Tenue des registres et des actes administratifs - AMF53

1 Tenue des registres et des actes administratifs Association des Maires de la Mayenne mai 2012 Pr fecture de la Mayenne Page | 2 Sommaire I Champ d application du D cret page 3 A Documents concern s page 3 B Pr cisions de vocabulaire page 3 C Structures concern es page 4 II Modalit s de Tenue des registres page 5 A Formalit s de pr sentation page 5 1) Cotation 2) Identification 3) Elaboration des tables B Caract ristiques techniques page 7 1) Papier 2) Impression 3) Reliure 4) Pr cautions prendre avant la reliure Annexes Annexe 1 D lib ration du Conseil municipal Annexe 2 D cision du Maire prise par d l gation du Conseil municipal Annexe 3 Arr t et acte de publication et de notification pris par le Maire Annexe 4 Proc s verbal de s ance du Conseil municipal Annexe 5 Extrait de d lib ration Annexe 6 Tables Annexe 7 Feuille d margement de la s ance du Conseil municipal Association des Maires de la Mayenne mai 2012 Pr fecture de la Mayenne Page | 3 Depuis le d cret n 2010-783 du 8 juillet 2010 puis la circulaire interminist rielle du 14 d

2 Cembre 2010, les registres des actes administratifs font l objet d une nouvelle r glementation qui pr cise le contenu des registres des communes et de certains de leurs groupements et les modalit s de Tenue des actes . Ce m mento a pour objectif de rappeler ces nouvelles dispositions mais galement de les pr ciser et d apporter des illustrations. I - Champ d application du d cret A Documents concern s Il s agit d une part des d lib rations (annexe 1) et des d cisions prises par le Maire par d l gation du Conseil municipal (annexe 2). Ces documents sont conserv s dans le registre des d lib rations.

3 D autre part, les arr t s et les actes de publication et de notification pris par le Maire (annexe 3) en vertu de l article du Code g n ral des collectivit s territoriales (CGCT) sont report s sur un registre propre aux actes du Maire. N anmoins, il est admis pour cette seconde cat gorie que les arr t s individuels, notamment ceux li s au personnel municipal, soient class s part. En outre, lorsque le volume d actes de la commune est limit , il est possible de regrouper le registre des d lib rations et le registre des actes du Maire en un seul et m me registre alors appel registre de la mairie.

4 Attention, les actes d mat rialis s ne peuvent se substituer aux documents papiers. Ce ne sont que des copies qui sont assimil es une collection de consultation. B Pr cisions de vocabulaire Les d lib rations, stricto sensu, ne comprennent pas les d bats mais juste la d cision. Leur r daction doit exprimer : 1/ l objet de l affaire trait e, 2/ les textes l gislatifs et r glementaires ou les documents auxquels elles se r f rent de fa on pr cise, 3/ la d cision du conseil municipal exprim e de fa on intelligible. Association des Maires de la Mayenne mai 2012 Pr fecture de la Mayenne Page | 4 Ce sont elles qui en application des nouvelles instructions de 2010 doivent tre reli es.

5 Elles comprennent dans le coin sup rieur gauche recto (position facultative) le nom de la collectivit , la date de la s ance de l assembl e d lib rante pour le registre de d lib rations et de d cisions. Un proc s-verbal (annexe 4) comprend les explications ventuelles, les d bats et les interventions (avec plus ou moins de d tails) et la d lib ration. Il est tabli au cours de la r union du conseil municipal. Les proc s-verbaux ne sont pas concern s par la circulaire de 2010. Toutefois d un point de vue historique, il appara t important de les conserver avec soin : les imprimer sur le m me support que les d lib rations et les relier.

6 Un extrait (annexe 5) reprend mot pour mot le texte de la d lib ration et comporte en haut de page la mention extrait des d lib rations de la commune et la fin de l extrait certifi conforme par monsieur le maire . Les extraits sont envoy s la pr fecture et retourn s ensuite par elle. Ils sont conserver part dans un classeur par ordre chronologique par exemple et ne doivent pas tre reli s en lieu et place des d lib rations. C Structures concern es Le d cret s applique tant aux communes, aux tablissements publics de coop ration intercommunale, qu aux syndicats mixtes.

7 S agissant des centres communaux d action sociale (CCAS), ils ne sont pas compris dans le champ d application du d cret. Dans un souci d harmonisation et afin de renforcer les bonnes conditions de conservation des documents, il peut tre n anmoins profitable de proc der une Tenue des registres des CCAS selon les modalit s applicables aux registres des communes. Association des Maires de la Mayenne mai 2012 Pr fecture de la Mayenne Page | 5 II - Modalit s de Tenue des registres A Formalit s de pr sentation Dans chaque registre, les actes doivent : Etre ordonn s de mani re chronologique, au fur et mesure de leur production (pour le registre des d lib rations et des d cisions, ins rer les d cisions entre deux s ances d assembl e d lib rante).

8 Etre imprim s soit en recto-verso (recommand pour all ger les co ts de reliure) soit uniquement en recto. Dans ce cas-l : tracer un trait oblique au verso. Etre reli s. 1) Cotation Les feuillets doivent : Etre cot s par l autorit territoriale avec un num ro de feuillet (exemple : 001,002). Un feuillet comporte deux pages : un recto et un verso. La num rotation recto-verso est prohib e. Etre paraph s par l autorit territoriale. Ces l ments figurent en haut droite de chaque recto. 2) Identification Sur les feuillets o sont transcrites des d lib rations, chaque feuillet porte la mention : du nom de la collectivit de la date, du lieu et de l heure de la s ance de la date de la convocation, de la liste des membres, du nom du Pr sident de s ance et du nom du secr taire de s ance Pour chacune des d lib rations : Elles doivent tre num rot es.

9 Il est plus simple de faire une num rotation continue par registre pour la constitution de la table th matique en fin de registre. Mention de la Tenue d un d bat contradictoire D cision prise avec r sultat du vote Mention des noms des votants et sens de leur vote en cas de scrutin public Le recours au vote scrutin public ou scrutin secret Si la s ance s est Tenue en huis-clos Association des Maires de la Mayenne mai 2012 Pr fecture de la Mayenne Page | 6 En fin de chacune des s ances : La liste des d lib rations avec leur num ro d ordre, La liste des membres pr sents avec leur signature ou la mention de l emp chement (annexe 6).

10 Sur les feuillets o sont transcrits les actes du Maire ou ceux relatifs aux d cisions prises par le Maire par d l gation du Conseil municipal, chaque feuillet porte la mention : du nom de la collectivit la nature des actes , c est- -dire le domaine dans lequel ils interviennent. A ce titre, il est fortement recommand , dans un souci d homog n it , de reprendre la nomenclature utilis e dans le cadre de la proc dure de t l transmission actes . Dans tous les cas, ces informations figurent en pied de page Il est indispensable de pr voir une marge suffisante pour permettre la reliure (environ 4 5 cm).