Les différentes phases d’une réunion de travail

1 les fiches en lignes fiche 36-3 Avril 2007 CEDIPLes diff rentes phases d une r union de pr paration de la r d roulement de la r 43. l'issue de la r 5 Cette fiche pratique est destin e toute per-sonne ayant vocation organiser ou animer une r union de travail afin de rendre celle-ci la plus efficiente PR PARATION DE LA R UNIONLes agents du minist re consacrent une part non n gligeable de leur temps de travail participer des r unions. Certaines laissent parfois un go t amer par leur manque de pr paration (frustration de ne pouvoir d velopper une argumentation faute de l avoir pr par e ; sentiment d tre inutile et de perdre son temps ; flou dans les objectifs.)

2 Au cours de cette phase de pr paration, l'animateur doit tre en mesure de : cerner le sujet de la r union ; d finir les objectifs de la r union ; composer le groupe de travail ; programmer la r union ; planifier la progression du groupe ; r diger la convocation ; motiver les individualit s ; assurer l organisation de la r travail pr paratoire doit favoriser l'efficacit de la r union , par la clart de l'objectif de cette derni re et par le soin apport son organisation et son rue du Moulin de S malen 34000 Montpellier - t l. : 04 67 15 76 60 - fax : 04 67 15 76 61courriel : Cerner le sujet de la r unionC'est vraiment la phase pr paratoire par ex-cellence. Un probl me existe mais il n'est pas clairement identifi.

3 Dans cette phase, l'animateur : recueille un maximum de donn es, trie, regroupe, synth tise les informations re ues, commence analyser le probl me pos , value assez rapidement si le probl me peut tre r solu en une s ance ou s'il est n cessaire de constituer un groupe de travail (et donc de planifier une s rie de r unions pour traiter la question), contacte les personnes susceptibles de r soudre le probl me. D finir les objectifs de la r unionD finir les objectifs de la r union avec ri-gueur est certainement le point le plus impor-tant et le plus difficile que rencontre tout objectif correctement r dig vite au groupe de s' garer et permet l'animateur de recentrer les d bats lorsqu'il constate une d rive du objectif doit tre: suffisamment pr cis pour tre per u de fa on identique par tous les participants, adapt au temps imparti, formul dans un style direct (g n rale-ment avec un verbe d action) :Exemples : identifier les dysfonctionnements rencontr s dans le projet.

4 Hi rarchiser ces dysfonctionne-ments en fonction de leur impor-tance ; proposer des modalit s permettant de r guler cette situation ; arr ter des ch ances atteinte (ou la non atteinte) de l objectif doit pouvoir tre v rifi e l issue de la r union . Composer le groupe de travailoLe nombre des participantsCe nombre est d termin par la finalit de la r union . Deux cas relativement oppo-s s peuvent se rencontrer : la r union d information : une per-sonne parle, les autres coutent et posent des questions tour de r le ; la r union de r solution de probl me : la progression vers l objectif se fait partir des changes entre les le premier cas de figure, le nombre de participants peut tre lev (une qua-rantaine) ; dans le deuxi me, par contre, il n est pas souhaitable de d passer 10 12 personnes ; au-del de ce chiffre : l'animateur risque de ne plus ma triser le groupe ; des sous-groupes vont se constituer ; tout le monde ne pourra pas se faire entendre (situation g n ratrice de ten-sions).

5 Entre ces deux extr mes, l ventail des r unions est relativement ouvert. Il appar-tient l animateur d identifier le nombre le plus pertinent de choix des participantsQuelques crit res pr cis doivent pr sider ce choix : Le niveau de comp tence :Les personnes comp tentes pour r -soudre le probl me sont seules invi-t es la r union ; tout autre participa-tion ne ferait que perturber le bon d -roulement de la s ance. Le degr de motivation :Ne seront retenues que les personnes qui se sentent v ritablement impli-qu es par l'atteinte de l'objectif. La capacit travailler en groupe :Les personnes trop agressives, en conflit ouvert avec un membre du groupe de travail , trop bavardes (etc.)

