Microsoft Dynamics NAV 2013 - Grundlagen

1 Microsoft Dynamics NAV 2013 - Grundlagen Kompaktes Anwenderwissen zur Abwicklung von Gesch ftsprozessen von Michael Gayer, Andreas Luszczak, Robert Singer 1., A. Microsoft Dynamics NAV 2013 - Grundlagen Gayer / Luszczak / Singer schnell und portofrei erh ltlich bei DIE FACHBUCHHANDLUNG. Thematische Gliederung: Unternehmenssoftware, Buchhaltungssoftware Microsoft 2013. Verlag Beck im Internet: ISBN 978 3 86645 568 9. Inhaltsverzeichnis: Microsoft Dynamics NAV 2013 - Grundlagen Gayer / Luszczak / Singer Kapitel 3. Systemeinrichtung und grundlegende Stammdaten In diesem Kapitel: Berechtigungssystem und Benutzereinrichtung 78. Organisationsstrukturen 88. Mandanteneinrichtung 94. Grundlegende Stammdaten 104. Werkzeuge zur Systemeinrichtung 113. 77. 78 Kapitel 3: Systemeinrichtung und grundlegende Stammdaten Wie in Kapitel 1 gezeigt, bietet Microsoft Dynamics NAV als ERP-System eine durchg ngige Informationsquelle f r alle Unternehmensbereiche und beinhaltet daher ein Modell von Orga- nisation und Gesch ftsprozessen.

2 In diesem Kapitel werden die Grundlagen der Organisationsstrukturen und elementarer System- einrichtung in Dynamics NAV gezeigt. Dieses Wissen wird abgesehen von Aufgaben der System- administration zwar nicht direkt f r die t gliche Arbeit ben tigt, erleichtert aber das Verst nd- nis der Zusammenh nge. TIPP Wenn Sie gleich mit der praktischen Arbeit beginnen und daher sofort zu Kapitel 4 wechseln wol- len, sollten Sie zumindest die Artikelstammverwaltung im Abschnitt Grundlegende Stammdaten ab Seite 104. ansehen. Der Artikelstamm stellt eine wesentliche Basis f r die Arbeit in allen Bereichen der Materialwirtschaft dar. HINWEIS In diesem Kapitel sind neben mandantenbezogenen Aufgaben, die im Windows-Client durchge- f hrt werden, auch Verwaltungsaufgaben beschrieben, die in der Entwicklungsumgebung durchzuf hren sind.

3 Die Abbildungen und Beschreibungen in diesem Kapitel sind auf keine bestimmte Rolle bezogen, der Aufruf der ben tigten Seiten im Windows-Client wird ber das Men Abteilungen durchgef hrt. Alternativ k nnen Sie die Seiten aber auch aufrufen, indem Sie den Namen der jeweiligen Seite in das Suchfeld rechts in der Adressleiste eintippen und die gew nschte Men option im Suchergebnis w hlen. Berechtigungssystem und Benutzereinrichtung Unternehmensl sungen wie Dynamics NAV enthalten vertrauliche Daten, weshalb ein entspre- chendes Berechtigungssystem zur Steuerung der Zugriffsm glichkeiten der einzelnen Benutzer erforderlich ist. Als Voraussetzungen m ssen sich die Benutzer einerseits im System identifizie- ren ( Authentifizierung ) und andererseits die entsprechenden Zugriffsm glichkeiten f r den authentifizierten Benutzer definiert sein.

4 Zur Einrichtung der Zugriffsm glichkeiten identifizierter Benutzer enth lt Dynamics NAV ein zweistufiges Berechtigungssystem, das wie folgt gegliedert ist: Einstellung des Objektzugriffs auf Ebene von Berechtigungsgruppen (Zugriffsrechts tze). Zuordnung von Benutzern zu Zugriffsrechts tzen Jeder Zugriffsrechtsatz enth lt eine Liste mit Objekten ( Tabellen oder Berichte), auf die er Zugriff bietet. F r jeden Objektzugriff kann zus tzlich festgelegt werden, ob lediglich ein Lese- zugriff oder auch ein Schreib- oder L schzugriff gew hrt wird. Ein Benutzer wird dann einem oder mehreren Zugriffsrechts tzen zugeordnet und erh lt dadurch den entsprechenden Zugriff auf alle Objekte der zugeordneten Zugriffsrechts tze. Das Berechtigungssystem in Dynamics NAV wird aktiviert, indem einem Benutzer der Zugriffs- rechtsatz SUPER zugewiesen wird.

5 Dieser Benutzer kann als Systemadministrator weitere Administratoren und Benutzer anlegen. Berechtigungssystem und Benutzereinrichtung 79. Im Zusammenhang mit der Benutzerverwaltung ist zwischen den Zugriffsrechts tzen und Benutzerberechtigungen auf der einen Seite und den Benutzerprofilen und der Oberfl chenkon- figuration auf der anderen Seite zu unterscheiden: Zugriffsrechts tze Legen fest, auf welche Objekte ein Benutzer zugreifen darf Benutzerprofile Bestimmen Men struktur und Rollencenter und legen damit fest, wo diese Objekte auf der Benutzeroberfl che zu finden sind Authentifizierung Basis f r das Berechtigungssystem ist die Identifizierung der Benutzer, die im System arbeiten . ein Vorgang, der mit dem Begriff Authentifizierungsprozess bezeichnet wird. Unter der Voraussetzung, dass das Berechtigungssystem aktiviert ist, k nnen nur authentifizierte Benutzer einen Clientzugriff auf Dynamics NAV durchf hren.

