LA GESTION EFFICACE DES MOYENS GENERAUX

1 LA GESTION EFFICACEDES MOYENS GENERAUX1 SOMMAIREINTRODUCTIONM odule I La GESTION du personnel int rimaire et de la s curit I-Le contrat d int rim (travail temporaire)II-Le contrat de prestations s curit et entretienIII-La GESTION de la s curit Module 2 La GESTION du mat riel et de l conomatI-Le parc du gestionnaire du parc journal de d des v du v hiculeII-Le mat riel III-Les commandes fournisseursIV-L inventaire physique Sites Op rations Module 3 La GESTION de l immobilierI-Situation juridique II-AcquisitionsIII-Situation financi reIV-DiversModule 4 La GESTION des travauxI-Le suivi des travauxII-La planificationModule 5 La GESTION des r servations et des contrats d assuranceI-Les r servations II-Les contrats d assuranceModule 6 Les tableaux de bord des MOYENS g n rauxI-D finition et Objectifs du tableau de bord des Services G n finition du tableau de du tableau de

2 BordII-Construire le tableau de bord des MOYENS G n finir les fiche d objectifsIII-D finir les indicateurs indicateurs sur fr quence des dur e des indicateursIV-D finition des indicateurs d activit indicateurs de qualit indicateurs d efficienceV-Quelques exemples tableaux de bord tableaux de bord annuelsVI-Quelques indications donn tableauxCONCLUSIONINTRODUCTIONPour assurer son activit une entreprise a besoin de locaux, de personnel, de occupation et la r servation des salles de r union doivent tre simples et pr quipements de toutes sortes (chauffage, c blage lectrique, climatisation, )sont entretenus par des soci t s ext rieures, avec des contrats suivre et renouveler, des personnes appeler en cas d se d placer, le Service Commercial et la Direction utilisent des v hicules deservice ou de fonction.

3 Un syst me approximatif de r servations de ces v hicules peutavoir de s rieuses cons assurer la s curit des biens et des personnes, l tablissement utilise lesservices de soci t s de t l surveillance, des quipements sp cialis les informations sur les clients, les fournisseurs, la GESTION , .. manent d unsyst me informatique et chaque personne de l entreprise dispose sur son bureau d unordinateur personnel connect un r ensemble de ces MOYENS qui participent de l efficacit de l entreprise estappel MOYENS G n s'agit de l'ensemble des services n cessaires au fonctionnement normal d'uneentreprise : achats de mat riels, de fournitures, achat de terrains, construction deb timents, GESTION des locaux techniques et des fluides.

4 Lectricit , froid, chauffage,entretien des b timents, GESTION du courrier et de l accueil, GESTION de la restauration, L'expression " MOYENS G n raux" est g n ralement r serv e une activit interne de l' formation a pour objectif d une part de faire l tat des composants de cesmoyens g n raux et d autre part, d orienter le stagiaire, quant aux outils de ILa GESTION du personnel int rimaire4et de la s curit I-Le contrat d int rim (travail temporaire)Un employeur peut recourir au service d un travailleur int rimaire notamment : Pendant la dur e d absence ou le temps de suspension du contrat de travaild un salari , sauf cas de conflit collectif (gr ve) ; Pour r pondre un surcro t occasionnel d activit ou la cr ation d activit snouvelles ; Pour des travaux urgents dont l ex cution imm diate est n cessaire pourpr venir des accidents imminents, organiser des mesures de sauvetage our parer des insuffisances de mat le cas de l utilisation d un personnel int rimaire, le contrat tabli par l utilisateuret l entrepreneur de main-d uvre, est dit contrat d int rim.

5 Le travailleur est mis la5disposition de l utilisateur par un entrepreneur de travail temporaire pour ex cuter dur e de cette mission ne peut exc der trois (3) mois. Elle est renouvelable troisfois par p riodes d un mois au maximum. Au del de cette p riode, le contratd int rim devient un contrat de utilisateur du travailleur int rimaire n est pas li lui par un contrat. Toutefois,pendant la mission, le travailleur est tenu de se conformer aux instructions et auxdirectives de l utilisateur. Il est galement tenu de ne pas r v ler les proc d s defabrication dont il aurait travailleur int rimaire per oit une r mun ration la charge de l utilisateur qui nepeut tre inf rieure au salaire de sa cat gorie cas d inaptitude d un travailleur int rimaire constat e par un m decin notamment la suite d un accident de travail ou d une maladie professionnelle, et de l impossibilit de l entrepreneur de main-d uvre de le remplacer, le contrat est r put sanctions disciplinaires peuvent tre inflig es par l entrepreneur sur propositionmotiv e de l utilisateur apr s les explications crites du travailleur.

