Les documents administratifs

1 Master juristes d affairescommunication professionnellePr : Mme KIRAMILes documents administratifsL administration change l int rieur de ses structures et l ext rieur de celles-ci de multiples documents . Les divers documents qu utilise toute administration sont nombreux et vari peuvent se repartir selon leur objet ou leur utilisation. Si l ensemble des documents pr sentent des caract ristiques communes. Chaque document par contre a sa caract ristique propre et r pond un usage d termin . Il n ya pas de services sans document administratifs qui constituent des relations quotidiennes et permanentes entre les services et avec les -La fonction et l objet de chaque document administratif :Le document administratif apparait comme le support privil gi de l action de l administration.

2 Chaque document a un objet bien d termin qui en motive la r r pondre d une part des demandes toujours plus pressantes des groupes et des individus, et d autre part, pour assurer la coordination et le contr le des r glementations ou pour informer le chef de tous les m canismes, l administration emploie diff rents documents pour des activit s vari es. Nous pouvons dire qu ils sont d abord un outil d explication et tablissent un front et un moyen de liaison l int rieur des structures administratives entre les services et les diff rents niveaux hi rarchiques et aussi pour tablir des relations avec les citoyens et les usagers du service servent aussi expliquer l existence et les failles du syst juristes d affairescommunication professionnellePr : Mme KIRAMIC ertains documents constituent le fondement de l activit administrative.

3 D autres par contre servent lacommunication interne et externeUn document administratif est une pi ce exp di e ou re ue destin e r gler les questions qui se posent journellement ou dates fixes et qui concernent le d tail de la vie des des documents a son propre domaine. Cependant il est fr quent qu un domaine fasse appel aux ressources de l document donne une vue du service, de son est par lui que le fonctionnaire sait, peut et comprend. C est par le document que l administration applique la r - La structure des documents administratifs La structure de chaque document ob it des r gles de pr sentation. Certaines parties de la structure sont existe un certain nombre de caract res communs l ensemble des documents administratifs . D autres caract res sont sp cifiques certains - Les parties communes :Les divers documents administratifs ont des caract res communs qui se manifestent d une fa on identique de l un l autre.

4 Tout document administratif comporte obligatoirement : Une marge ; Un ent te ou timbre qui est compos : De la structure administrative (ex minist re, commune ..) De la cellule de base d o mane le document ( il faut toujours mentionner la structure la plus importante et ensuite la structure qui constitue l chelon de base) Du num ro d enregistrement ;2 Master juristes d affairescommunication professionnellePr : Mme KIRAMI Le lieu et la date ; Un texte ; La signature (elle communique l crit sa force probante).Le timbre est la mention figurant dans l ensemble des documents administratifs et a pour objet d indiquer avec pr cision l administration d - Les parties propres :Les diff rents documents administratifs comportent certaines parties propres chaque document .

5 Le titre :Certains documents comportent un titre qui doit tre isol et mis en vedette. C est le cas du rapport, du compte rendu, du proc s-verbal, du bordereau d envoi, de l instruction, de la directive, du communiqu , de l avis, de la note dans ses trois :Proc s-verbal de la d inspectionBordereau d envoiNote de service La suscription :La lettre en forme administrative, la circulaire, le bordereau d envoi comportent obligatoirement la s inscrit la premi re page du document . Exemples :Le ministre de l EmploiAMonsieur le Ministre de la Justice3 Master juristes d affairescommunication professionnellePr : Mme KIRAMILa suscription doit respecter la d nomination exacte des autorit s administratives et les appellations des diverses document adress une autorit administrative doit porterla suscription sans indication de nom, suivi le cas ch ant dela d signation du service destinataire.