6 Hierbei kann die Authentifizierung in Dynamics NAV 2013 auf folgende Art erfolgen: Windows Start des NAV-Clients ohne separate Kennworteingabe (Single Sign-On). Benutzername Eingabe von Windows-Benutzernamen und Kennwort beim Start des NAV- Clients NavUserPassword Authentifizierung durch den Dynamics NAV-Server (unabh ngig von Windows-Benutzer/Active Directory) mit Eingabe von Benutzernamen und Kennwort AccessControlService Authentifizierung durch Cloud-basierte Dienste Wenn der Dynamics NAV-Server im lokalen Netzwerk installiert ist, wird f r interne Benutzer im Normalfall die Windows-Authentifizierung genutzt. Bei dieser wird von Dynamics NAV. gepr ft, ob der Benutzer ein g ltiges Windows-Konto in Active Directory besitzt, das den Zugriff auf den Server erlaubt. Als zweite Voraussetzung f r die Anmeldung muss der jeweilige Windows-Benutzer (oder eine zugeordnete Windows-Gruppe) in den zugelassenen Windows- Anmeldungen von Dynamics NAV eingetragen sein.

7 HINWEIS Die Dynamics NAV-Hilfe enth lt weitergehende Hinweise zur Einrichtung und Nutzung der Benut- zerauthentifizierung (Anwendungshilfe f r Microsoft Dynamics NAV 2013/Einrichtung und Verwaltung/Verwal- tung in rollenbasierten Clients/Info zu Benutzern/Benutzer- und Anmeldeinformationstypen). Benutzerverwaltung Alle Benutzer von Microsoft Dynamics NAV m ssen in der Benutzerverwaltung angelegt wer- den, wobei abh ngig von der Authentifizierungsart unterschiedliche Informationen einzutragen sind. Benutzerstammdaten Die Benutzerverwaltung wird ber den Link Abteilungen/Verwaltung/IT-Verwaltung/All gemein/. Benutzer ge ffnet. Die Listenseite der Benutzerverwaltung zeigt einen berblick aller vorhande- nen Benutzer. 80 Kapitel 3: Systemeinrichtung und grundlegende Stammdaten Ein neuer Benutzer kann hier ber die Tastenkombination 6 WUJ + 1 oder die Schaltfl che Neu auf der Registerkarte Start angelegt werden.

8 In der Benutzerkarte, die zum Eintragen der ben - tigten Benutzerdaten ge ffnet wird, sind neben dem Benutzernamen vor allem folgende Daten relevant: Lizenztyp Vollzugriff oder eingeschr nkter Zugriff f r den betreffenden Benutzer in ber- einstimmung mit dem jeweiligen Lizenzvertrag Authentifizierung Entsprechend der gew hlten Authentifizierungsart im jeweiligen Info- register Benutzerzugriffsrechts tze Zuordnen der Zugriffsrechts tze (Benutzergruppen) zur Bestim- mung der Berechtigungen des Benutzers in Dynamics NAV (siehe weiter unten). Abbildung Benutzerkarte zur Verwaltung eines Benutzers Beim Anlegen eines Benutzers mit Windows-Authentifizierung ist hierbei der Namen des betref- fenden Active Directory-Benutzers im Feld Windows-Benutzername einzutippen oder ber den AssistButton aus Active Directory zu bernehmen.

9 Berechtigungssystem und Benutzereinrichtung 81. Benutzereinrichtung Die Benutzereinrichtung wird ber den Link Abteilungen/Verwaltung/Anwendung Einrichtung/. Benutzer/Benutzer Einrichtung ge ffnet. In den Zeilen der Benutzereinrichtung k nnen auf Ebene des jeweiligen Mandanten nach Eintragen des Benutzers in der Spalte Benutzer-ID fol- gende Einstellungen festgelegt werden: Zul ssiger Datumsbereich (f r Buchungen) Gibt ber die Spalten Buchungen zugel. ab und Buchungen zugel. bis die M glichkeit, die f r das Buchungsdatum allgemein offene Periode aus den Firmendaten auf Ebene des jeweiligen Benutzers zu berschrieben, beispielsweise zur Durchf hrung von Monatsabschlussbuchungen Protokollzeit Aktiviert das Zeitprotokoll f r den jeweiligen Benutzer Zust ndigkeitseinheiten Erm glicht die Einschr nkung der Beleganzeige auf der dem Benutzer zugewiesenen Zust ndigkeitseinheit f r Verkauf, Einkauf und Service HINWEIS Wenn Sie eine Zust ndigkeitseinheit w hlen, kann der betroffene Benutzer nur Auftr ge bzw.

10 Bestellungen zur gew hlten Zust ndigkeit sehen und bearbeiten. Abbildung Auswahl einer Verkaufs-Zust ndigkeit f r einen Benutzer Mitarbeiter, die im Logistikmanagement-Modul von Dynamics NAV arbeiten, m ssen im System zus tzlich als Lagermitarbeiter angelegt werden. Dazu kann der Link Abteilungen/Lager/. Verwaltung/Lagermitarbeiter ge ffnet und f r die betroffenen Benutzer eine Zeile mit Benutzer- kennung und Lagerortcode eingetragen werden (siehe Kapitel 6). 82 Kapitel 3: Systemeinrichtung und grundlegende Stammdaten Zugriffsrechts tze Zugriffsrechts tze (Berechtigungsgruppen) fassen Berechtigungen auf Objekte zu Gruppen zusammen, wie sie f r unterschiedliche Aufgabenbereiche ben tigt werden beispielsweise f r die Kundenstammverwaltung oder die Anlagenbuchhaltung. Neben einer systemweiten Zugriffssteuerung auf Datenbankebene k nnen Rechte auch auf Ebene einzelner Mandanten und innerhalb von Mandanten auf Datensatzebene eingerichtet werden.