Indemnités pour frais de séjour et déplacement …

1 FILO-FISC indemnit s frais de s jour, d placement page 1 de 9 Mise jour : 07/07/2018 Parc scientifique Einstein - Rue du Bosquet 8A - B-1348 Louvain-La-Neuve T l phone : +32 (0)10/811 147 Fax +32 (0)10 - Indemnit s pour frais de s jour et d placement octroy es aux dirigeants/salari s Question r currente : Comment indemniser un travailleur salari ou un dirigeant d entreprise pour ses d placement professionnels ? d placements pour compte de l entreprise qui l occupe. Quels montants ? Quel r gime fiscal pour l entreprise ou le travailleur ? Voici un d but de r ponse. Sommaire : A) Pr ambule ; B) Voiture personnelle utilis e pour des d placements professionnels ; C) Voyages de service en Belgique ; D) Voyages de service l tranger ; E) R gime fiscal des indemnit s ; F) Services des d cisions anticip es ; conclusions.

2 A) Pr ambule : Tr s fr quemment, les entreprises belges sont confront es au mode d indemnisation des membres de leur personnel appel s se d placer, en Belgique comme l tranger, dans un cadre professionnel. A partir de quand peut-elle les indemniser ? Quel montant octroyer ? Que recouvrent ces indemnit s ? Quel est le r gime fiscal pour l entreprise comme pour le b n ficiaire ? Quelles sont les formalit s suivre ? Comment viter un litige avec l administration fiscale ? Pr cisons d embl e qu il est tout fait possible d indemniser la personne concern e sur base des frais r els encourus, mais il faut alors que celle-ci obtienne une pi ce justificative suffisamment document e, ce qui pose de nombreux probl mes dans certains cas (commerces ne d livrant pas de re u, parkings, appels t l phoniques, voyages en train/tram/bus, boissons & nourritures vendues par le biais d appareils automatiques, ) FILO-FISC indemnit s frais de s jour, d placement page 2 de 9 Indemnit s pour frais de s jour et d placement octroy es aux dirigeants/salari s L administration fiscale accepte donc le versement d indemnit s forfaitaires, dans un cadre strict, que nous d velopperons ci-apr s.

3 Bien entendu, celles-ci ne doivent pas faire double emploi avec la prise en charge directement par la soci t (nous pensons ici l utilisation d une carte de cr dit au nom de la soci t , le remboursement des notes de restaurant, des frais d h tel, ) B) Voiture personnelle utilis e pour des d placements professionnels : Les travailleurs du secteur priv , qui utilisent leur v hicule personnel, peuvent tre indemnis s sur la base utilis e par les membres de la fonction publique f d rale, pour un maximum de kilom tres/an. Au-del , il convient de calculer le co t de revient r el par km du v hicule utilis.

4 Par le travailleur. Les entreprises peuvent rembourser des sommes plus lev es que celles pratiqu es par les services publics, condition qu elles apportent la preuve que les frais r els ont t s calcul s sur base d une norme s rieuse (il faut galement calculer le prix de revient au km). Le montant de cette indemnit , pour la p riode allant du 1er juillet 2018 au 30 juin 2019 est fix 0,3573 par kilom tre. Il tait de pour la p riode du 01/07/2017 au 30/06/2018. La personne indemnis e veillera d tailler dans un document crit, le lieu visit et les kilom tres parcourus pour chaque d placement. A noter : les d placements entre le domicile et le lieu de travail ne sont jamais consid r s comme des d placements professionnels qui peuvent tre indemnis s comme ci-avant.

5 Pour les salari s, l intervention de l employeur pour ces trajets n entre pas dans cette notion. Il s agit d une intervention sur base du prix d un abonnement des transports publics. Cette somme est en principe taxable. Les contribuables qui n optent pas pour leur frais r els lorsqu ils remplissent leur d claration fiscale peuvent exon rer 380 euros (limit la somme obtenue si inf rieure) ou toute l indemnit si ils utilisent les transports en commun. R gle des 40 jours : l administration consid re que le travailleur qui est amen se d placer vers diff rentes destinations autre que le si ge de son entreprise (filiales, clients,..) et qui y est pr sent au moins 40 jours sur l ann e (sans que ces jours se suivent n cessairement) effectue un d placement domicile/lieu de travail, non indemnisable selon les montants repris ci-avant.