6 L objet :L indication de la mention objet est obligatoire dans la lettre, la circulaire, la note de service. Elle est facultative dans les autres documents administratifs . La r f rence :La mention r f rence peut exister dans certains documents , mais ne doit pas figurer dans la note, Pi ces jointes :La mention Pi ces jointes ne figure pas dans l ensemble desdocuments. Elle est souvent indiqu e dans la lettre. Elle peut figurer si cela est n cessaire dans la note, le rapport, le compte rendu, la circulaire et certains proc juristes d affairescommunication professionnellePr : Mme KIRAMIIII - Les documents utilis s pour renseignerLes documents administratifs utilis s pour renseigner ont pour objet de transmettre une information ou de rendre compte d une mission, ou d exposer une situation pour provoquer des s adressent toujours une autorit ou un service appartenant la m me administration que leur auteur.

7 Les documents en question sont le rapport, le compte rendu, le proc s-verbal et la note de pr sentation. Le rapport rend compte et formule des propositions. Le proc s-verbal rend compte, informe et formule des propositions. Le compte rendu comme son nom l indique rend note de pr sentation accompagne un texte et indique les motifs du texte et explique son rapport :D finition : Le rapport est un document qui traite d une question importante et qu on adresse toujours un sup rieur hi rarchique. Il est aussi l expos complet d un fait ou d une et objet : le rapport s emploie pour relater l autorit sup rieure un fait important ou un v nement grave, soit pour lui exposer une situation ou une question importante ou d licate et provoquer des rapport est en effet un acte de fonction dans lequel, la personnalit du signataire et celle du destinataire sont effac est le service qui parle plut t que le subordonn , en s adressant au service hi rarchique plut t qu au sup rapport constitue g n ralement la pi ce essentielle d un dossier, et comme telle, ne doit traiter que d une seule affaire.

8 Ilcontient souvent des l ments de solution au probl me trait .5 Master juristes d affairescommunication professionnellePr : Mme KIRAMITous les rapports ont pour mission essentielle de provoquer l action la plus adapt e. Il est par cons quent essentiel de circonscrire le sujet de mani re tr s pr :Le rapport d une fa on g n rale, se compose de trois parties, in gales, en importance qu on d signe d ordinaire sous les noms d expos , de d veloppement et de expos aussi court que possible, fait connaitre le fait ou l v nement, ou l affaire qui a provoqu le rapport et l objet sur lequel il porte. Il faut qu la lecture de l expos , le destinataire sache imm diatement et sans ambigu t pourquoi un rapport lui est soumis et ce qu il doit en d veloppement, parie la plus longue, contient toutes les explications, toutes les justifications, toute l argumentation relatives au sujet trait , c est lui qui constitue le fond du rapport ; c est lui qui doit clairer, convaincre ou persuader le destinataire.

9 Dans un rapport, les sous titres remplacent les conclusion nonce en termes clairs, nets et fermes les propositions du r dacteur, telles que logiquement elles d coulent du d rapport ne comporte ni la formule d appel, ni la formule de politesse. Cependant lorsqu il est adress SM le Roi, il doit comporter et la formule d appel et la formule de rapport doit mentionner obligatoirement : La date ; Le lieu ; Le nom et la qualit des participants ; L ordre du jour ; Les interventions ; La ou les d cisions ;La r daction du rapport :6 Master juristes d affairescommunication professionnellePr : Mme KIRAMILa r daction du rapport impose un effort particulier, car son contenu sert provoquer des d cisions importantes. Il exige des connaissances professionnelles.

10 Le r dacteur du rapport doit puiser ce qu il crit, dans ses connaissances administratives, juridiques ou n existe pas de rapports types adaptables toutes les situations rencontr es. La r flexion et le plan sont en effet en troite ad quation avec les terrains trait on peut classer ces documents en sept grandes familles ais ment m morisable sous le sigle ASPECTS .IV - Les documents utilis s pour exprimer la volont :Les documents utilis s pour exprimer la volont Constituent en g n ral, une solution donn e par voie d autorit une question soulev e. Ils interviennent exceptionnellement dans des mati res de caract re r glementaire, lorsqu il n a pas t reconnu n cessaire de recourir un texte. Utilis s exclusivement de sup rieur subordonn , ils sont employ s pour communiquer des instructions, ou des directives en vue de l ex cution d une d cision ou de la solution des probl mes.