6 Sont parfois un obstacle l'atteinte de l'objectif. Si des probl mes de suscep-tibilit ne se posent pas, il est parfois utile d' oublier ces diff rentes phases r union de Programmer la r unionoLe jourIl est souhaitable d' viter les veilles de d -part ou les retours de vacances, si l'on souhaite avoir des participants v ritable-ment concentr s sur leur 'heure Le matin de pr f rence : les per-sonnes ont toutes leurs capacit s physiques puisqu'elles sortent d'une nuit de repos ; si la r union a lieu dans l'apr s-midi, les digestions lentes et difficiles risquent de cau-ser des probl mes d'attention cer-tains membres du groupe. Int grer ventuellement les contraintes de d placement de cer-tains membres du groupe pour fixer les horaires de la r union .

7 Pr voir des temps de pause en fonc-tion de la dur e moyenne de concen-tration intellectuelle (1h30). Planifier la progression du groupe : Une progression logique sert de fil conducteur la r flexion, elle ne doit pas tre cependant un carcan (le groupe doit pouvoir ventuellement en changer en cours de r union ). L'animateur doit pr voir, pour chaque point du d bat, une dur e approximative afin de pouvoir r guler la progression du groupe (et v rifier par la m me occasion si l ordre du jour n est pas trop ambitieux). R diger la convocationLa convocation adress e tous les partici-pants comporte g n ralement : l'ordre du jour, l'objectif de la r union , le type de r union , le jour, l'heure et la dur e de la r union , le lieu de la r union , la liste des participants invit s, le plan de travail pr vu, un dossier pr paratoire (si possible).

8 Motiver les individualit soMotiver les participantsLe monde du travail impose de nom-breuses r unions professionnelles qui bouleversent souvent les plannings. L'ani-mateur devra donc surmonter les r ti-cences de certains pour les motiver les objections possiblesL'animateur contacte les membres du groupe afin de cerner les objections pos-sibles et les grandes tendances du d bat. Cette d marche lui permet d anticiper cer-taines r pondre aux questions des personnes contact esLes participants la r union s adressent parfois l'animateur pour lui demander des pr cisions sur le travail r aliser. Ce-lui-ci a tout int r t r pondre aux ques-tions qui lui sont pos es pour aplanir les difficult s rencontr es, voire m me apaiser certaines tecter les conflits possiblesUne bonne connaissance des personnes permet souvent d anticiper les probl mes ou les conflits qui peuvent clater entre des participants.

9 L'animateur ne sera pas pris au d pourvu ; il pourra r guler la ten-sion sans trop de difficult s. Assurer l organisation mat rielle de la r unionIl incombe l'animateur de s'occuper de l'in-tendance de la r r servation et le choix de la salleLa r servation de la salle est parfois un pr alable incontournable avant d arr ter une date de r chaleur, la fum e, le bruit, le froid, (etc.), sont autant de parasites une bonne concentration des membres du groupe qu il convient d identifier avant de retenir une disposition spatiale des participantsLa disposition en fer cheval permet l'animateur de voir l'ensemble des membres du groupe et aux participants d' changer entre ' tat de marche du mat rielL'animateur est responsable de la bonne marche du mat riel audiovisuel utilis (r -troprojecteurs, projecteurs, etc.)

10 Et de l'ap-provisionnement en fournitures (tableaux de papiers, feutres, etc.). Si les membres du groupe ne se connaissent pas, pr pa-rer des plaques d' diff rentes phases r union de D ROULEMENT DE LA R UNIONLes diff rentes tapes du d roulement d'une r union sont g n ralement les suivantes : L'ouverture de la r union . Les changes. La cl ture des d bats. L ouverture de la r unionC'est un moment important, surtout si les participants ne se connaissent pas. L'anima-teur doit faciliter les premi res prises de tour de tableSi les participants ne se connaissent pas, ce type de pr sentation est n cessaire : il permet d'identifier le statut des diff -rentes personnes du groupe ; il facilite une premi re prise de parole institutionnalis e et permet de d -tendre l'atmosph tout de table peut cependant tre tr s consommateur de temps : bien anticiper l'impact ventuellement n gatif de cette technique, en particulier quand les partici-pants sont rage des contraintes sp cifiques pesant sur certains participants (train, autres rendez-vous.)