Aperçu pratique de la conservation des livres et …

1 Pacioli N 313 IPCF-BIBF / 14-27 f vrier 20111P 309339 Bureau de d p t 9000 Gent X Bimensuel Ne para t pas en juilletIPCF | Institut Professionnel des Comptables et Fiscalistes agr sAper u pratique de la conservation des livres et documentssommairep. 1/ Aper u pratique de la conservation des livres et documentsp. 5/ Reprise d un fonds de commerce ou d une soci t Pi ges viter et conseils pratiquesLes comptables et fiscalistes re oivent de nombreuses ques-tions concernant la p riode de conservation obligatoire de certains documents. D autres questions portent sur la forme sous laquelle ils doivent tre conserv s ou encore sur les r -gles qui sont pr vues quant au lieu o la documentation doit tre tenue. Cette derni re question a r cemment t trait e dans l avis 2010-14 de la commission des normes Compta-bles.

2 Dans cet avis , la commission se penche sur la question de savoir si une entreprise belge peut galement conserver ses livres et pi ces justificatives sous forme lectronique l tranger. Cet article ne commentera pas l avis pr cit de mani re d taill e, mais il largit la question en donnant un aper u des dispositions qui sont pertinentes pour la prati-que comptable et fiscale en mati re de conservation des li-vres et autres documents appropri s et apparent d investigationSi vous voulez v rifier combien de temps ou sous quelle forme ou encore o vous devez conserver certains docu-ments, sachez qu il n existe pas un document l gislatif unique rassemblant pareilles informations. Il se peut en effet que plusieurs l gislations soient applicables pour diff rents documents. Par cons quent, il n est gu re vi-dent de r pondre aux questions susmentionn es.

3 Dans le pr sent article, nous pr senterons essentiellement la situation telle qu elle ressort des cadres l gaux compta-ble et fiscal, avec notamment : la l gislation comptable , la l gislation relative aux contributions directes et la l -gislation en mati re de TVA. Nous v rifierons chaque fois sous ce triple clairage quels documents doivent tre conserv s, pendant quelle p riode, sous quelle forme et quel endroit. Le m me exercice est galement r alis en mati re de droit des soci t s. La notion livres et docu-ments doit en effet tre interpr t e autrement en droit des soci t s qu en mati re comptable ou fiscale. Remar-quons que les d lais de conservation d crits ci-dessous doivent tre interpr t s comme des d lais minimum. Dans certains cas, il peut tre indiqu de conserver la do-cumentation plus longtemps.

4 Le non-respect de ces exi-gences peut entra ner des sanctions que nous reprenons galement dans cet aper gislation comptableLa l gislation comptable r glemente la conservation de trois types de documents : les livres l gaux, les pi ces justi-ficatives et les documents internes qui ne sont pas appel s faire preuve l gard de tiers. Les livres l gaux doivent tre conserv s pendant sept ans partir du 1er janvier de l ann e qui suit la cl ture. Par livres l gaux, on entend le livre central, les journaux auxiliaires et le livre d inven-taire. Ces livres l gaux doivent tre conserv s en original. En ce qui concerne les pi ces justificatives, c est- -dire no-tamment les factures, les notes de cr dit, les extraits de compte , les m mes dispositions sont d applica-tion. Toutefois, elles peuvent galement tre conserv es sous forme de copies.

5 Les documents internes qui ne sont pas appel s faire preuve l gard de tiers doivent tre 1 Le pr sent aper u se limite aux principes essentiels. Pour un aper u d taill , il est renvoy la l gislation en vigueur ou la litt rature plus d taill e comme par exemple Bogaerts et al. (2009), Bewa-ring van documenten, Malines : Kluwer. Le pr sent article se base d ailleurs sur cet N 313 IPCF-BIBF / 14-27 f vrier 20112conserv s pendant trois ans. L avis 6/1 de la commission des normes Comptables d finit les documents internes comme les pi ces qui ne traduisent pas l existence de re-lations directes avec des tiers. Ni la commission , ni les dispositions l gales n indiquent quand commence cette p riode de trois ans. Aussi, nous partons du principe que cette p riode prend cours partir de la date du document.