6 En cas ded faillance de l entrepreneur, l utilisateur lui est substitu pour le paiement de lar mun ration due au travailleur pour la dur e de la travailleur int rimaire n est pas tenu d exercer son activit pendant la dur e d unegr ve. Il est en droit de suspendre la mission pendant cette p riode, en accord avecl entrepreneur (art. 2, 15, 16, 18, 19, 24, 27, 29, CT)II-Le contrat de prestations s curit et entretien6 Pour assurer la s curit des biens et des personnes en son sein, l entreprise utilisedes services de soci t s de gardiennage et de s curit , dot es parfois d quipementssp cialis s et adapt s. De m me pour l entretien des b timents et des salles, lesservices de soci t d entretien sont n cessaires. Le personnel ainsi utilis d pend, au plan administratif, de la soci t qui l emploie etau plan fonctionnel, de l entreprise dans laquelle il exerce.

7 Il est tenu de respecter lesr gles et usages de l entreprise dans laquelle il d lai d utilisation n tant plus li une mission, le contrat du travailleur expirera lafin du mandat accord son employeur. Il s agit ici d un contrat de GESTION de la s curit En plus de g rer le personnel charg de la s curit , le gestionnaire des moyensg n raux a charge la GESTION de la s curit . Pour ce faire, il doit s occuper de : G rer les incidents de t l surveillance G rer les quipements de s curit G rer les sinistres G rer les habilitations des personnes G rer les ouvrants et les codes confidentiels7 Module 2La GESTION du mat riel et de l conomatI-Le parc automobile8Le terme v hicule du parc automobile d signe le moyen de transport qui estimmatricul , con u ou adapt en vue de permettre le transport des biens, du mat rielou des passagers.

8 Il peut s agir de berlines, de familiales, de fourgonnettes,d autobus, de camions et de v hicules sp cialis s dont l immatriculation permet exclus du parc automobile, les engins motoris s usage particulier comme lestracteurs et les du gestionnaire du parc autoLa GESTION du parc automobile exige du gestionnaire qu il doive :1)cerner les besoins op rationnels de l tablissement en ce qui concerne lesv hicules automobiles et assurer la coordination ;2)justifier les acquisitions de nouveaux v hicules pour satisfaire aux besoinsop rationnels, entamer le processus d acquisition, recevoir les v hicules et lesmettre en service au sein du parc automobile de l entreprise ;3)consigner les renseignements relatifs au nouveau v hicule dans un syst med information sur la GESTION du parc automobile, remplir les rapports mensuelsque n cessite ce syst me ;4)prendre des arrangements aux fins de l ex cution des r parations et del entretien n cessaires selon les exigences d coulant de la garantie dufabricant, et ce, relativement tous les v hicules du parc automobile del entreprise ;95)tenir jour le dossier papier et le dossier informatis de chaque v hiculeautomobile du parc de l tablissement ainsi qu ex cuter les rapprochements etles attestations l gard des factures relatives la GESTION du parc automobile.

9 6)appliquer les mesures relatives l ali nation des v hicules du parc automobile,et faciliter le tout ;7)transmettre tous les rapports d accident la Direction de sorte que les mesuresn cessaires soient rapidement gestionnaire du parc automobile doit tablir le plan annuel (acquisition/affectation)sur le parc automobile en fonction des besoins que lui soumettront tous les servicesavant une date butoir qui est bien pr faut dresser annuellement le plan d acquisition qui doit comprendre tous les d tailssur le prochain exercice et les pr visions pour les deux ann es l exercice venir, il faut indiquer ce qui suit dans le plan annuel :1)les v hicules faisant partie de la flotte, la marque, le mod le, le type decarburant, l emplacement, l ge (mois), le kilom trage, l tat g n ral, le prixinitial, le co t total es r parations et de l entretien jusqu maintenant, et si lesv hicules doivent ou devraient tre ali n s et remplac s ;2)les besoins en v hicules suppl mentaires (en vue d augmenter la taille du parcautomobile), ainsi que les justifications et explications compl tes pour chaqueacquisition, y compris une location pr vue (le tout doit tre approuv par ladirection) ;103)le co t d achat pr vu pour chaque v hicule et l ann e o l on en aura besoin.

10 4)le co t annuel le cas des deux ann es suivantes, il faudrait indiquer le nombre de v hicules remplacer et le nombre d ajouts pr vus, en fonction essentiellement de l ge pour lesremplacements, et des besoins op rationnels pour les v hicules suppl mentairesn gestionnaire du parc automobile analyse les plans annuels, examine lesrenseignements correspondants, tablit les priorit s l gard du budget de l exercice venir en mati re d acquisition, en tenant compte du montant pr vu qu on obtiendrades ali gestionnaire du parc automobile doit soumettre le plan annuel du parc automobile sa hi rarchie qui approuvera le journal de bordChacun des v hicules de l entreprise doit disposer d un journal de est un document qui permet de suivre au jour le jour les mouvements du v hicule ;kilom trage, conducteur, heure de sortie, heure d arriv e, destination, niveau decarburant, quantit de carburant achet , derni re vidange, prochaine journal de bord est un document indispensable pour ressortir l utilisation abusive ouinconsid r e d un v chaque fois que le v hicule est utilis , il est d pos le soir avec les cl s duv hicule chez la personne ressource.