CAPITULO V PLANIFICACIÓN DE LA ... - …

1 CAPITULO V PLANIFICACI N DE LA AUDITOR A 1. Generalidades Fundamentaci n De conformidad con la normativa de auditor a vigente, el proceso de la auditor a comprende las fases de: planificaci n, ejecuci n del trabajo y comunicaci n de resultados. La planificaci n de la auditor a comprende el desarrollo de una estrategia global para su administraci n, al igual que el establecimiento de un enfoque apropiado sobre la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditor a que deben aplicarse. El planeamiento tambi n permitir que el equipo de auditor a pueda hacer uso apropiado del potencial humano disponible. El proceso de la planificaci n permite al auditor identificar las reas m s importantes y los problemas potenciales del examen, evaluar el nivel de riesgo y programar la obtenci n de la evidencia necesaria para examinar los distintos componentes de la entidad auditada.

2 El auditor planifica para determinar de manera efectiva y eficiente la forma de obtener los datos necesarios e informar acerca de la gesti n de la entidad, la naturaleza y alcance de la planificaci n puede variar seg n el tama o de la entidad, el volumen de sus operaciones, la experiencia del auditor y el nivel organizacional. Como una gu a para la realizaci n del referido proceso, se ha establecido los siguientes porcentajes estimados de tiempo, con relaci n al n mero de d as/hombre programados: planificaci n 30%, ejecuci n 50% y comunicaci n de resultados 20%, porcentajes que pueden variar en funci n de las caracter sticas y particularidades del examen de que se trate y conocimiento acumulado de la entidad a auditarse. La planificaci n es la primera fase del proceso de la auditor a y de su concepci n depender la eficiencia y efectividad en el logro de los objetivos propuestos, utilizando los recursos estrictamente necesarios.

3 La planificaci n ser cuidadosa y creativa, positiva e imaginativa, considerar alternativas y seleccionar los m todos m s apropiados para realizar las tareas, por tanto esta actividad recaer en los miembros m s experimentados del grupo. 83 Objetivo El objetivo principal de la planificaci n, consiste en determinar adecuada y razonablemente los procedimientos de auditor a que correspondan aplicar, c mo y cu ndo se ejecutar n, para que se cumpla la actividad en forma eficiente y efectiva. La planificaci n permite identificar lo que debe hacerse en una auditor a, por qui n y cu ndo. Generalmente, la planificaci n es vista como una secuencia de pasos que conducen a la ejecuci n de procedimientos sustantivos de auditor a; sin embargo, este proceso debe proseguir en forma continua durante el curso de la auditor a. 2. Fases de la Planificaci n Orden de Trabajo y Carta de Presentaci n Para iniciar una auditor a o examen especial que conste en la planificaci n general o definida a base de una solicitud calificada como imprevista, el jefe de la unidad operativa emitir la "orden de trabajo" autorizando su ejecuci n, la cual contendr : a.

4 Objetivo general de la auditor a. b. Alcance de la auditor a. c. N mina del personal que inicialmente integra el equipo. d. Tiempo estimado para la ejecuci n. e. Instrucciones espec ficas para la ejecuci n (Determinar s se elaboran la planificaci n preliminar y espec fica o una sola que incluya las dos fases). La instalaci n del equipo en la entidad, determina de manera oficial el inicio de la auditor a o examen especial, la cual comenzar con la planificaci n preliminar. Para la planificaci n preliminar, es preferible que el equipo est integrado por el supervisor y el jefe de equipo. Posteriormente, dependiendo de la complejidad de las operaciones y del objetivo de la auditor a, se designar n los profesionales requeridos para la planificaci n espec fica y la ejecuci n del trabajo. El Director de la unidad de auditor a proporcionar al equipo de auditores, la carta de presentaci n, mediante la cual se iniciar el proceso de comunicaci n con la administraci n de la entidad, la que contendr la n mina de los miembros que inicialmente integren el equipo, los objetivos del examen, el alcance y alg n dato adicional que considere pertinente.

