Manuel de l'organisateur 2013-2014 MANUEL …

1 MANUEL de l'organisateur 2013-2014 Page 1 sur 26 MANUEL D ORGANISATION DES COURSES HORS STADE 2013-2014 I - COMMENT ORGANISER UNE COURSE OU AUTRE MANIFESTATION HORS STADE A. Le dossier FFA B. Le dossier au regard de l'Administration C. Les assurances II - LE CERTIFICAT MEDICAL A. Obligations quant au certificat m dical B. Recommandations pour l organisateur C. Gestion des inscriptions et certificat m dical D. Coureur trangers III - RECOMMANDATIONS A. R gles administratives B. R gles techniques C. Le parcours D. S curit E. Parrainage F. Le bulletin d inscription G. Contr le anti-dopage H. Protection de la vie priv e, loi informatique et libert s IV - LES BENEVOLES A. Qu est-ce qu'un b n vole B. Responsabilit et encadrement b n vole C. R mun ration des b n voles D. Convention de mise disposition V - REGLES FISCALES ET SOCIALES A. La fiscalit d'une association organisatrice de manifestations sportives B. La fiscalit des b n voles C. R gles sociales VI - LA PROTECTION DU NOM DE LA COURSE OU MANIFESTATION PAR LE DEPOT DE MARQUE VII - PROTECTION DE L'ENVIRONNEMENT ET DEVELOPPEMENT DURABLE A.

2 Protection de l'environnement B. D veloppement durable VIII - LE PLAN DE FINANCEMENT DE LA MANIFESTATION A. Les recettes li es l'inscription B. Les subventions C. Les aides directes des partenaires priv s D. Autres recettes IX - FORMALITES ADMINISTRATIVES X - FORMALITES ANNEXES XI ANNEXES A. Proc dure de g n ration automatique des attestations d assurance B. Chronom trie C. Liste des Officiels Hors Stade D. Contacts et structures f d raux MANUEL de l'organisateur 2013-2014 Page 2 sur 26 ABREVIATIONS UTILISEES : FFA : F d ration Fran aise d'athl tisme CHS : course hors-stade CNCHS : commission nationale des courses hors-stade CRCHS : commission r gionale des courses hors-stade CDCHS : commission d partementale des courses hors-stade FFCO : F d ration Fran aise de Coure d'Orientation FFPM : F d ration Fran aise de Pentathlon Moderne FFTri : F d ration Fran aise de Triathlon FSGT : F d ration sportive et gymnique du travail UNSS : Union nationale du sport scolaire UGSEL : Union g n rale sportive de l'enseignement libre DDJSVA : Service d concentr d partemental de l'Etat charg des sports INPI : Institut National de la Propri t Intellectuelle MANUEL de l'organisateur 2013-2014 Page 3 sur 26 I.

3 COMMENT ORGANISER UNE MANIFESTATION HORS STADE A. LE DOSSIER FFA 1. D marches administratives Une manifestation hors stade (course sur route en relais ou par tapes, course en montagne, course en nature, trail ou cross, ci-apr s appel es manifestations) ne peut tre organis e que si les d marches suivantes ont t effectu es par l organisateur : pour les manifestations soumises autorisation administrative : une demande d'avis relative au respect des r gles techniques et de s curit dict es par la FFA, adress e au Comit d partemental de la FFA concern au moins trois mois avant la date pr vue pour la manifestation (si la manifestation a lieu dans plusieurs d partements, adress les demandes aux comit s d partementaux travers s). En absence de r ponse dans le d lai d un mois suivant la r ception de sa demande, cet avis est r put rendu (modalit s selon II-1-2 de la r glementation des courses hors-stade) ; pour les manifestations ouvertes aux licenci s FFA ou des participants trangers, titulaires d'une licence comp tition d livr e par une f d ration affili e l'IAAF, et donnant lieu remise de prix en argent ou en nature dont la valeur exc de 3000 : une demande d'autorisation est adress e au Comit D partemental de la FFA concern au moins trois mois avant la date pr vue pour la manifestation.

4 En l absence de r ponse dans le d lai d un mois suivant r ception de la demande, celle-ci est consid r e comme accept e (modalit s selon II-2 de la r glementation des courses hors-stade). Cette autorisation doit tre demand e pr alablement la demande d'avis de la FFA. 2. Inscription au calendrier Tout organisateur affili la FFA et tout organisateur acceptant les r gles dict es par la FFA est tenu d inscrire sa manifestation au calendrier f d ral, aupr s de la CDCHS avant le 1er octobre de l'ann e pr c dente. Toute manifestation, soumise pour avis, pour laquelle la FFA a donn un avis favorable ou n'a pas rendu d'avis, est inscrite au calendrier. Cette inscription vaut publication de l'avis pr vu par l'article R331-9 du code du sport (Arr t Minist riel du 3 mai 2013). 3. Labels FFA Pour valoriser les manifestations, la CNCHS a cr et d livre des labels (r gional, national ou international). Les conditions d'attributions et droits aff rents font l'objet d'une circulaire annuelle, paraissant au d but de l' t , consultable sur le site internet de la FFA (tous renseignements peuvent tre obtenus aupr s de la Ligue R gionale).

5 Ce label permet de valoriser les efforts de qualit d'organisation et de disposer d'une publicit collective dit e par la FFA. Seules les courses label sont qualificatives pour les championnats de France ou championnats nationaux suivants : 10km, semi-marathon, marathon et Ekiden. B. LE DOSSIER AU REGARD DE L ADMINISTRATION Les proc dures administratives de demande d autorisation d organisation d une manifestation et de d claration d organisation de manifestation sont d crites au sein des r gles administratives g n rales (article du R glement des courses Hors-stade). Il convient de remplir un imprim CERFA 13391*02 (autorisation) ou 13447*02 (d claration) C. LES ASSURANCES 1. Responsabilit civile l'organisateur de toute course ou autre manifestation hors stade est soumis l'obligation d'assurance. Qu il soit soumis la proc dure de demande d autorisation administrative ou celle de d claration, MANUEL de l'organisateur 2013-2014 Page 4 sur 26 l organisateur doit pr senter l'autorit administrative une attestation de police d'assurance de responsabilit civile.

