Guide pratique : Les durées de conservation

1 Guide pratique les dur es de conservation Elabor en partenariat avec le Service interminist riel des archives de France (SIAF), ce Guide pratique apporte une aide aux professionnels dans la d finition pertinente des dur es de conservation de leurs traitements de donn es personnelles ; il permet ainsi de les accompagner dans la d clinaison op rationnelle d un des grands principes de la protection des donn es personnelles et de contribuer la conformit de leur structure. Version juillet 2020 2 Table des mati res 1. Le principe de limitation de la dur e de conservation .

2 3 qui s adresse ce Guide ? .. 3 Qu est-ce que le principe de limitation de la dur e de conservation ? .. 4 Quelles sont les diff rentes phases du cycle de vie d une donn e ? .. 4 Le principe de conservation limit e des donn es conduit-il syst matiquement l effacement ? .. 4 En particulier, quelle est la diff rence entre la base active et l archivage interm diaire ? .. 5 Pour les archives publiques, que se passe-t-il l issue de la DUA ? .. 6 Comment faire si les donn es sont trait es par un sous-traitant ? .. 6 2. D finir et appliquer la dur e de conservation .

3 7 Sur quels documents s appuyer pour d finir la dur e de conservation des donn es utilis es dans le traitement ? .. 7 Qui peut accompagner le responsable de traitement pour d finir la dur e de conservation des donn es personnelles ? .. 8 Comment documenter la conformit de sa structure en mati re de dur es de conservation ? .. 9 Quelle information d livrer aux personnes concernant la conservation de leurs donn es ? .. 9 Comment int grer le principe de limitation de la conservation des donn es d s la conception ? .. 10 Comment proc der l archivage des donn es ?

4 10 Une m me donn e est utilis e dans deux traitements distincts. Comment conjuguer les deux dur es de conservation applicables ? .. 12 Quel risque en cas de non-respect du principe de limitation de la dur e ? .. 12 En pratique , comment identifier la dur e applicable un traitement ? .. 13 3. Les r f rentiels de dur es de conservation .. 15 Qu est-ce que les r f rentiels de dur es de conservation ? .. 15 qui s adressent ces r f rentiels ? .. 15 Quel est leur p rim tre ? .. 15 Quelle est la valeur de ces r f rentiels ? .. 15 Quel est le contenu des r f rentiels ?

5 16 Comment utiliser les r f rentiels de dur es de conservation de la CNIL ? .. 17 Les r f rentiels sont-ils jour des derni res volutions l gislatives et r glementaires ? .. 18 Lien utiles .. 19 R f rences juridiques .. 19 Lexique .. 19 3 1. Le principe de limitation de la dur e de conservation qui s adresse ce Guide ? Ce Guide pratique s adresse aux structures priv es ou publiques qui sont amen es collecter et utiliser des donn es caract re personnel. Une donn e caract re personnel correspond toute information susceptible de permettre d identifier, directement ou indirectement, une personne physique.

6 Par exemple : un nom, un num ro client, une adresse courriel professionnelle, un num ro de t l phone, une photographie, une adresse IP, etc. La collecte et l utilisation de ces donn es personnelles (traitement de donn es caract re personnel) doivent s op rer dans le respect des principes nonc s par le r glement g n ral sur la protection des donn es (RGPD). Parmi ces principes, figure celui de la limitation de la dur e de conservation . Ce principe impose l organisme1 de mettre en place diff rentes mesures pour organiser la gestion du cycle de vie des donn es personnelles trait es, et les dur es de conservation associ es.

7 Attention : ce principe de limitation de la conservation des donn es personnelles pr vu par le RGPD s articule avec un autre r gime juridique : celui des archives publiques2. Les archives publiques sont l'ensemble des documents, y compris les donn es, quels que soient leur date, leur lieu de conservation , leur forme et leur support, produits ou re us par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou priv dans l'exercice de leur activit (art. L. 211-1 du code du patrimoine). Il s agit des documents produits ou re us par un organisme public ou un organisme priv charg de mission de service public.

8 La conservation de ces archives publiques est encadr e par le code du patrimoine (art. L. 211-1 et suivants). Cette conservation est organis e dans l'int r t public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou priv es, que pour la documentation historique de la recherche (art. L. 211-2 du code du patrimoine). Pour les structures publiques et priv es charg es d une mission de service public, le respect du principe de limitation de la conservation des donn es caract re personnel pr vu par le RGPD devra s op rer dans le respect des obligations pr vues par le code du patrimoine s agissant des archives publiques.

9 Noter : dans ce Guide , les r gles sp cifiques aux archives publiques sont identifiables au moyen de ce pictogramme. 1 Les termes organismes et structures vis s dans ce document font r f rence la notion de responsable de traitement pr vue l article du RGPD 2 Voir Lexique 4 Qu est-ce que le principe de limitation de la dur e de conservation ? Il s agit d un principe g n ral nonc l article 5 du RGPD qui impose chaque responsable de traitement de d terminer une dur e de conservation des donn es personnelles coh rente et justifi e au regard de l objectif de leur traitement.

10 Un organisme ne peut donc conserver des donn es personnelles de mani re illimit e, sauf dans certains cas sp cifiques et limit s ce qui est strictement n cessaire. Quelles sont les diff rentes phases du cycle de vie d une donn e ? Le cycle de vie d une donn e peut se d composer en trois phases successives : L utilisation courante ( base active ) : cette tape concerne l'utilisation courante des donn es personnelles par les services charg s de la mise en uvre de leur traitement. Concr tement, cela correspond aux dossiers utilis s quotidiennement par les m tiers.