5 El auditor planear sus tareas de manera tal que asegure la realizaci n de una auditor a de alta calidad y que sta sea obtenida con, eficiencia, eficacia y oportunidad. 84 La planificaci n de cada auditor a se divide en dos fases o momentos distintos, denominados planificaci n preliminar y planificaci n espec fica. En la primera de ellas, se configura en forma preliminar la estrategia a seguir en el trabajo, a base del conocimiento acumulado e informaci n obtenida del ente a auditar; mientras que en la segunda se define tal estrategia mediante la determinaci n de los procedimientos espec ficos a aplicarse por cada uno de los componentes y la forma en que se desarrollar el trabajo en las siguientes fases. Las etapas mencionadas, suponen la realizaci n de un trabajo de auditor a recurrente, en estos casos ya se cuenta con un amplio conocimiento de las operaciones del ente a auditar como resultado de trabajos anteriores, por consiguiente, el an lisis debe recaer en los cambios que hayan ocurrido desde el ltimo examen.

6 En un trabajo que se realiza por primera vez, no existe ese conocimiento acumulado y por lo tanto, la etapa de planificaci n demandar un esfuerzo de auditor a adicional. Cuando se trate de ex menes a entidades o actividades relativamente peque as, donde no amerite presentar por separado la planificaci n preliminar y la espec fica, el Director o Jefe de la unidad de auditor a al emitir la orden de trabajo instruir a los miembros del equipo para que el informe o reporte de planificaci n sea nico. Planificaci n Preliminar La planificaci n preliminar tiene el prop sito de obtener o actualizar la informaci n general sobre la entidad y las principales actividades sustantivas y adjetivas, a fin de identificar globalmente las condiciones existentes para ejecutar la auditor a, cumpliendo los est ndares definidos para el efecto.

7 La planificaci n preliminar es un proceso que se inicia con la emisi n de la orden de trabajo, se elabora una gu a para la visita previa para obtener informaci n sobre la entidad a ser examinada, contin a con la aplicaci n de un programa general de auditor a y culmina con la emisi n de un reporte para conocimiento de la Direcci n o Jefatura de la unidad de auditor a, en el que se validan los est ndares definidos en la orden de trabajo y se determinan los componentes a ser evaluados en la siguiente fase de la auditor a. Planificaci n Espec fica En esta fase se define la estrategia a seguir en el trabajo de campo. Tiene incidencia en la eficiente utilizaci n de los recursos y en el logro de las metas y objetivos definidos para la auditor a. Se fundamenta en la informaci n obtenida inicialmente durante la planificaci n preliminar.

8 85 La planificaci n espec fica tiene como prop sito principal evaluar el control interno, para obtener informaci n adicional, evaluar y calificar los riesgos de la auditor a y seleccionar los procedimientos de auditor a a ser aplicados a cada componente en la fase de ejecuci n, mediante los programas respectivos. Estos aspectos se analizan con mayor detalle en los manuales especializados de auditor a, emitidos para el efecto por la Contralor a General del Estado. 3. Control Interno y Evaluaci n Fundamentos del Control Interno Definici n de control interno El art culo 8 de la Ley Org nica de la Contralor a General del Estado establece que "El control interno constituye un proceso aplicado por la m xima autoridad, la direcci n y el personal de cada instituci n, que proporciona seguridad razonable de que se protegen los recursos y se alcancen los objetivos institucionales.

9 Constituyen elementos del control interno: el entorno de control; la organizaci n; la idoneidad del personal; el cumplimiento de los objetivos institucionales; los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos institucionales y las medidas adoptadas para afrontarlos; el sistema de informaci n; el cumplimiento de las normas jur dicas y t cnicas; y, la correcci n oportuna de las deficiencias de control . Esta definici n es concordante con la expuesta por el Comit de Organizaciones participantes (COSO) que dice: "El control interno es un proceso efectuado por la alta direcci n y el resto del personal de una entidad, dise ado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecuci n de objetivos dentro de las siguientes categor as: - Eficacia y eficiencia de las operaciones, - Fiabilidad de la informaci n financiera, - Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.

10 Esta definici n refleja ciertos conceptos fundamentales: El control interno es un proceso. Es un medio utilizado para la consecuci n de un fin, no es un fin en s mismo. El control interno lo llevan a cabo personas. No se trata solamente de manuales de pol ticas e impresos, sino de personas en cada nivel de la organizaci n. El control interno s lo puede aportar un grado de seguridad razonable, no la seguridad total, a la alta direcci n de la entidad. 86 El control interno est pensado para facilitar la consecuci n de objetivos en una o m s de las diferentes categor as que, al mismo tiempo, se solapan . Responsabilidad en la implantaci n del control interno El art culo 4 de la Ley Org nica de la Contralor a General del Estado establece que cada instituci n del Estado asuma la responsabilidad por la existencia y mantenimiento de su propio de control interno.