6 Une attestation est jointe au dossier de demande d'autorisation ou celui de d claration. Le contrat d'assurance est destin couvrir, en cas d'accident survenu lors de l' preuve, les cons quences p cuniaires de la responsabilit civile : a) pouvant incomber aux organisateurs ou aux concurrents du fait des dommages corporels ou mat riels caus s : aux spectateurs, aux tiers, aux concurrents, aux agents de l Etat ou ceux de toute autre collectivit publique qui participent au service d'ordre, l'organisation ou au contr le de l' preuve. b) pouvant incomber l Etat, aux d partements et aux communes du fait des dommages caus s aux tiers par les agents ou mat riels, mis la disposition de l'organisateur . Les associations affili es la FFA, b n ficient au travers du contrat collectif souscrit par la F d ration pour ses structures, de cette couverture, condition d avoir souscrit les garanties responsabilit civile lors de leur affiliation.

7 Nota 1 : Un club affili la FFA peut d sormais effectuer directement sur l interface SI-FFA une demande d attestation d assurance en responsabilit civile (voir Annexe A). Nota 2 : Il est pr cis que cette assurance vise couvrir la responsabilit civile de l'organisateur . La responsabilit p nale, qui pourrait r sulter de manquement des obligations r glementaires, ne peut tre couverte par une assurance. Nota 3 : Licenci s et participants d'une manifestation sportive sont consid r s comme des tiers entre eux. Nota 4 : Les professionnels de sant mandat s par l'organisateur pour assurer la m dicalisation de la manifestation sont couverts par le contrat collectif d'assurance souscrit par la FFA pour ses clubs affili s. 2. L'assurance des risques propres aux b n voles Les b n voles peuvent tre victimes d'incidents ou d'accidents, ce qui entra ne des cons quences m dicales, sociales et conomiques.

8 Dans le cas le plus courant, ces cons quences sont couvertes par les assurances de responsabilit civile de l'association ou du b n vole licenci . Toutefois, le code de la S curit Sociale permet aux associations et organismes objet social ou d'int r t g n ral de faire b n ficier de la l gislation sur les accidents de travail les personnes participant b n volement leur fonctionnement. Ainsi, l'article L 743-2 de ce code cr e un syst me sp cifique d'assurance volontaire en faveur de ces b n voles. Un d cret du 20 Octobre 1994 d finit les modalit s d'une telle adh sion. Il y aura lieu, cet effet, de prendre contact avec la Caisse Primaire d'assurance maladie. Les cotisations dues ce titre sont vers es trimestriellement et d'avance. Les b n voles des associations affili es la FFA b n ficient au travers du contrat collectif souscrit par la F d ration, de l assurance individuelle accident et des garanties couvrant leur responsabilit civile.

9 3. Assurance des v hicules moteur l'organisateur devra s'assurer que tous les v hicules moteur utilis s dans le cadre de la manifestation, qu'ils lui soient propres ou qu'ils appartiennent des tiers, sont normalement assur s et mis disposition de personnes et dans les conditions autoris es dans le cadre de l'assurance du v hicule. Il lui conviendra de prendre toute assurance compl mentaire n cessaire la couverture de cette utilisation. Les clubs organisateurs affili s la FFA b n ficient au travers du contrat collectif multi p rils d une assurance dommage aux v hicules des transporteurs b n voles et/ou dirigeants et/ou pr pos s. Cette garantie a pour but de prendre en charge les dommages caus s aux v hicules utilis s par les transporteurs b n voles en compl ment ou d faut de l assurance souscrite pour les dits v hicules ; il s agit d une garantie de dommage excluant toute forme de garantie responsabilit civile et pour laquelle restent exclus les v hicules de location et les v hicules pr t s.

10 MANUEL de l'organisateur 2013-2014 Page 5 sur 26 4, Assurance des participants Il convient de rappeler aux participants l'int r t que pr sente la souscription d'un contrat d'assurance couvrant les dommages corporels auxquels leur pratique sportive peut les exposer (article L, 321-4 du Code du Sport). Les licenci s FFA b n ficient au travers d'un contrat collectif souscrit par la F d ration, d'une assurance individuelle accident (sous r serve d y avoir souscrit). 5. Autres assurances Elles permettent par ailleurs de g rer les risques dits sp ciaux tels que l'assurance annulation, assurance pour record, recherche en montagne .. II. LE CERTIFICAT MEDICAL A. OBLIGATIONS QUANT AU CERTIFICAT MEDICAL C est une condition obligatoire pour participer une manifestation sportive. Dans le cadre de la mise en place des r gles de s curit , l organisateur s assurera, au regard de l article L. 231-2-1 du Code du Sport, que les participants r pondent l un des crit res suivants: titulaires d'une licence Athl Comp tition, Athl Entreprise, Athl Running ou d'un Pass' Running, d livr s par la FFA, en cours de validit la date de la manifestation ; titulaires d'une licence sportive, en cours de validit la date de la manifestation, d livr e par une f d ration uniquement agr e (liste disponible sur ), sur laquelle doit appara tre, par tous moyens, la non contre-indication la pratique de l'Athl tisme en comp tition ou de la course pied en comp tition ; titulaires d'une licence d livr e par la FFCO, la FFPM ou la FF Tri, en cours de validit la date de la manifestation.