GUÍA PRÁCTICA PARA LA CONSTRUCCIÓN DE …

1 Contralor a General de la Rep blica Unidad T cnica de Control Externo GU A PR CTICA PARA LA CONSTRUCCI N DE muestras Abril 2012 Unidad T cnica De Control Externo Gu a Pr ctica para la construcci n de muestras 2 NDICE 1. PRESENTACI 3 2. CONCEPTOS DEL PROCESO DE Muestra.. 4 Definici n.. 4 Relevancia de la definici n de objetivos.. 4 Determinaci n de variables en estudio.. 5 Tama o de una muestra.. 6 7 Par metros de estimaci n muestral.. 8 Inferencia.. 9 Selecci n de los elementos de una muestra.. 9 Muestreo con selecci n aleatoria simple.. 9 Muestreo estratificado.. 10 Submuestras.. 12 Reemplazo.. 12 Muestreo de unidad monetaria y por registro.. 13 Muestreo de unidad monetaria.. 13 Muestreo por registro.. 13 Pasos para determinar una muestra representativa.. 13 3. METODOLOG A DE MUESTREO .. 15 An lisis de datos.

2 15 Tama o de la muestra.. 16 Selecci n de la 16 Anexo N 1 An lisis de informaci n y selecci n de partidas 18 Anexo N 2 Funciones de ACL.. 20 Anexo N 3 Tabla din mica en excel para crear estratos.. 33 Anexo N 4 Informe de muestreo.. 37 Anexo N 5 Evaluaci n de error.. 40 Anexo N 6 Gu a pr ctica.. 41 Unidad T cnica De Control Externo Gu a Pr ctica para la construcci n de muestras 3 1 Presentaci n La Contralor a General de la Rep blica, CGR, en el desarrollo de su programa de fortalecimiento de la gesti n por resultados, ha requerido potenciar el proceso de selecci n de muestras , en el desarrollo de la ejecuci n de auditor a. Para ello, resulta necesario disponer de una metodolog a capaz de orientar la obtenci n de la muestra, tanto desde el punto de vista te rico como pr ctico. La expresi n muestreo , eje central de este proceso, requiere inicialmente, disponer de claridad respecto de los objetivos generales y espec ficos que orienten un an lisis de los datos.

3 Con estos elementos, la metodolog a generada da paso a tres instancias dentro del proceso de muestreo, y que tienen su base en la aleatoriedad de la selecci n de los datos, situaci n que garantiza que dicha elecci n, no se encuentre fundada en opiniones o criterios propios. Para alcanzar lo anterior, y como primer paso del proceso, se debe generar una poblaci n de estudio o universo1, identificando la totalidad de las variables que lo componen, con el fin de analizar y evaluar la integridad de estas, orientando y distinguiendo sus elementos. Lo se alado, permite evitar una distorsi n en el proceso estad stico. Efectuado el reconocimiento de la poblaci n bajo revisi n, su cuant a y caracter sticas, se da paso a una segunda fase, la cual consiste en calcular el tama o de la muestra, utilizando un instrumento estad stico llamado distribuci n . Es as como, en esta etapa, se requiere distinguir el foco en estudio, para definir los atributos de la selecci n a realizar, pudiendo ser por elementos como registros, o por la magnitud econ mica de los mismos.

4 Finalmente, se debe realizar la selecci n para el tama o de muestra requerido, en forma aleatoria, para lo cual se podr utilizar el m todo de selecci n aleatoria simple, o de estratificaci n proporcional de la poblaci n. En resumen, la presente gu a, est orientada a apoyar al fiscalizador, en la obtenci n de una muestra representativa, carente de sesgos, y que respalde t cnicamente el desarrollo de las auditor as. 1 Para efectos pr cticos, y en funci n de las caracter sticas de los datos analizados por CGR, se homologar el concepto de universo y poblaci n Unidad T cnica De Control Externo Gu a Pr ctica para la construcci n de muestras 4 2 Conceptos del Proceso de Muestreo. Muestra. Definici n. Durante el transcurso de la auditor a, se establece un n mero considerable de elementos a examinar, para los cuales deben ser empleados instrumentos estad sticos, capaces de apoyar dicha revisi n.

5 Al respecto, si durante la fiscalizaci n resulta complejo determinar cada uno de los elementos que componen el universo, o bien, si el costo para realizar tal labor resulta significativo, se deber seleccionar una muestra. Conforme a lo anterior, la definici n de universo corresponder al total de elementos que componen un espacio de la fiscalizaci n, que tienen incorporado un filtro, y que responden a caracter sticas globales, pero a la vez, lo suficientemente espec ficas como para delimitar el mbito de acci n, elementos que deber n ser incorporados en los objetivos generales establecidos para cada auditor a. Relevancia de la definici n de objetivos. Sobre la materia, es necesario precisar que antes de iniciar el proceso de muestreo, se deben establecer los objetivos de la auditor a, los cuales constituyen el enunciado global sobre lo que se pretende conseguir con el trabajo a realizar.

