Universidad Tecnológica de Panamá Dirección …

1 C digo Revisi n: Fecha: P gina Documentado por PCUTP-DNPC-DA15-2012 01 10/1/2013 P gina 1 de 3 Saturnino Huertas Universidad Tecnol gica de Panam Direcci n Nacional de Proveedur a y compras Procedimiento para el Descarte de tiles, Materiales y Suministros 1. Introducci n: Este procedimiento se refiere al descarte de los tiles, materiales y suministros que se mantienen en el inventario perpetuo, debido a deterioro, obsolescencia, vencimiento, da os, entre otros. 2. Objetivo del Procedimiento: Liberar el Almac n de productos inutilizables, aprovechando este espacio para nueva mercanc a. 3. Campo de Aplicaci n: Departamento de Almac n. Direcci n Nacional de Proveedur a y compras . Establecido como referencia para uso de los Almacenes de la Universidad Tecnol gica de Panam . 4. Definiciones: DA: Departamento de Almac n. DIPLAN: Direcci n General de Planificaci n Universitaria.

2 DNPC: Direcci n Nacional de Proveedur a y compras . Inventario Perpetuo: Son todos aquellos tiles, materiales y suministros que mantienen una existencia permanente y que son solicitados por las unidades directamente al Almac n. SIIAF: Sistema de Informaci n Integrado Administrativo y Financiero. SIPAF: Sistema de Informaci n Presupuestario, Administrativo y Financiero. (El SIPAF es el sistema que est remplazando al SIIAF, a n hay algunos documentos que iniciaron su proceso por el SIIAF en este a o y deben terminar su tr mite en el mismo. Este nuevo sistema se empez a usar en abril de 2012). UTP: Universidad Tecnol gica de Panam . 5. Referencias: Normas de control interno gubernamental 8 de octubre de 1999. Manual de usuario del m dulo de Almac n del SIIAF. Manual para el M dulo de Adquisici n de Bienes y Servicios del SIPAF. DITIC (Direcci n de Tecnolog a de la Informaci n y Comunicaciones) 2012: Algunas de las pantallas descritas en este Manual est n siendo modificadas por ser un nuevo sistema seg n requerimientos entre DITIC y la DNPC, por lo que se encontrar n algunas diferencias entre lo descrito en ste con lo que se tenga visualmente en las pantallas de los puntos de uso.

3 6. Descripci n metodolog a: El jefe del Departamento de Almac n o encargado del Almac n hace una lista de todos los tiles, materiales y suministros a descartar y la env a, mediante nota a la Vicerrector a Administrativa, Administrador (Tocumen y Howard) o Secretar a C digo Revisi n: Fecha: P gina Documentado por PCUTP-DNPC-DA15-2012 01 10/1/2013 P gina 2 de 3 Saturnino Huertas Universidad Tecnol gica de Panam Direcci n Nacional de Proveedur a y compras Procedimiento para el Descarte de tiles, Materiales y Suministros Administrativa (Centros Regionales) solicitando la autorizaci n para tramitar el descarte. La Vicerrector a Administrativa, Administrador (Tocumen y Howard) o Secretar a Administrativa (Centros Regionales) eval a y de no haber inconveniente, autoriza el descarte. El jefe del Departamento de Almac n o encargado de Almac n solicita mediante nota a la Direcci n de Auditoria Interna, asignar un auditor para que fiscalice y de fe del descarte.

4 Nota: El jefe del Departamento de Almac n o encargado de Almac n env a en la nota la fecha tentativa para realizar el descarte, la cual es coordinada con la Direcci n de Auditor a Interna. Despu s del descarte, se levanta un acta con la lista de todos los tiles, materiales y suministros descartados, indicando fecha y hora en que se llevo a cabo. Esta acta es firmada por el jefe del Departamento de Almac n o encargado de Almac n y el Auditor interno, con copia a la Vicerrector a Administrativa, a la Direcci n Nacional de Proveedur a y compras , al Administrador (Tocumen y Howard) o la Secretar a Administrativa (Centros Regionales). (Ver Anexo 1: Acta de Descarte y Ver Anexo 2: Detalle de Art culos Obsoletos Descartados). Una vez concluido el descarte se hace el registro de salida en el Sistema de Inventario en el SIPAF de los tiles, materiales y suministros descartados, en presencia del auditor.

5 Los tiles, materiales y suministros descartados deben salir f sicamente inmediatamente del Almac n, para los tinacos de la basura o directamente para el vertedero. Nota: Este procedimiento es aplicable a los Almacenes a nivel nacional de la Universidad Tecnol gica de Panam . 7. Manejo y Archivo de Procedimiento: Cada destinatario / rea es responsable del correcto manejo y archivo de los procedimientos. Enti ndase por archivo, la acci n de mantener los procedimientos en lugares seguros, apropiados y de f cil acceso para su consulta, revisi n o puesta al d a . 8. Anexos: N Documento C digo actual C digo anterior 1 Acta de Descarte Interno de Art culos Obsoletos FCUTP-DNPC-DA10 -----0----- 2 Detalle de Art culos Obsoletos Descartados FCUTP-DNPC-DA11 -----0----- C digo Revisi n: Fecha: P gina Documentado por PCUTP-DNPC-DA15-2012 01 10/1/2013 P gina 3 de 3 Saturnino Huertas Universidad Tecnol gica de Panam Direcci n Nacional de Proveedur a y compras Procedimiento para el Descarte de tiles, Materiales y Suministros Actividad Responsable Nombre Firma Fecha Documentado por: Asistente de Calidad Inst.

6 Rouxana J. Young 03/06/2011 Jefe del Dpto. de Almac n Saturnino Huertas 03/06/2011 Revisado por: Jefe del Depto. de Almac n Saturnino Huertas 22/10/2012 Asistente de Calidad Inst. Yessica Meneses 09/11/2012 Coord. Calidad Inst. Cecibel Torres 20/11/2012 Aprobado por: Directora de DIPLAN Delva Batista Directora de DNPC Ninfa Caballero