6 Dans ce cas, Il lui est bien entendu possible, pour le calcul de son imp t personnel, de revendiquer les frais professionnels r els d s lors que ceux-ci sont plus lev s que les charges professionnelles forfaitaires (voir notre article Imp t des personnes physiques dans la partie FISCO+ de notre site). C) Voyages de service en Belgique : Les indemnit s forfaitaires allou es par l'employeur en remboursement de frais de s jour expos s par un travailleur l'occasion de ses d placements professionnels en Belgique ne sont pas imposables si leur montant est tabli en tenant compte du nombre de d placements effectifs et si leur montant ne d passe pas le montant des indemnit s analogues que l'Etat alloue ses fonctionnaires. FILO-FISC indemnit s frais de s jour, d placement page 3 de 9 Indemnit s pour frais de s jour et d placement octroy es aux dirigeants/salari s Info importante : le f d ral a revu le syst me de calcul des indemnit s pour ses fonctionnaires cela pourrait impacter br ve ch ance le syst me des indemnit s journali res (d placements en Belgique).

7 Tableau des indemnit s partir du 1er janvier 2013 : D placement par journ e calendrier Suppl ment pour la nuit (1) Plus de 5 heures moins de 8 heures 8 heures et plus Logement aux frais du membre du personnel (2) Logement gratuit (3) Montant index 3,82 19,22 Tableau des indemnit s partir du 1er juillet 2016 : D placement par journ e calendrier Suppl ment pour la nuit (1) Plus de 5 heures moins de 8 heures 8 heures et plus Logement aux frais du membre du personnel (2) Logement gratuit (3) Montant index 19,60 44,65 23,50 Tableau des indemnit s partir du 1er juillet 2017 : D placement par journ e calendrier Suppl ment pour la nuit (1) Plus de 5 heures moins de 8 heures 8 heures et plus Logement aux frais du membre du personnel (2) Logement gratuit (3) Montant index 3,98 19,99 45,54 23,97 A noter : les d placements de plus de 5 heures et de moins de 8 heures couvrant la p riode entre midi et 14 heures donnent lieu l'octroi de l'indemnit pr vue pour les d placements de 8 heures au moins.

8 (1) Les frais de logement repr sentent les remboursements des frais de repas du soir, de logement proprement dit et de petit d jeuner. (2) le logement non rembours par l'employeur. (3) Lorsque le travailleur loge dans la famille, chez des amis, des connaissances, des coll gues, pour lequel aucun paiement n'est demand . Il ne s'agit donc pas d'une nuit pass e l'h tel et enti rement rembours e par l'employeur. L indemnit n est pas cumulable avec l octroi de titres-repas. Dans ce cas, l indemnit obtenue devra tre diminu e concurrence de l intervention patronale dans le titre-repas octroy pour le jour concern . Comme pr cis en pr ambule, pas question de faire double emploi avec des frais directement pris en charge par l entreprise.

9 La r gle des 40 jours (voir le point B en infra) s applique galement depuis une pr cision r cente du Ministre. (r ponse une question parlementaire n 290 de Mr Tommelein du 09 f vrier 2009) FILO-FISC indemnit s frais de s jour, d placement page 4 de 9 Indemnit s pour frais de s jour et d placement octroy es aux dirigeants/salari s D) Voyages de service l tranger : Comme pour les d placements en Belgique, il est possible de verser des indemnit s forfaitaires journali res de s jour (appel es parfois Per diem ) au membre du personnel qui doit se rendre l tranger. Elles sont calqu es sur celles attribu es aux fonctionnaires relevant de l'Administration centrale du SPF Affaires trang res, Commerce ext rieur et Coop ration au D veloppement.

10 Le montant qui peut tre octroy varie suivant le pays visit . Il existe des r gles qui pr cisent le mode de calcul. Jusqu' la circulaire du 10/10/2013 (lien en annexe), la dur e des voyages concern s ne pouvait exc der 30 jours (circulaire du 11/05/2006), pass ce d lai, seuls les frais r els, sur base de pi ces justificatives, taient accept s sur l ensemble du voyage et pas seulement sur les jours qui exc daient la limite, (Le nombre de jours de voyages l tranger par an n tait pas, lui, limit , la limite de 30 jours ne visait que la dur e d un seul s jour). La nouvelle circulaire admet maintenant une dur e sup rieure 30 jours par voyage, mais pr cise toutefois que : - l attribution ou le paiement de ces indemnit s forfaitaires pour une m me mission est limit un maximum de 24 mois; - l attribution ou le paiement cesse en cas d tablissement d finitif l tranger du travailleur ou du dirigeant d entreprise concern.