6 Es as como, el objetivo general detalla la finalidad de la auditor a, en cuanto a sus expectativas m s amplias. ste se puede obtener contestando las interrogantes qu ?, d nde? y para qu ?, tal como se puede apreciar en la tabla 1. En relaci n a los objetivos espec ficos, stos requieren de una descripci n de mayor precisi n, focaliz ndose en responder qu se debe realizar para alcanzar el objetivo general. Tabla 1: Principios b sicos en la fijaci n de objetivos Ejemplos Pregunta Respuesta QU Fiscalizaci n de la inversi n en infraestructura a trav s de la ejecuci n de contratos de conservaci n rutinaria en las redes secundarias y de peque os aer dromos. D NDE En la Direcci n de Aeropuertos del Ministerio de Obras P blicas, entre el 1 de enero de 2011 y el 31 de enero del presente a o, en las regiones IV,V, IX, X, XI, XII y XIV. PARA QU Con el fin de verificar el cumplimiento de los aspectos t cnicos, legales, administrativos y financieros.

7 La respuesta a estas interrogantes orientar n el inicio de la revisi n debiendo se alar, adem s, el alcance de sta, en relaci n a la extensi n del examen, es decir, si se examinar la totalidad del universo o solo parte de l, y el per odo de tiempo determinado, el cual puede ser medido a trav s de a os, meses, semanas, etc. Lo anterior, requiere distinguir claramente la meta a alcanzar, as como las variables que se buscan analizar, para lo cual se debe definir: Entidad a revisar Materia a auditar Variable en estudio Unidad T cnica De Control Externo Gu a Pr ctica para la construcci n de muestras 5 Per odo Finalidad de la revisi n (cumplimiento legal, t cnico, reglamentario, contractual, contable, entre otros) Lugar geogr fico que abarca la revisi n Al respecto, la definici n descrita anteriormente, apunta a que el equipo conozca el objetivo general de la auditor a y con ello la aplicaci n de criterios de focalizaci n, cuesti n que permitir distinguir y acotar el universo en estudio.

8 Es as como, a modo de ejemplo, si se establece el objetivo general como Verificar que las obras ejecutadas con recursos de la Direcci n de Obras Hidr ulicas de la Regi n de la Araucan a, se hicieron conforme a la normativa vigente, y cuyos pagos efectuados, que representen avance f sico real, sea superior al 5% del total , se puede observar, que el universo se focaliz en un espacio geogr fico y en estados de pagos claramente definidos. Producto del objetivo establecido, realizar dicha fiscalizaci n puede significar analizar documentaci n que involucre una cantidad significativa de registros y de unidades monetarias, no obstante su focalizaci n permite que el universo, los montos y los registros, describan un conjunto menor, denominado poblaci n en estudio. Por consiguiente, la variable a analizar ser N mero de Obras que disponen de un avance f sico real, superior al 5% de la regi n de la Araucan a, ejecutadas con recursos de la Direcci n de Obras Hidr ulicas.

9 Una vez definido el objetivo general de la auditor a, se deben considerar elementos tales como recursos financieros, de tiempo y personal disponible, para luego ser comunicado al equipo de auditor a al inicio de la fiscalizaci n. Determinaci n de variables en estudio. Tal como se indic en el p rrafo anterior, la descripci n de la variable o las variables en estudio, depender del objetivo establecido. No obstante, puede existir la necesidad de focalizarla, a n m s, lo que implicar perfeccionar los objetivos, complement ndolos con un mayor n mero de elementos que describan la focalizaci n, situaci n que deber efectuarse en estricta coordinaci n con la supervisi n de la fiscalizaci n, de forma tal que quede expl cito en el objetivo general. En relaci n con lo anterior, la informaci n proporcionada por las entidades a fiscalizar, se presenta en forma de registros o elementos, que entregan informaci n de las acciones realizadas, estos est n constituidos por unidades, las que se pueden clasificar como de registro o valor.

10 El factor anterior, permite diferenciar entre los tipos de fiscalizaci n que la CGR realiza, dependiendo, si la unidad de evaluaci n es la cantidad de elementos que constituyen la poblaci n, o los valores monetarios, situaci n que deber quedar definida expl citamente en el objetivo general de la auditor a. En la tabla 2, se presentan los tipos de auditor as, las materias, y ejemplos de registros y/o valores econ micos a ser fiscalizados. Unidad T cnica De Control Externo Gu a Pr ctica para la construcci n de muestras 6 Tabla 2: Ejemplos de tipos de variables para muestreo Tipo de Auditor a Materias Registro Monetario Auditor a de transacciones y auditor a de estados financieros Ingresos propios, abastecimiento y gastos Listado de comprobantes contables, n mero de comprobantes, etc. Montos de valores en listado de comprobantes contables, montos de valores de comprobantes, montos de valores (Incluye datos de monto, n mero de comprobantes, asignaci n presupuestaria, nombres, etc.)