6 Les documents internes peuvent tre conserv s en origi-nal, mais ils peuvent galement l tre en principe, la documentation ci-dessus doit tre conser-v e en Belgique. Toutefois, il a r cemment t demand la commission des normes Comptables d examiner si une entreprise belge peut galement conserver ses livres et pi ces justificatives sous forme lectronique l tranger. Dans son avis 2010-14 du 24 septembre 2010, la Com-mission a r pondu cette question par l affirmative, mais le si ge de l entreprise en Belgique doit totalement avoir acc s en ligne ces livres , comptes et pi ces justificatives pendant tout le d lai de ailleurs, lorsqu une entreprise tient sa comptabilit sur support lectronique, ce qui est possible depuis 2005, la variante lectronique doit satisfaire aux m mes exigen-ces (caract re complet, continuit , r gularit , irr versi-bilit.)

7 Que ceux applicables la comptabilit (tradi-tionnelle) sur support papier. La conservation de cette comptabilit ne diff re donc pas de ce qui a t expliqu plus haut. Il convient toutefois d attirer l attention sur le fait que les programmes et syst mes qui sont n cessai-res pour lire les fichiers doivent galement tre conserv s pendant le d lai de conservation . En outre, le support des comptabilit s tenues de mani re lectronique doit garan-tir l irr versibilit et l accessibilit des donn es qui y sont enregistr es pendant toute la p riode de conservation im-pos sanctions en cas de non-respect sont de nature p nale et consistent en des amendes de 50 euros euros et/ou en des peines d emprisonnement d un mois un an. Dans une soci t , ce sont les administrateurs, g rants, directeurs et fond s de pouvoirs qui peuvent tre punis, tandis que les entreprises sont civilement responsables pour le paiement des gislation en mati re de contributions directesLes dispositions fiscales de cette section et de la section suivante s appuient sur les dispositions de la l gislation comptable .

8 Les obligations qui d coulent de la loi comp-table, comme la mani re dont la comptabilit doit tre te-nue, s appliquent galement de mani re implicite en mati re fiscale, sauf si la l gislation fiscale pr voit ex-press ment des dispositions d les dispositions du CIR, les livres et documents qui sont n cessaires la d termination du montant des reve-nus imposables doivent tre conserv s jusqu l expira-tion de la septi me ann e ou du septi me exercice comp-table qui suit la p riode imposable. S il est fait usage d un syst me informatis , les supports d information et les donn es qu ils contiennent doivent tre conserv s. Pour les syst mes informatis s, le d lai de conservation est de sept ans partir du 1er janvier de l ann e suivant la der-ni re ann e au cours de laquelle le syst me d crit dans cette documentation a t utilis.

9 Ici aussi, le mat riel qui est n cessaire pour lire les donn es doit rester disponible pendant cette p riode. En principe, la documentation doit tre conserv e en original. Dans certains cas, elle peut galement tre conserv e sur microfilms ou microfiches ou sous forme de copie lectronique, par exemple pour les factures l entr e sur support papier et les doubles des factures la sortie. En ce qui concerne de mani re sp cifique le scannage des factures papier, les factures originales sur support papier doivent encore tre conser-v es un mois apr s le scannage aux fins de contr convient d observer que la notion de livres et docu-ments n cessaires la d termination du montant des revenus imposables doit tre interpr t e au sens large et peut sensiblement varier de secteur secteur.

10 Cette no-tion couvre donc bien plus de documents que les seuls do-cuments comptables tels que d crits plus haut. En fonc-tion des activit s exerc es, il peut galement s agir de livres -journal et de carnets de re u, de tickets de caisse, d offres et de cahiers des charges, de donn es tir es de la comptabilit analytique, ..La documentation doit tre conserv e dans les locaux professionnels ou priv s du contribuable o l adminis-tration peut proc der aux v rifications n cessaires. Une d rogation est possible, par exemple lorsque la documen-tation se trouve certains jours aupr s d un comptable ou conseiller ind pendant apr s que le fisc nit donn son ac-cord cet effet. Toutefois, le contribuable doit dans ce cas avoir la documentation en sa possession la date d un contr le annonc ou il doit en tout cas pouvoir obtenir la documentation court sanctions pr vues en cas de non-respect des disposi-tions sont de nature administrative (taxation d office ou amende), mais elles peuvent tre compl t es par une sanc-tion p nale si les infractions ont t commises dans une intention frauduleuse ou dessein de nuire.