ADMINISTRATIVA. 59 MANUAL DEL PERSONAL 59 ORGANIGRAMA PARA LA EMPRESA CASA CLUB CREDITOS 72 MANUAL DE FUNCIONES 74 8 CAPACITACI N DEL PERSONAL 75 Sistema de Administraci n de Recursos Humanos 75 M todo de evaluaci n 76 DESARROLLO DEL PERSONAL 78 CONCLUSIONES 81 RECOMENDACIONES 82 BIBLIOGRAF A 83 9 LISTA DE FIGURAS P g.

5 Figura 1. PROPUESTA de organigrama Casa Club Cr ditos. 73 10 LISTA DE TABLAS P g. Tabla 1. Matriz DOFA empresa Casa Club Cr ditos Cali. 47 Tabla 2. Listado de productos y precios. 54 Tabla 3. Manual de funciones. 74 11 RESUMEN Casa Club cr ditos es una empresa localizada en el departamento del Valle del Cauca, en el municipio de Cali, perteneciente al sector de ventas (edredones, sabanas, cortinas). Durante el primer a o de existencia la empresa ha ido ganando el reconocimiento de los clientes y de aquellos que requieren de su servicio. De esta manera los prop sitos fijados por la empresa Casa Club son orientados al crecimiento y desarrollo a nivel ORGANIZACIONAL . Actualmente la empresa no cuenta con una ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL y administrativa definida, es decir no est en ning n documento de la empresa, propio de los emprendimientos que nacen de la necesidad de personas naturales.

6 En el transcurso de los dos ltimos a os se ha experimentado un crecimiento acelerado en donde el n mero de vendedores, clientes y operaciones plantean la necesidad de establecer una ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL y administrativa y de esta forma garantizar la eficiencia en los procedimientos, tareas y actividades que desarrolla el personal dentro de la organizaci n. El dise o de una ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL , constituir la configuraci n org nica de las funciones y tareas desarrolladas por la empresa, ajustadas a los recursos disponibles y los objetivos definidos desde la misi n. Un apropiado dise o ORGANIZACIONAL , permitir el cumplimiento de objetivos, estrategias y metas empresariales, a partir de la definici n de cargos, responsabilidades, directrices, pautas y lineamientos que faciliten el desarrollo de todas las actividades de la organizaci n, constituy ndose en un elemento fundamental para la consolidaci n, desarrollo y sostenibilidad de cualquier empresa.

7 Por tanto si Casa club cr dito, en su estado actual no implementa una ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL formal es poco probable que logre mantener el crecimiento y estar condenada a la desaparici n. Es por esto que este proyecto pretende darle un dise o a la ESTRUCTURA de Casa Club Cr ditos iniciando con una evaluaci n del estado actual de la empresa, evaluando las funciones desarrolladas en la empresa para identificar cu les son los puntos cr ticos en los que se debe trabajar y a partir de las necesidades actuales de la empresa y las proyecciones a futuro definir la ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL , visi n, misi n, manuales y objetivos que quiere lograr la empresa 12 lo cual permite involucrar todo el recurso humano y a la gerencia de la organizaci n y desarrollar todos los objetivos de este proyecto d ndole a Casa club cr dito una nueva direcci n.

8 Un camino m s organizado para enfocarse en lograr un mayor crecimiento y desenvolverse adecuadamente en la econom a de la ciudad de Cali. Se dise ara la ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL y administrativa para la empresa casa club cr ditos lo que permitir a la organizaci n tener mayor fluidez en la realizaci n de las actividades. 13 1. PROBLEMA DE INVESTIGACI N PLANTAMIENTO DEL PROBLEMA Casa Club cr ditos es una empresa dedicada a la comercializaci n de productos de lencer a para el hogar bajo el sistema de ventas a cr dito - puerta a puerta. La empresa lleva tres a os de operaciones y un a o constituida y registrada ante c mara de comercio. En este tiempo la empresa ha mostrado un crecimiento sostenido, con algunas situaciones de perdidas como resultado de la informalidad en la ESTRUCTURA , la falta de funciones y procesos definidos.

9 Algunas de estas fallas se presentan en diferentes reas de su ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL , como son: el control de inventarios, el cual no cuenta con un proceso definido que garantice su adecuada administraci n permitiendo la perdida de elementos del inventario o su perdida por obsolescencia o deterioro. Otra situaci n se presenta en el manejo de los cr ditos el cual se hace de con un proceso manual que depende de la informaci n entregada por los vendedores, lo que no garantiza seguridad en el control de los pagos y las visitas. A lo anterior se suma la falta de un manual de procedimientos que guie a los empleados en la realizaci n de sus actividades o tareas, esta situaci n ha provocado descontentos, conflictos laborales, descuido en las actividades, distorsi n de la informaci n.

10 Otro de los retos que enfrenta la empresa se relaciona con los nuevos controles fiscales y normas que ha generado el gobierno nacional en busca de la formalizaci n de toda actividad de comercio y que amenazan a los negocios informales de este tipo a la desaparici n. Si la empresa casa club no formaliza los procesos que le permitan desarrollar su actividad comercial, ajustada a las nuevas normas gubernamentales y de competencia se enfrenta al cierre y desaparici n al no poder responder a los nuevos retos que plantea el entorno del mercado. Es por esto que la empresa Casa Club debe iniciar un proceso de formalizaci n de sus actividades que le permita consolidar su crecimiento en el mediano plazo y que garanticen su permanencia en el mercado hacia el futuro. El primer paso en la formalizaci n, consiste en desarrollar una ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL formal con responsabilidades definidas, niveles de subordinaci n y que a la vez permita responder de forma ordenada a las exigencias del mercado y del gobierno.