DEPARTAMENTO DE LICITACIONES Objetivo - …

1 DEPARTAMENTO DE LICITACIONES Objetivo Realizar el proceso de contrataciones p blicas dando estricto cumplimiento a las pol ticas, lineamientos y directrices establecidas en la Ley de Contrataciones P blicas. Funciones Garantizar el cumplimiento estricto de las pol ticas, lineamientos y directrices establecidas en la Ley de Contrataciones P blicas. Mantener un sistema de compras eficiente y efectivo para toda la Universidad, garantizando un flujo continuo de bienes y servicios, que se requieran para el buen cumplimiento de sus labores. Coordinar y ejecutar el proceso de LICITACIONES p blicas y de contrataciones menores, del presupuesto de inversi n de la instituci n. Coordinar y elaborar los pliegos de cargos para el suministro de bienes, la construcci n de obras y la prestaci n de servicios. Coordinar la reuni n previa de homologaci n que se realiza antes de la celebraci n del acto de licitaci n p blica, cuando sea necesario, por la cuant a de lo que se solicita; as como en aquellos casos que son solicitados por los interesados en participar en dichos actos.

2 Participar en la selecci n de la propuesta m s favorable a la Instituci n y a los fines que esta busca, con base en lo estipulado en el pliego de cargos y en las disposiciones jur dicas. Realizar el correcto y oportuno seguimiento a los actos p blicos programados hasta que la instituci n reciba el bien, servicio u obra, conforme a los lineamientos establecidos en el pliego de cargos. Supervisar y participar directamente de las operaciones de compras, revisando expedientes, cotizaciones y documentos relacionados con las compras menores. Capturar toda la informaci n y datos que ingrese y emane del DEPARTAMENTO de LICITACIONES y presentar peri dicamente los reportes correspondientes o cualquier otro que las autoridades indiquen. Realizar las actividades de apoyo y control administrativo que se requieran para el mejor desempe o de las tareas del personal adscrito al DEPARTAMENTO de LICITACIONES y dem s reas de la Direcci n Nacional de Proveedur a y Compras.

3 Asegurar la transparencia del manejo de los documentos e informaci n presentada por los contratistas en procesos de selecci n realizados para la ejecuci n de obras, adquisici n de bienes y prestaci n de servicios. Atender y apoyar a las unidades administrativas de la Universidad, a resolver las consultas inherentes al proceso de compras. Mantener una excelente comunicaci n con todas las instancias de la Universidad para garantizar los objetivos propuestos para lograr las acciones de compras. Dependencias Para el desarrollo de sus funciones el DEPARTAMENTO de LICITACIONES cuenta con dos secciones a saber: Secci n de Secci n de Atenci n de Actos P blicos y Secci n de Confecci n de Pliego de Cargos y Asesor a T cnica 1. Secci n de Atenci n de Actos P blicos Objetivo Organizar toda la log stica relacionada con los actos p blicos. Funciones Realizar la programaci n de los actos para las LICITACIONES p blicas.

4 Publicar el aviso de convocatoria en el Sistema Electr nico de Contrataciones P blicas Panam Compra y en los tableros que, para este efecto, tiene la Universidad. Organizar la reuni n previa y homologaci n entre la entidad licitante y quienes tienen inter s de participar en un determinado acto de selecci n de contratista. Organizar y coordinar la realizaci n de los actos p blicos. Coordinar que se env e la solicitud de resoluci n para la comisi n evaluadora. Publicar el informe de la comisi n evaluadora, en el Sistema Electr nico de Contrataciones P blicas Panam Compra y remitir una copia de ste, a los participantes en el acto y a los proponentes. Preparar resoluciones de adjudicaci n o declaraci n de desierto y encargase de sus publicaciones. Organizar el expediente del acto p blico y realizar el foleo del mismo. Preparar la orden de compra o borrador de contrato correspondiente.

5 Publicar la orden de Compra en el Portal de Panam Compra un vez sea refrendada. Realizar otras funciones afines que le sean asignadas. 2. Secci n de Confecci n de Pliego de Cargos y Asesor a T cnica Objetivo Coordinar y desarrollar con las unidades gestoras la confecci n de los pliegos de cargos para el suministro de bienes, la construcci n de obras p blicas o la prestaci n de servicios. Funciones Elaborar, previo a la celebraci n del procedimiento de selecci n de contratista o a la excepci n de ste, el correspondiente pliego de cargos, el cual debe incluir el aviso de convocatoria, los requisitos para participar, las condiciones y la calidad de los bienes, los requisitos de obligatorio cumplimiento, las condiciones generales, especiales, las especificaciones t cnicas, los modelos de formularios que se deben completar y los anexos en caso de que se requieran.

6 Coordinar con la unidad gestora todo lo relacionado a las condiciones especiales y especificaciones t cnicas que deben ser incluidas en el pliego de cargos, en atenci n a los elementos espec ficos que est n siendo adquiridos. Asesoramiento pre y post contractual sobre las disposiciones que regulan las contrataciones p blicas que se realizan en la Instituci n para la adquisici n de equipos, bienes y servicios. Actualizaci n permanente de los procesos y procedimientos de compras. Organizaci n de Capacitaciones peri dicas dirigidas a las unidades gestoras, en relaci n al estudio de mercado, confecci n de requisiciones, y elaboraci n de especificaciones t cnicas. Implementaci n de estrategias para agilizar el proceso de las contrataciones p blicas. Mantener una excelente comunicaci n con todas las instancias de la Universidad para mejorar las acciones de compras.

7 Confecci n de manuales, gu as, controles e instrumentos para el seguimiento y toma de decisiones en materia de LICITACIONES p blicas, contrataciones menores, procesos excepcionales, subastas y compras de convenio marco.